ارتباطات تجاری (Business communications) چیست و چه کاربردی دارد؟

ارتباطات تجاری (Business communications)، به تعریف ساده، فرآیند به اشتراک گذاری اطلاعات بین اعضای یک سازمان در محل کار و خارج از آن است.

ارتباطات تجاری موثر، نحوه تعامل کارکنان و مدیران برای رسیدن به اهداف سازمان است. هدف این کار، بهبود شیوه های در مدیریت سازمان و کاهش خطاست. برای دستیابی به ارتباطات تجاری موثر، بهتر است هم بر روی مهارت های ارتباطی و هم بر روی فرآیندهای ارتباطی کار شود.

ارتباطات فرآیندی است که در آن چگونه اطلاعات را به اشتراک می گذاریم، چه به صورت شفاهی، غیر کلامی یا به صورت نوشتاری. یادگیری برقراری ارتباط بهتر می تواند عملکرد شغلی را بهبود بخشد و شغل ما را ارتقا دهد.

چرا ارتباط در کسب و کار مهم است؟

ارتباطات در کسب و کار برای انتقال پیام های واضح و قوی در مورد استراتژی، خدمات مشتری و نام تجاری مهم است. کسب‌وکاری که یک برند ایجاد می‌کند، منعکس‌کننده پیامی است که متناسب با مخاطبانش است. ارتباطات داخلی باعث ایجاد رابطه بین کارکنان و مدیران می شود و کار تیمی و همکاری را تشویق می کند.

ارتباطات خوب برای حاشیه سود و شهرت یک کسب و کار حیاتی هستند. کارکنانی که به خوبی ارتباط برقرار می کنند و چشم انداز شرکت را درک می کنند به موفقیت شرکت کمک می کنند.

ارتباطات تجاری چیست؟

ارتباطات تجاری فرآیند به اشتراک گذاری اطلاعات بین افراد در محل کار و خارج از یک شرکت است. ارتباطات تجاری موثر نحوه تعامل کارکنان و مدیریت برای رسیدن به اهداف سازمانی است. هدف آن بهبود عملکردهای سازمانی و کاهش خطاها است. این مهم است که هم بر روی مهارت های ارتباطی و هم بر روی فرآیندهای ارتباطی خود کار کنیم تا به ارتباطات تجاری موثر برسیم.

تمام فعالیت های سازمان یافته در یک شرکت به فرآیند ارتباطات تجاری و استراتژی ارتباطی ما متکی است. این می تواند هر چیزی از ارتباطات مدیریتی گرفته تا ارتباط فنی با فروشندگان باشد و هنگامی که ارتباطات نامشخص می شود، سیستم های اصلی شرکت در معرض خطر سقوط قرار میگیرند.

دلایل اهمیت ارتباطات تجاری

ارائه گزینه ها/ایده های کسب و کار جدید
تهیه طرح ها و پیشنهادات (تجاری نویسی)
اجرای تصمیمات
دستیابی به توافقات
ارسال و انجام سفارشات
فروش موفق
جلسات موثر
ارائه بازخورد به کارکنان و مشتریان

انواع ارتباطات تجاری

قبل از طبقه بندی ارتباطات تجاری باید به دو طیف وزیر ساخت اصلی ارتباطات تجاری اشاره کنیم

ارتباطات تجاری داخلی

ارتباط صعودی: هر ارتباطی که از زیردستان به مدیر می رسد. یا از فرد دیگری در سلسله مراتب سازمانی
ارتباط رو به پایین/ارتباطات مدیریتی : هر چیزی که از یک مافوق به یک زیردست می آید.
ارتباط جانبی/ارتباط فنی : ارتباط داخلی یا بین بخش بین همکاران

ارتباطات تجاری خارجی

ارتباطات تجاری خارجی هر پیامی است که دفتر و کارکنان داخلی ما را ترک می کند. این شامل برخورد با مشتریان، فروشندگان یا هر چیزی است که بر برند ما تأثیر می گذارد، برمبنای این طیف بندی انواع ارتباطات تجاری به شرح ذیل است:

دریافت دستورالعمل ها و تکالیف هم به سمت بالا و هم به سمت پایین. این شامل یک تفویض کارآمد از فردی به فرد دیگر است. بیشتر مشکلات در کسب و کار با ارتباطات نامشخص در این زمینه شروع می شود.
به اشتراک گذاری و بحث در مورد اطلاعات، از جمله اشتراک گذاری اطلاعاتی که در جلسات انجام می شود. هنگامی که ارتباط در این زمینه با شکست مواجه می شود، باعث می شود کارها به درستی انجام نشود یا اصلا انجام نشود.
بازخورد دادن به افرادی که به ما گزارش می دهند تا بتوانند وظایف خود را بهتر انجام دهند. ارائه بازخورد عالی و عملی یک مهارت کلیدی برای هر کسی است که در موقعیت رهبری قرار دارد. ارتباط غیرکلامی و زبان بدن نیز در اینجا نقش دارند.
جلسات و بحث های حل مسئله و تصمیم گیری. اینها از مهم ترین بحث ها برای هر سازمانی محسوب می شوند. این شامل تفکر انتقادی بالاتر و فناوری ارتباطی بهتر است.
روابط عمومی را حتی می توان نوعی ارتباط خارجی دانست. درک عمومی یک جنبه ضروری از یک استراتژی ارتباط تجاری است.

مزایای ارتباطات تجاری

۱. ایجاد تیم های بهتر

ارتباط موثر فضای مثبتی را ایجاد می کند که در آن تیم ها می توانند شکوفا شوند. وقتی ارتباطات مثبت و دلگرم کننده باشد، اعضای تیم قوی تر می شوند و بهتر با هم کار می کنند.

2. جلوگیری از سوء تفاهم و درگیری

گوش دادن بخشی از برقراری ارتباط است که برای درک کامل یک موقعیت استفاده می شود. ارتباطات خوب خوب گوش می دهند و واکنش مناسب نشان می دهند، و به احتمال زیاد راه حل هایی را بدون اینکه حالت تدافعی پیدا کنند پیدا می کنند. هنگامی که درگیری ها به وجود می آیند، افراد ارتباط خوب فورا به مشکل رسیدگی می کنند و به صحبت های طرف مقابل گوش می دهند.

3. بهبود خدمات به مشتریان

کسب‌وکارها باید بدانند که مشتریانشان چه می‌خواهند و از آنها برای ارائه خدمات به آنها نیاز دارند. ارتباط قابل اعتماد و مثبت با مشتریان برای حفظ شهرت خدمات مشتری با ارزش است.

ارتباط موثر با مشتریان از طریق پاسخ به سوالات و ارائه راه حل ها به بهبود شهرت کسب و کار کمک می کند. برقراری ارتباط خوب از طریق تلفن یا از طریق رسانه های اجتماعی یا ایمیل، اعتماد و وفاداری مشتری را بهبود می بخشد. ارتباط نوشتاری که با صدای برند سازگار باشد می تواند به ارتقای جامعه بین مشتریان و سازمان ها کمک کند.

4. رسیدن به اهداف و کسب موفقیت

برای موفقیت یک کسب و کار، اهداف کوتاه مدت و بلند مدت باید واضح و مختصر باشند. زمانی که کارکنان بدانند اهداف و چشم اندازهای شرکتشان چیست، بهتر می توانند تلاش خود را برای دستیابی به آنها متمرکز کنند.

اهداف را به وضوح بیان کنیم و به طور منظم اهداف تیمی یا فردی را به کارکنان یادآوری کنیم تا انگیزه و تشویق آنها را حفظ کنیم. همچنین می تواند به کارکنان کمک کند تا اهمیت نقش خود را در موفقیت شرکت درک کنند، که می تواند وفاداری در شرکت را بهبود بخشد و گردش مالی استخدام را کاهش دهد.

5. ترویج خلاقیت و نوآوری

افرادی که ارتباطات خوبی دارند معمولا برای به اشتراک گذاشتن ایده ها بدون قضاوت آماده هستند. هنگامی که اعتماد بر اساس ارتباطات مؤثر ایجاد می شود، اعضای تیم تمایل بیشتری برای به اشتراک گذاشتن با یکدیگر برای الهام بخشیدن به خلاقیت دارند.

ارتباطات موثر بیشتر تمایل به همکاری برای یافتن راه حل های خلاقانه دارند. وقتی کارمندان مشتاق به اشتراک گذاری ایده ها هستند، شرکت ها می توانند رویکردهای خود را تغییر دهند و راه های منحصر به فردی برای خدمت به مشتریان و مشتریان بیابند.

6. پیشرفت چشم انداز شغلی فردی

مهارت های ارتباطی خوب، مانند ارتباط باز و صادقانه، شگفتی ها را از بین می برد و تعهد ما را برای حل مشکلات و حمایت از کسب و کار تقویت می کند. این می تواند به ما کمک کند در سازمان فعلی خود ترفیع کسب کنیم و موقعیت های رهبری را ایمن کنیم یا فرصت های شغلی پیشرفته جدیدی را در جای دیگری دنبال کنیم.

محمد میری

منابع:

nextiva.com/blog/what-is-business-communication

indeed.com/career-advice/career-development