امروزه باوجود پیشرفت تکنولوژی و وجود ابزار های تحلیلی و برنامه ریزی در مواجهه با تغییرات محیطی شامل سیاسی، جوی و جمعیتی با اتفاقات و چالشهای ناگهانی روبرو میشویم که توان مقابله با آنها یا وجود ندارد یا به سختی میتوان با این چالشها مقابله کرد. اینها، تاثیر جهان ووکا(VUCA)، بر سازمان، زندگی و جامعه ماست. اما این اصطلاح به چه معناست و چگونه بر سازمان ما تاثیر میگذارد.
اصطلاح ووکا(vuca)، مخف چهار عبارت نوسان(Volatile)،عدم قطعیت(Uncertainty)، پیچیدگی(Complexity)، ابهام(Ambiguity) یا گنگ و مبهم بودن شرایط یا محیط است. زمانیکه از جهان یا دنیای ووکا صحبت میکنیم، منظور شرایط یا محیطی است که یک یا تمام این شرایط بر آن، حاکم باشند. این اصطلاح اولین بار توسط دانشکده جنگ ارتش ایالت متحده درجهت آموزش، رهبری، استراتژی و تصمیم گیری مورد استفاده قرار گرفت ودرحال حاضر به طور گسترده ای در تجارت و سایر علوم، استفاده میشود. جهان ووکا(VUCA)، محیطی پراز نوسان، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام را توصیف میکند.
نوسان (سطوح بالای بی ثباتی و تغییر)
نوسان(Volatile) یا بی ثباتی، سبب ناپایداری و غیر قابل پیش بینی بودن وقایع است هر چه نوسان بیشتر باشد توانایی برای پیش بینی اتفاقات بعدی کمتر ودر نیجه افزایش ریسک میشود. اگرچه موقعیت ها و محیط های فرار و پر نوسان ترسناک بنظر میرسند اما در دراز مدت همین نوسان فرصتهای غیر منتظره ای برای نوآوری به ارمغان می و باعث میشود سازمان الگو ها و استراتژی های قبلی خودرا کنار گذاشته و به خلق استراتژی و روال های جدید بپردازد.
به عنوان مثال، با وقوع یک فاجعه طبیعی و یا جنگ، ممکن است تامین کننده ای به طور دائم یا موقت از چرخه تامین خارج شود(مانند جنگ اکراین و خلل در تامین غلات). بنابراین برای مواجهه با این وضعیت، باید به رویکرد کاهش ضرب آهنگ ظرفیت تولید و مقدار فروش بپردازیم و و موجودی مواد اولیه را افزایش دهیم و وبه صورت محتاط (محافظه کارانه) ولی مستمردر بازار فعالیت کنیم. باتوجه به وجود ریسک بالا دراین شرایط، لازم است سرمایه گزاری با ریسک مطابقت داشته باشد.
عدم قطعیت(عدم آگاهی از تاثیر عمل)
عدم قطعیت(Uncertainty)، عدم قطعیت به رویدادهایی اشاره دارد که در آنها به علت کمبود اطلاعات توان کافی برای تحلیل، برنامه ریزی، و پیش بینی نتیجه آنها نداریم. این ویژگی به مفهوم بی ثباتی این رویداد ها نیست بلکه فقط نشانه این است که نمیتوان اطمینان داشت که اقدامات ما موجب بروز چه اتفاقاتی خواهد شد.
به دلیل کمبود اطلاعات در محیط های غیرقطعی(نامطمئن)، نمیتوانیم برای رسیدن به اهداف، تحلیل و برنامه ریزی درستی داشته باشیم. به عنوان مثال در طول همه گیری کرونا، دولتها دائما در تلاش بودند تا تصمیم بگیزند چه اقداماتی را انجام دهند زیرا حتی با کمک مدل سازی کامپیوتری پیشترفته، تصمیم گیری برای انتخاب اقدامات درستی که تاثیری مفید بر اقتصاد و جامعه بگذارد، بسیار دشوار بود.
وضعیت عدم قطعیت به ما کمک میکند با سرمایه گذاری در بخش اطلاعات جهت گیری مناسبی انجام داده و با تحلیل درست و به موقع شرایط محیط بیرونی(فرصتها و تهدیدات) و محیط درونی سازمان، به جای استفاده از روال و استراتژی های قبلی و موجود، با نوآوری و خلاقیت به تدوین استراتژی نوین واقعی بپردازیم.
استراتژی واقعی یک سازمان، ترکیبی از استراتژی طراحی (برنامه ریزی شده، هدفمند و سنجیده شده) و استراتژی انطباقی(استراتژی برنامه ریزی نشده همراه با واکنش های مورد نیاز در قبال تحولات پیش بینی نشده و فشارهای جدید رقابتی) است.
پیچیدگی(آشفتگی، سردرگمی)
پیچیدگی(Complex)، آشفتگی، یا سردرگمی، در نتیجه عدم یکپارچه سازی اجزای سیستم است. سیستمهای پیچیده، از بخشهای مختلفی تشکیل شده اند که بشدت بهم پیوسته و درتعامل با یکدیگر هستند با افزایش حجم اطلاعت باید پیوستگی موجود بین اطلاعات در نظر گرفته شود. این حجم از پیچیدگی و فزونی اطلاعات، سبب سردرگمی در سازمان و پیچیدگی سیستمها میشود و در نتیجه پیش،بینی و کنترل آنها سخت است.
به عنوان مثال اگر دریک سازمان، واحد انبار و جمع آوری حواله بدرستی وظایف خودرا انجام دهد اما مسئول پخش به موقع محصول را به مشتری نرساند عملا درآمدی حاصل نخواهد شد. سیستمهای زنده جامعه مانند سازمانها پیچیده هستند تغییر یک متغیر عملا بر سایرمتغیرها تاثیر خواهد گذاشت.
هنگامیکه یک سازمان سعی میکند نوآور باشد، باید به طور فعال جایگاه های جدید(پیشنهادات جدید و بازار های آینده ) خود را شکل دهد برای حصول این امر، در تدوین چشم انداز سازمان باید نگاهی جامع گرا به محیط داشته باشیم و کل سازمان و اجزای آن را در نظر بگیریم. برای مواجهه با پیچیدگی، لازم است استراتژی به هنگام خلاقانه اتخاذ شکد که بتواند نسبت به شرایط متغییر واکنش نشان داده واز فرصتها به طور بهینه استفاده نماید.
یکی از ابزارهای یکپارچه سازی اجزای سیستم در یک سازمان برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP(Enterprise. Resource.planing) است که به تفصیل در مقالات قبلی توضیح داده شده.
ابهام(عدم وضوح چگونگی تفسیر یک موقعیت)
ابهام(Ambiguity)، به معنای گنگ و مبهم بودن است. ابهام تفسیر وضعیتی مبهم، ناقص یا حتی متناقض است. تنوع و گستردگی باعث ایجاد ابهام در محیط میشود. موقعیت (Context)نقش مهمی درایجاد ابهام دارد. ابهام مانند پیچبدگی، میتواند روشی نوین و بدیع برای ایجاد خلاقیت باشد. برای شناسایی روشهای بدیع برای تفسیر یک موقعیت، به سطح بالایی از آگاهی و خلاقیت و همچنین قابلیت های مشاهده وتامل نیاز است.
به عنوان مثال برای اینکه به بازار جدیدی وارد شویم یا خط تولید محصولی جدیدراه اندازی کنیم لازم است روند ها و مدلهایی را جهت آزمایش طراحی کنیم به طوری که تجربیات حاصل از آزمایش به طور گسترده قابل استفاده باشد. مانند ایجاد پرتوتایپ (prototype)یا همان پیش نمونه یا نمونه اولیه و مدل از محصول است که برای آزمایش یه مفهموم یا فرایند ساخته میشود.
اهمیت ووکا
اغلب شاهد ترس مردم و سازمان ها از محیط ووکا(VUCA)، هستیم اما باتوجه به اینکه جوامع و سازمانها دهه ها عادت به وضعیت ثبات یا همان (Stable situation) نمونده اند، در دنیای پراز احتمالات و تغییرات بسیار، اگر نتوانیم آینده را پیش بینی کرده و موقعیت را درک کنیم، نخواهیم توانست روی آینده تاثیر بگذاریم. ما عموماً احساس میکنیم کنترل همه امور را از دست داده ایم. به طبع همین موضوع عامل کاهش خلاقیت، انگیزه و از بین رفتن اعتماد خواهد شد.
مزایای ووکا
محیط ووکا، علیرغم وحشتی که در ذهن ما به تصویر می کشد، مزایایی هم دارد. مزیت این محیط، این است که می توان به طور فعال آینده را از طریق نوآوری رادیکال و نه تنها فقط درخلق و بازتولید تکنولوژی بلکه در خلق سبک رهبری نوین، بجای اتکا به شیوه تفکر رهبری موجود یا رهبری گذشته، شکل داد.
ساختار تفکر مفید در جهان ووکا
در محیط ووکا(VUCA)، ابعاد تفکر استراتژیک اهمیت دارد. پس از آن، ماهیت(فهم و بینشی برای تشخیص بایدها و نبایدها برای دست یابی به موفقیت)، سپس ویژگی(مهمترین ویژگی تفکر استراتژیک با تمرکز بر رویکرد نگرش کلی(Holistic approach)، یا تفکر تمام نگر، به فضای کسب وایجاد تصور کلی از کسب و کار درجهت هدایت سازمان در مسیر صحیح، دارای اهمیت است. پس از آن کارکرد(کارکرد اصلی تفکر استراتژیک در خلق چشم انداز)، دارای اهمیت است.
نکته مهم در تفکر استراتژیک در مواجهه با محیط یا جهان ووکا، یادگیری دوحلقه ای است. درحلقه اول یادگیری با بهره گیری از نظام بازخورد ودر چارچوب قواعد و الگوهای حاکم حاصل شده و درحلقه دوم، خود قواعد و الگوهای حاکم نیز دریک چرخه یادگیری تکامل می یابد.
محمد میری
منابع
by What VUCA Really Means for You Nate Bennett and G. James Lemoine From the Harvard Magazine (January–February 2014 )- کتاب برنامه ریزی و مدیریت استراتژی با رویکرد تدوین استراتژی تالیف دکتر لطف الله فروزنده دکتر محمد تقی امینی دکتر صمد خبازیان