بازیابی پس از بحران (Disaster Recovery)، یا «خودبازیابی» به مجموعه ای از فرآیندها، سیاست ها و ابزارها اطلاق می شود که فرد یا کسب و کار یا سازمانی در هنگام و بعد از وقوع یک فاجعه یا وضعیتی ناگوار، فعالیت های حیاتی و روزمره خود را در کمترین زمان ممکن از سر بگیرند. بازیابی پس از بحران یعنی بازپشت به حالت عادی.
بحران می تواند شامل بلایای طبیعی مانند زلزله و سیل، حملات سایبری، خرابی زیرساخت ها، خطای انسانی و موارد دیگر باشد. بحران می تواند جنگ یا تحریم باشد. بحران می تواند قطع شدن اینترنت آزاد باشد که به زیرساخت های IT، داده ها و عملیات سازمان آسیب برساند.
بحران چیست؟
بحران، شرایط یا وضعیتی جمعی یا فردی است که به طور ناگهانی و اغلب شدید رخ می دهد و به وضعیتی خطرناک و ناپایدار برای فرد، گروه یا جامعه منجر شود. بحران به شکلی است که برای برطرف کردن آن، نیاز به اقدامات فوری و اساسی هستیم.
مدیریت بحران به چه معناست؟
مدیریت بحران یعنی برنامه ریزی و بکاربستن استراتژی هایی است که برای کمک به فرد یا سازمان در مقابله با رویدادهای منفی ناگهانی و مهم طراحی شوند.
بحران ها هم می توانند در نتیجه رویدادی غیرقابل پیش بینی ایجاد شوند(مانند سیل یا زلزله یا جنگ) یا پیامد رخدادی (مانند ریزش بازارها) باشد که به صورت بالقوه خطرناک است. به هررو، بحران ها تقریبا همواره مستلزم اتخاذ تصمیمات مفید و سریع برای کاهش آسیب ها به فرد یا سازمان هستند.
بحران همواره برروی سلامت، ایمنی، امور مالی، شهرت برند و یا ترکیبی از این موضوعات تاثیر می گذارد. بنابراین مدیریت بحران ابتدا شناخت بحران و در ادامه بکارگیری راهکارهای کاهش میزان آسیب های ناشی از بحران است. فراموش نکنیم بسیاری ممکن است «مدیریت بحران» را با «واکنش به بحران» اشتباه بگیرند.
واکنش به بحران می تواند به هر عکس العملی به بحران اطلاق شود اما مدیریت بحران به معنای کمتر کردن خسارت بحران و توان بازگشت به حالت عادی با کمترین خسارت است.
مدیریت بحران پیش از وقوع و آغاز مراحل هر بحرانی شروع می شود و تدابیری را برای رویارویی با آن اتخاذ می کند تا درنهایت با وقوع چالش ها، توان فرد یا سازمان رویارویی با بحران افزایش پیدا کند و حتی پس از بحران هم به این دان و مهارت نیاز داریم تا خسارتهای ناشی از وقوع بحران به کمترین حد ممکن برسد.
یکی از مشکلات مدیریت بحران، «عدم برنامه ریزی» است. مدیریت بحران بدون برنامه و استراتژی امکانپذیر نیست. مدیریت بحران می تواند از بروز ورشکستگی و از بین رفتن سازمان جلوگیری کند.
چرا لازم است برنامه مدیریت بحران داشته باشیم؟
مدیریت بحران می تواند سازمان ما را برای رویدادهای پیش بینی نشده آماده کند. با داشتن برنامه قادر هستیم تاثیر بحران را بر کار و فرآیند درآمدزایی کاهش دهیم. یک برنامه مدیریت بحران سازمان دهی شده و فنی، کمک می کند تا از پس وقوع بحران برآییم.
زمانی که ابزار مناسب برای مواجهه با تمامی مراحل بحران در اختیار داشته باشیم، مدیریت بحران بسیار ساده تر خواهد بود.
مشاوران سازمان باید بتوانند فرصت آموزش به سازمان را پیدا کنند تا بتوانند به تمام نیروهای سازمان شرح دهند که برنامه بحران برای همه افراد شرکت مفید است. این موضوع آمادگی کسب و کار برای مقابله با بحران را افزایش دهد و به بهبود وضعیت بحران کمک کند.
مراحل مدیریت بحران چیست؟
برنامه استراتژیک مدیریت بحران مشخص میکند در صورت وقوع بحران، فرد، کسب و کار یا سازمان باید چه واکنشی نشان دهد. این برنامه لازم است مشخص کند که پیش از هرچیز بحران چیست، چه کسانی در برابر وقوع آن باید وارد کار شوند و چه اقداماتی برای رفع و زنده ماندن در بحران لازم است صورت گیرد؟
هدف از برنامه مدیریت بحران چیست؟
هدف از این برنامه مدیریت بحران که توسط تیم مشاورین سازمان ارائه می شود، به حداقل رساندن خسارت و بازگرداندن روال کسب و کار به وضعیت نرمال در کمترین زمان ممکن است.
بسیار مهم است که بدانیم راهی برای درک ماهیت بحران احتمالی وجود ندارد و هیچ کس نمیتواند زمان وقوع آن را پیش بینی کند، اما تحلیل ریسک می تواند ایده ای کلی از تهدیدات بالقوه و روش های مواجهه با بحران را ارائه نماید.
گامهای مدیریت بحران چیست؟
شناسایی تیم رهبران بحران
نخستین گام برای طرح مدیریت بحران، مشخص کردن تیمی از رهبران و مدیران برای مدیریت امور در زمان وقوع بحران است. این تیم باید از افرادی تشکیل شود که هنگام وقوع بحران، زمام امور را به دست گرفته و شرایط را بهبود وضع آماده کنند.
اعضای این تیم از پیش لازم است مشخص شوند تا از نکات و استراتژی های پیش بینی شده درک بهتری داشته باشند.
ارزیابی ریسک
پیش از آغاز فرآیند برنامه ریزی، با برگزاری جلسات طوفان فکری، ریسکهای زیادی که ممکن است در مراحل بحران شرکت و کسب وکارتان با آن مواجه شود را شناسایی کنیم.
این جلسات به ما کمک می کنند تا احتمال وقوع خطرات را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنیم. این بدان معناست که توانایی ما برای آمادگی مواجهه با احتمالات و همچنین سرعت پیشرفت ما را افزایش خواهد داد. لازم است پیش از بحران، سطح تاب آوری سازمان را مشخص کنیم.
تعیین میزان تاثیر خطرات بر کسب و کار
در این مرحله از برنامه ریزی مدیریت بحران، برآورد کاملی از میزان تاثیر ریسک های بالقوه بر جریان درآمد کسب و کار انجام دهیم. مدیریت بحران بدون دانش و مهارت تجربه قابل انجام نیست. بحران چالشی است که حتماً بر میزان درآمد سازمان و فرد تاثیر می گذارد. برنامه ریزی دقیق برای مدیریت بحران الزامی است.
این کار را می توانیم با کمک تیم رهبری و در جلسات آنالیز انجام دهیم. اثرات بالقوه چالش ها بر کسب و کار می تواند شامل فرسایش و کاهش مشتریان، صدمه به برند و شهرت کسب و کار ما، کاهش میزان فروش یا تاخیر در آن، از دست دادن درآمد و همچنین جریمه های قانونی باشد.
برنامه ریزی پاسخ به بحران
این بخش بسیار اهمیت دارد. عدم برنامه ریزی یعنی برنامه ریزی برای شکست. بنابراین باید به طور جداگانه هر ریسک را پیش بینی کنیم. در بررسی هر چالش لازم است تعیین کنیم که تیم ما برای پاسخ به تهدیدات چه اقداماتی باید انجام دهد.
تصویب طرح مدیریت بحران
بعد از بررسی شفاهی تهدیداتی که ممکن است مواجه شوید و همچنین بررسی روش مناسب پاسخگویی به میزان تهدیدات، نوبت به مکتوب کردن برنامه و ثبت آن به صورت کتبی می رسد.
حالا که می دانید برنامه مدیریت بحران چیست، متوجه شده اید که این مهم، چیزی فراتر از استراتژی های شفاهی است و باید بسیار جزئی تر از مواردی باشد که در جلساتتان مطرح کنیم.
به خاطر داشته باشید که برنامه مدیریت بحران ضرورتا شامل موارد زیر خواهد بود:
| 1 | مرحله اول | تعریف بحران و خطرات بالقوه |
| 2 | مرحله دوم | تعیین میزان خسارت و ابزارهای آن (ابزارهای مدیریت ریسک و بحران) |
| 3 | مرحله سوم | تعیین افراد و وظایف هرکدام |
| 4 | مرحله چهارم | الگوی مدیریت بحران |
| 5 | مرحله پنجم | مخاطبین اضطراری |
| مرحله ششم | بررسی و به روزرسانی |
ارزیابی پس از بحران
ارزیابی پس از بحران به معنای تعیین راههایی برای ارزیابی و پیگیری موفقیت یا عدم موفقیت واکنش سازمان یا کسب و کار یا فرد به بحران است.
بهبود مستمر
فرآیند بازیابی از بحران باید به طور مداوم پایش، ارزیابی و بهینه سازی شود. در مدیریت یکی از موضوعات مهم استفاده از «کایزن» است. ما دائماً باید سازمان را بهبود ببخشیم و هرروز بهتر شویم. لازم است تا شده از هر بحران درس بگیریم و نقاط ضعفمان را برطرف کنیم و نقاط قوتمان را بیشتر کنیم. سیستم باید پس از بحران منعطف تر شود تا با گذشت زمان، قابلیت انعطاف و کارایی آن بیشتر شود.
جمع بندی درس
مدیریت بحران فرآیندی لازم و ضروری برای همه کسب و کارها است و کمک می کند تا برای مواجهه با خطرات آماده باشید و شدت تاثیر آن را کاهش دهید. این فرآیند نه تنها در زمان وقوع بحران، بلکه قبل از آن شروع می شود و حتی در دوران بعد از اتمام بحران هم ادامه خواهد داشت.
در نهایت، داشتن یک استراتژی جامع بازیابی از بحران، نیازمند تعهد مدیریت ارشد، اختصاص بودجه و منابع کافی، و مشارکت فعال کلیه واحدهای سازمانی است. با درک اهمیت مدیریت بحران و بازیابی و تغییر سازمان و سرمایه گذاری مناسب در آن، سازمانها می توانند تاب آوری خود در برابر انواع فجایع را به طور چشمگیری افزایش دهند.
برنامه ریزی مدیریت بحران و «بازسازی پس از بحران»، کار مشاورین خارج از سازمان است. آنها با شرکتهای مختلفی این مدیریت و برنامه ریزی را انجام داده اند ولی ما صرفا فضای سازمان خودمان را می شناسیم. در بحران حتماً باید مشاوره بگیریم. عموماً کسب و کارها شناخت درستی از محاسبات و مدیریت بحران ندارند و مدیریت بحران را با واکنش به بحران اشتباه می گیرند. پیاده سازی این مفهوم در سازمانها، نیازمند تجربه و دانش کافی در این حوزه است.
آکادمی عیب پوش با متخصصان مجرب در این حوزه، امکان پیاده سازی مفید درست این برنامه ریزی، در هر کسب و کاری را فراهم کرده. برای تماس و دریافت مشاوره ، با شماره تلفن 02128427338 تماس حاصل فرمایید. همچنین می توانیم درخواست خود را به ایمیل info@eybpoosh.com ارسال کنیم.
در تلفن همراه یا سیستمهای لپ تاپ و دسکتاب، امکان ثبت نام در آکادمی، در سمت چپ بالای همین صفحه در دسترس ماست. در صورت تمایل، می توانیم با ثبت نام از میز کار خصوصی خود به همراه یاد|آوری درس های بازدید شده ما، استفاده کنیم.
