یکی از موضوعاتی که بسیاری از شرکتها و کارکنان با آنها موجه هستند، استفاده کارکنان از تلفنهای مختلف، پیام رسانهای گوناگون و خصوصاً ایمیلهای شخصی است. اطلاعات اکثر شرکتهای ایرانی، پراکنده، آشفته و هر بخشی در اختیار یک نفر است. در این درس از «عیب پوش»، موضوع ایمیل سازمانی راهم بررسی خواهیم کرد. باهم همراه باشیم…
ایمیل سازمانی چیست و چه کاربردی دارد؟
سازمانی، سرویسی بسیار ساده از ایمیل است که بجای اینکه عمومی و در دسترس همگان باشد، درون سازمانی و خصوصی است. این سرویس امکان ارسال و دریافت پیامهای ایمیلی را برای کارکنان سازمان فراهم میکند و مهمترین ویژگی آن اختصاصی بودن آن و سفارشی سازی بودن آن برای همان سازمان خاص است. بنابراین مدیریت آن نیز در اختیار همان سازمان قرار داشته و کلیه حسابهای کاربری آن توسط خود سازمان تعریف شده است. به همین ترتیب سیاستهای نگهداری و امنیتی و ملاحظات ارتباطی سازمان نیز در آن ر
ایمیل سازمانی چگونه کار می کند؟
این سرویس عموماً برروی دامنههای سازمان تنظیم میشود که همگی بصورت یکپارچه مدیریت شوند. معمولاً غالب سرویسهای ایمیل سازمانی علاوه بر سرویس ارسال و دریافت ایمیل، از ابزارهای تعاملی دیگر هم پشتیبانی میکنند. این ابزارها به کارکنان کمک میکند که کارهای گروهی را به راحتی و با کمترین هماهنگی فیزیکی، مدیریت و برنامهریزی کنند.
ایمیل سازمانی چه مزایایی دارد؟
سرویس ایمیل سازمانی امکاناتی بینظیر چه برای مدیران چه برای کارکنان دارد. از امکان به اشتراک گذاری پوشه پیامها گرفته تا سازماندهی و مرتب کردن خودکار پیامهای ایمیل، تقویم یکپارچه، مدیریت مخاطبان، دسترسی به فضای ابری برای ذخیرهسازی و مدیریت مستندات، امکان ثبت و مدیریت وظایف، بخشی از امکانات این سرویس است.
با این همه مزایا، تصور کنیم امروزه تمامی سازمانهای داخلی باید شتابان سالها قبل ایمیل سازمانی را راه اندازی نموده و مدیران از ان برای مدیریت زمان و امور و کارکنان از آن برای اخذ تاییدات و پیشبرد سریعتر کارها استفاده کنند. اما با تاسف بسیار، اگر هم چنین سرویسی در سازمانها راه اندازی شده باشد، با استفاده از اهرم قدرت و فشار بوده و امور در آن از روی رفع تکلیف صورت میگیرد.
این سرویس ساده از پیش از آغاز قرن بیست و یکم نیز در دسترس سازمانها بوده اما عجیب است که پس از گذشت حدود سی سال از توسعه این پدیده، در کشور عزیزمان چنان مقاومتی در مقابل این امکان صورت میگیرد که گویی چریکهای آزادی بخش فرانسه در مقابل ارتش نازی قرار گرفته اند. کارکنانی که جانشان گوشی های تلفن همراهشان است و هر کاری را به وسیله تکنولوژی انجام می دهند، در مقابل ایمیل سازمانی چنان فلج و نابلد و ناکارآمد می شوند که گویی با کودکانی از اتیوپی همکاری میکنیم!
چرا برخی از کارکنان با ایمیل سازمانی مخالف هستند؟
اما این همه مقاومت برای چیست؟ پاسخ بسیار ساده است: «فرهنگ سازمان». فرهنگ از هرچیزی در سازمان قدرتمندتر است و حتی از مدیرکل سازمان حتی اگر تصور کند که دارای بیشترین قدرت است! فرهنگ رفتارهای تکرار شونده بین گروهی از انسانهاست و به مرور به وجود امده نه یک روزه. بنابراین اگر قصد داریم فرهنگ شهری را نابود کنیم، یا باید کمر ببندیم و کم کم تغییر ایجاد کنیم یا تا مردن آخرین نفر شهر صبر کنیم. آن هم اگر قدما در انزوا و بدون ارتباط با نسل جدید باشند.
جمع بندی درس
راه اندازی سیستم ایمیل سازمانی صرفاً امری تکنیکال نیست، بلکه موضوعی کاملاً مدیریتی است. باید این کار با مشورت متخصصان صورت گیرد، در غیر اینصورت شکست خواهد خورد.
مشاورین «عیب پوش»، سالهاست که این سیستم را در شرکتهای مختلف راه اندازی کرده اند و باز هم می توانند با بالاترین بهره وری و کمترین خسارت، این سیستم را در سازمان ماهم نهادینه کنند. شرکتهای موفق، مشاوره را نه تنها هزینه نمی بینند، بلکه آن را بهترین نوع «سرمایه گذاری پرسود» می پندارند. این شرکتها با هوشمندی، از خطاهای شرکتهای دیگر که مشاورین به آنها می گویند، درس میگیرند. استفاده از زیرکی دیگران، خود نوعی «زیرکی و هوشمندی» است. زمانیکه شرکتها از مشاوره استفاده کنند، دیگر خودشان با انجام کارهای خطا، هزینه نمی پردازند.
مشاورین و متخصصان عیب پوش ، در کنار تمامی کسب و کارها هستند تا ضمن اینکه برای رسیدن به اهداف، به آنها کمک کنند، بلکه با دانش روز، استراتژی های مدرن و به روز را در آنها اجرایی کنند. برای تماس و دریافت مشاوره ، با شماره تلفن02128427338 تماس حاصل فرمایید. می توان درخواست خود را به ایمیل (info@eybpoosh.com ) ارسال نمود. همچنین در واتساپ یا تماس تلفنی، شماره همراه مشاور آنلاین عیب پوش 09202057267 در اختیار سازمانهاست. همین حالا اقدام کنیم.
