کی پی آی (KPI) یا شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

واژه کی پی آی (KPI) مخفف عبارت شاخص کلیدی عملکرد (key performance indicators) است. در ادبیات مدیریت، این موضوع باختصار به عنوان کی.پی.آی(KPI)، تعریف  شنخته شده است. در تعریف اجمالی شاخص کلیدی عملکرد یک ارزش قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد سازمان تا چه اندازه به شکل موثر به اهداف کلیدی کسب و کار خود دست پیدا نموده است.

سازمانها برای سنجش موفقیت خود در دستیابی به اهداف، از شاخص‌های کلیدی عملکرد بهره می‌گیرند. این شاخصها که در این مقاله از آنها به عنوان کی.پی.آی(KPI)، یاد خواهیم کرد، در سطوح بالا بر عملکرد کلی سازمان، و درسطوح پایینتر، برروی فرایندها در واحدهایی مانند فروش، بازاریابی و یا مدیریت ارتباط با مشتریان(CRM)، تمرکز می‌کنند.

یکی از اشتباهات رایج درسازمانها، چه در مبحث بازاریابی و چه در مبحث فروش، عدم وجود تعاریف  درت و شفاف در سازمانهاست. اگر در یک سازمان درخصوص کی پی آی (KPI) پرسیده شود، ممکن است همه مدیران به اینکه این موضوع، موضوعی حیاتی در سازمان است توافق داشته باشند اما اگر از آنها بخواهیم این موضوع را تعریف کنند، با تعاریف مختلف مواجه خواهیم شد. البته درصورت اینکه این شانس را داشته باشیم که تمام مدیران بتوانند این موضوع را تعریف کنند!

باوجود اینکه امروزه کی پی آی (KPI) نقش مهمی در کسب‌وکارهای مدرن امروزی دارند، کاربرد واقعی آنها در سازمانها به میزان کاربرد نام آنها نیست. عملا تعداد کسب و کارهایی که در واقع از کی.پی.آی(KPI)، بهره می‌برند، بسیار رایج نیستند. این موضوع یکی از مشکلات بزرگ در سازمان‌هاست زیرا استفاده درست از کی.پی.آی(KPI)، می‌تواند تفاوت بزرگی را در موفقیت یک سازمان ایجاد کند.

بطور معمول کی.پی.آی(KPI)، متر و میزانی برای اندازه گیری میزان نزدیک‌شدن یا فاصله‌گیری سازمان‌ها، به اهداف استراتژیک تعیین شده آنهاست. در واقع این شاخص، سازمانها را یاری می‌کند تا بصورتا بخش بندی شده و مرحله به مرحله، مسیر رسیدن به اهداف را زیر نظر داشته باشید و چنانچه از مسیر خارج شدند و یا سرعت رسیدن به اهداف، تغییر کرد، اقدام به اصلاح آن نمایند. به عبارت دیگر، کی.پی.آی(KPI)، واسط ومتر ارزیابی عملکرد در یک سازمان است.

کی.پی.آی(KPI)، معمولاً اطلاعات عملکردی را در سازمان فراهم می‌کند که به وسیله آنها سهامداران و صاحبان صنایع می‌تواند وضعیت عملکرد سازمان متبوع را بررسیکرده و آن را به دست بیاورند و بررسی کنند. کی.پی.آی(KPI)، معمولاً ابزار تصمیم‌گیری بسیار مفیدی است که ماهیت پیچیده عملکرد سازمان را به اجزای کوچکتر تقسیم می‌کند تا به وسیله آن‌ها، بتوان سازمان را مدیریت نمود.

مدیران با استفاده از این ابزار به خوبی درخواهند یافت که تا چه حد سازمانشان به اهداف مورد نظر، دست پیدا کرده و یا چقدر در رسیدن به این اهداف، ناموفق عمل کرده است.

در دنیای امروز کسبو کار که تحولات به سرعت رخ می‌دهند، آگاهی از این که سازمان در چه وضعیتی قرار دارد و یا تا چه میزان با اهداف خود فاصله دارد، امری حیاتی و ضروری است. سازمانها امروزه فرصت زیادی برای اشتباه کردن ندارند و ممکن است با کوچکترین انحرافی، ضربات سهمگینی به آنها وارد شود. بنابراین همواره لازم است که خود را ارزیابی کنند و از کی.پی.آی(KPI)، به عنوان قطب نمایی برای عدم انحراف از مسیر بهره‌مند شوند.

معیارهای انتخاب کی.پی.آی مناسب

برای اندازه گیری هر فعالیتی، لازم است تا شاخص‌های اصلی ارزیابی آن مشخص شود. به عنوان مثال برای سنجش میزان عملکرد یک وبسایت، معیارهای مشخصی وجود دارند که بازدهی این وبسایت با این معیارها سنجیده می‌شود. البته نکته بسیار مهمی که درخصوص همه معیارها وجود دارداین است که هیچ معیاری الهی و ابدی نیست و معیارها همواره به روز شده و تغییر می‌کنند.

سازمانها نیز برای اندازه گیری بازدهی و موفقیت خود، لازم است تا معیارهای مشخصی را تعریف کنند تا از طریق اندازه گیری این معیارها قادر باشند میزان پیشرفت و نحوه عملکرد خود را بسنجند. همانگونه که اشاره شد برای تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد، باید به اهداف کسب و کار توجه شود و همچنین شاخص‌هایی انتخاب شوند که جنبه های مختلف نمود تحقق اهداف کسب‌وکار مربوطه باشند.

یکی از ابزارهای بسیار مناسب برای تعیین کی.پی.آی مناسب استفاده از معیارهای اسمارت(SMART)، است. معیارهای اسمارت(SMART)، مخفف تعدادی واژه مختلف است که برای هدف گذاری استفاده می‌شوند. کی.پی.آی نیز مانند یک هدف باید خاص(Specific)، قابل اندازه‌گیری(Measurable)، قابل دستیابی(Attainable)، و مرتبط(Relevant)، و همچنین محدود به زمان(Time-bound)، باشد.

بطور خلاصه برای تعیین یک کی.پی.آی(KPI)، ابتدا باید اهداف سازمان و اسناد بالادستی مربوط به آن تعیین شده، فرآیند تحقق اهداف قابل اندازه‌گیری باشند، واقعی و قابل دسترس باشند، با سازمان و شرایط آن سازگار باشند، محدود به زمان باشند، قابل ارزیابی مجدد باشند و همچنین قابل توسعه باشند. به هررو، ارزش کی.پی.آی به میزان بازدهی عملی آن است.