سازمان(organization) چیست؟

سازمان به مجموعه ای از افراد اطلاق می شود که اهداف تعریف شده مشترک دارند. می توان این مفهوم را یک «سیستم اجتماعی» نیز تعبیر کرد که همه روابط رسمی انسانی را در بر می گیرد. سازمان دارای تقسیم کار بین کارکنان و همسویی وظایف در جهت هدف نهایی مشترک است.

همچنین می توان از آن به عنوان دومین رکن مهم مدیریتی یاد کرد که کار کارکنان را هماهنگ می کند، منابع را تامین می کند و این دو را در راستای اهداف مشترک ترکیب می کند.

گامهای اصلی فرآیند سازماندهی در سازمان

فرایند سازماندهی سازمان شامل 5مرحله اصلی. مرحله اول تشکیل سازمان یا سازماندهی، «فرایند تعیین و طبقه بندی فعالیت های شرکت» است. مرحله دوم «گروه بندی فعالیت ها در بخش های قابل اجرا» است. مرحله سوم مرحله «واگذاری اختیارات و مسئولیت به مدیران بخشهای مختلف(فرایند تفویض) برای انجام وظایف محوله» است. مرحله چهارم «توسعه روابط بین لایه های مدیریتی» و نهایتاً مرحله پنجم «چارچوب بندی سیاست ها برای هماهنگی مناسب بین لایه های مدیریتی و ایجاد خطوط نظارتی خاص» است.

به عبارت دیگر، سازمان مجموعه ای «هدف‌مند» است که با برنامه‌ریزی مناسب و هماهنگی بین فعالیت‌ها، دستیابی به این اهداف را در «برنامه» دارد. سازمان براساس «اصل تقسیم کار» و رابطه «اقتدار-مسئولیت» بین اعضای آن بنا شده است.

انواع ساختار سازمانی

سازمانها عموما دارای چند ساختار شناخته شده معمول هستند که در این درس به آنها اشاره میکنیم.

ساختار سازمانی رسمی(formal structure)

ساختار سازمانی مشاغل و سمت ها با فعالیت ها و روابط مشخص و کاملا رسمی، به ساختار سازمان رسمی معروف است.

ساختار سازمانی خطی(flat)

ساختار خطی قدیمی ترین و ساده ترین الگوی ساختار سازمانی است که در آن سرپرست(یا مدیر) نظارت مستقیم بر زیردستان خود دارد. جریان اختیارات از بالاترین سطح اجرایی به سمت فردی در پایین ترین سطح رده سازمان است.

ساختارهای وظیفه‌ای-مسطح(Flat hierarchy)

ساختار وظیفه‌ای-مسطح که با عنوان «دایره سازمانی»، ساختار مسطح یا «ساختار افقی» نیز شناخته می‌شود، ساختاری است که در آن مدیریت کمی وجود دارد و عمده سازمان در یک خط و با یک مدیر ارتباط دارند.

ساختار کارکردی(job oriented)

ساختار سازمانی کارکردی، گونه ای از ساختار سازمانی است که در آن وظایف کامل مدیریت و هدایت کارکنان بر حسب وظایف یا نوع کاری که به آن درگیر هستند گروه بندی می شوند.

ساختار عملکردی(functional structure)

این نوع ساختار تقریباً پرکاربردترین نوع از میان ساختارهاست. سازمان‌ها بر اساس عملکرد به گروه‌های تخصصی با نقش‌ها و وظایف خاص تقسیم می‌شوند. به این نوع ساختار، ساختار بوروکراتیک نیز اطلاق می شود. این ساختار عموماً در کسب و کارهای کوچک و متوسط کاربرد دارد.

ساختار خطی_عملکردی(Functional-structural)

این ساختار که به ساختار «خطی و کارکنان» نیز شناخته شده، گونه ای دیگر از  ساختار سازمانی است که به نسبت سازمان خط سنتی، تاحدی بهبود یافته است. در چنین ساختاری که به خط و ستاد هم معروف است، فعالیت های اولیه و حمایتی با تعیین سرپرست و متخصص مرتبط انجام می شود.

ساختار تقسیم‌بندی شده(divisional structure)

تقسیم بندی در این ساختار به گونه ای است که تیم‌های مختلف در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند تا به هدفی مشترک دست یابند. هر یک از بخش‌ها مدیر اجرایی خود را دارند. این مدیر نحوه‌ی عملکرد بخش خودش را مدیریت می‌کند، بودجه را کنترل می‌کند و منابع لازم را تخصیص می‌دهد. در شرکت‌های بزرگ معمولاً از این نوع ساختار سازمانی استفاده می‌شود.

ساختار پروژه محور(Project-oriented structure)

ساختار پروژه محور، یک سازمان مستقل نیست. این ساختار شبیه ساختار تقسیم بندی شده است، با این تفاوت که ساختار پروژه ای یا پروژه محور، مجموعه ای درون سازمانی است که به منظور تحقق اهداف پروژه یا یک هدف مشخص انجام می شود. این ساختار معمولاً توسط مدیر پروژه، که مسئول اهداف پروژه است، رهبری می شود.

ساختار ماتریسی(Matrix structure)

ساختار ماتریسی ساختار نوظهور است که ترکیبی از سازمان کارکردی و سازمان پروژه محور است. در چنین ساختاری، بخش های عملکردی مانند تولید، حسابداری، بازاریابی، منابع انسانی و غیره زنجیره فرماندهی عمودی را تشکیل می دهند و بخش پروژه، خط افقی اختیارات را تشکیل می دهد.

ساختار غیررسمی(Informal structure)

در چنین ساختاری، رابطه بین کارکنان که به جای رویه ها، بر نگرش ها، تعصبات و علایق شخصی استوار است. این ساختار نوعی سیستم ارتباط فردی و اجتماعی است که سازمان رسمی نیازی به ایجاد آن ندارد اما تشکیل آن در سازمانها اجتناب ناپذیر است و اتفاقاً بسیار هم قدرتمند است.