سازمانها همواره به هنگام تعدیل نیرو باید برنامه ریزی و استراتژی دقیقی اتخاذ کنند. دلایل منطقی مبتنی بر تحلیل درست و برنامه کسب و کار باید بخشی از برنامه کسب و کار سازمان باشد.
سازمانها همواره باید در مورد تعدیل با کارمندان اخراجی، کارمندان باقی مانده، مشتریان، شرکا، به طور شفاف برخورد کند تا چشم انداز آینده سازمان برای آنها روشن باشد.
رونی چمبر، معاون آموزشی منابع انسانی در گروه ایمپکت، معتقد است که اول کارمندان خود را مراقبت کنید، سپس روی مشتریان خود متمرکز شوید. قبل از بیان استراتژی های تعدیل نیرو لازم است بدانیم تفاوت اخراج(lay off)، تعدیل نیرو(reduction in force)، چیست.
اخراج(lay off)
اخراج یک جدایی موقت از سازمان می باشد که در نتیجه اصلاحات بودجه یا عملیات سازمان است. دلیل اصلی اخراج این است بنا به برخی تصمیمات مربوط به کسب و کار بنا به شرایط محیطی اقتصادی سیاسی اجتماعی باعث شود که در برهه ای از زمان حضور تعدادی پرسنل غیر ضروری باشد و کار کافی برای انجام دادن کارمندان وجود نداشته باشد مثلا ممکن است سازمان خط تولیدی را به علت پایین بودن سفارش در فصل خاص تعطیل کند. به عنوان مثالی دیگر، می توان تعطیلی موقتی برخی کسب و کارها مانند کافه و رستوران ها در شرایط پاندمی کرونا را درنظر گرفت.
با این وجود این قطع ارتباط با پرسنل به طور موقت انجام میشود و به محض شروع کار کارمندان فراخوانده میشوند در این حالت کارمندان دستمزدی دریافت نمی کنند و طبق ضوابط از بیمه بیکاری ویا بسته های کمک معیشتی از طرف دولت زندگی میکنند. البته گاهی اخراج می تواند دائمی شود و پس از مدت زمان مشخص اخراج به تعدیل نیرو تبدیل شود.
تعدیل نیرو Reduction in force)Rif)
حذف دائمی پرسنل به علت تصمیم گیری برای کاهش نیرو به دلیل کاهش بودجه و تعطیلی دائمی بخشی از خط تولید یا ادغام بخشهای دلایل دیگری که بخاطر تغییرات شرایط اقتصادی اجتماعی سیاسی در کسب و کار به وجود می آید. در چنین شرایطی پس بررسی و تحلیل و تدوین استراتژی های متناسب با وضع موجود سازمان تصمیم به کاهش نیروی کار میگیرد با این وجود نباید تاثیرات ناشی تعدیل نیرو در شرکت را کم اهمیت شمردن.
استراتژی تعدیل نیرو سبب میشود تا فرایند تعدیل نیرو به درستی انجام شده و سبب کاهش پیامدهای منفی ناشی از آن بر سازمان می شود.
استراتژی تعدیل نیرو
برای اینکه تعدیل نیرو آسیبی به ساختار سازمان و اعتبار آن بین رقبای سازمان، شرکای سازمان، مشتریان و پرسنل، نزند، نیازمند تبیین استراتژی و برنامه ریزی دقیق وجود دارد. علاوه بر این، اتخاذ استراتژی مناسب، موجب تسهیل فرایند تعدیل نیرو خواهد شد.
به همین دلیل توجه به نکات ذیل در تدوین استراتژی ضروری میباشد.
- منطق تجاریک پیام اعلان واضح، از جمله تاریخ اجرای برای کوچک سازی
- جزئیات بسته مزایا/حقوق
- برنامه ریزی جهت جابجایی پرسنل و تحویل کارهای دردست انجام
- ایجاد زیرساخت برای مراحل بعدی، مانند تحویل تجهیزات شرکت و خداحافظی با همکاران
برخی از مراحل تدوین استراتژی های تعدیل شامل موارد ذیل میباشد.
۱. تصمیم گیری
در این حالت باید مشخص شود که قرار است چه بخش هایی از سازمان حذف ویا تعل میشود که لازم آن تحلیل شرایط محیط داخلی و خارجی سازمان بوده و تهیه زیرساخت مناسب که لازمه آن اشراف کامل به قوانین و شرایط کار و بیمه در هر کشور میباشد.
۲. برنامه ریزی برای نحوه اطلاع و ابلاغ به پرسنل
این امر سبب جلوگیری از تنش های احتمالی ناشی از فشار روانی و بحران فکری ناشی از بیکاری در میان پرسنل اخراجی میباشد در مرحله اول سازمان باید مزایای پایان خدمت و توانمندسازی معیشتی کارکنان تعدیل شده تمرکز کند و در مرحله دوم نحوه اعلان همکاری که باید همواره شفاف و دلسوزانه باشد به طوریکه کارمندان متوجه شوند که شرکت به خاطر اضطرار و چالش های شرایط محیطی ناچار به تعدیل شده است.
۳. برنامه ریزی برای مواجهه با شرایط ناشی از تعدیل
مدیران باید برنامه ریزی مناسبی برای مواجهه با واکنشهای احتمالی از جانب پرسنل بخاطر بحران روحی و روانی و اقتصادی ناشی از تعدیل داشته باشند در همین راستا واحد منابع انسانی باید اطلاعات کامل و کافی در اختیار مدیران بگذارد.
همچنین توجه به این نکته ضروریست که پرسنل بخشی از سرمایه و شرکای واقعی شرکت هستند پس حتی به هنگام تعدیل هم باید توجه لازم به روحیه و معیشت پرسنل تاز مان پیدا کردن شغل جدید انجام شود و پرسنل تعدیل شده بدانند که رها نشده اند و بتوانند مرحله از بحران را به درستی پشت سر بگذارند.
۴. تدوین و تعیین برنامه ریزی جدید متناسب با منابع و شرایط موجود
یک برنامه آینده نگر به سازمان کمک میکند تا سریعتر بهبود یابد و پرسنل باقیمانده چشم انداز روشنی از آیند نشان میدهد تا بتوانند به طور منطقی با آگاهی از دلایل و لزوم تعدیل همکارانشان با شرایط موجود برخورد کنند و از سندروم نیروی باقیمانده در سازمان جلوگیری شود.
سندروم بازمانده، پدیده ای است که عموما در کارکنان باقی مانده سازمان شایع است. این مفهوم اثرات عاطفی، روانی و فیزیکی است که کارکنان پس از کاهش نیرو تجربه می کنند، را توصیف می کند. مدیران، مسئول کمک به کارکنان باقی مانده برای یافتن یک حالت عادی جدید هستند. این موضوع با تعیین آمادگی هر یک از کارکنان برای تغییر شروع می شود.
اگر سندروم بازمانده کنترل نشود، عموما اثرات زیر را بر روی سازمان باقی خواهد گذاشت.
- کاهش ۴۱ درصدی رضایت شغلی
- کاهش ۴۶درصدی تعهد سازمانی
- کاهش ۲۰درصدی عملکرد شغلی
۵. اشتراک گذاری بیانیه ای مبتنی بر دلایل اخراج
اشتراک گذاری بیانیه ای مبتنی بر دلایل اخراج با شرکا، پرسنل(اعم از اخراجی و باقیمانده)، مشتریان، و حتی رقبا، موجب اعتمادسازی، ثبات و افزایش بهره وری و جلوگیری از فرسایش ناشی از تعدیل خواهد شد.
استراتژی مناسب تعدیل با تصمیمی گیری درست، ارتباط دلسوزانه و توانمندسازی با کارکنان در حال خروج، بهره وری کارکنان باقی مانده، سبب حرکت درست سازمان در مسیر برنامه ریزی و استراتژی های شرکت همسو با چشم انداز پیش روی شرکت خواهد شد.
محمد میری
منبع :
impactgrouphr.com/businesspost/what-is-a-rif