نحوه انجام درست استعفا چیست؟
استعفا و بیرون امدن از یک شرکت، امری بدیهی و محتمل است. همه ما یک روز ممکن است مجبور شویم که به دلایل گوناگون از کار خود استعفا بدهیم. این دلایل می‌توانند عدم رضایت شغلی، نداشتن موقعیت پیشرفت شغلی، مشکلات و اختلافات با مدیر یا همکاران، مناسب‌نبودن حقوق یا بالابودن حجم کار باشند. گاهی هم صرفا با رویای یافتن یک موقعیت شغلی بهتر، تصمیم به نوشتن متن استعفا نامه و در نهایت استخدام در شرکت دیگری می‌گیریم.
دلیل این تصمیم هر چه که باشد، بایم قبل از نوشتن متن نامه استعفای حرفه ای به موارد زیادی از جمله این که مشکلات استخدام چیست، توجه کرد. چرا که استعفا، هم برای فرد و هم برای سازمان هزینه‌هایی دارد که بایم در کاهش آنها کوشیم. یک قانون نانوشته می‌گویم که همیشه پیداکردن کار، وقتی هنوز استعفا نداده‌ایم و کار می‌کنیم، آسان‌تر است. پس بایم سعی کنیم هنگام عصبانیت یا در زمان عجله تصمیم نگیریم. اگر قبل از پیداکردن کار جدیم استعفا دادیم، بایم بدانیم که ممکن است ۳ تا ۶ ماه طول بکشد تا کار جدیمی پیدا کنیم.
اول از همه، در مورد تصمیممان درباره‌ی استعفا، مزایا و یا عواقب احتمالی آن خوب فکر کنیم. بهتر است قبل از اعلام تصمیم استعفا، با مدیر خود جلسه‌ای داشته باشیم و درخواست‌ها و مشکلاتمان را مطرح کنیم. ممکن است او بتواند با تغییر شرایط و بررسی درخواست‌های شما، نظرمان را برگرداند. بعد از اینکه از تصمیم خود به استعفا مطمئن شدیم، لازم است به نکاتی که در این مطلب نوشتیم توجه کنیم.
بررسی کنیم که در صورت استعفا، چه تعهداتی به سازمان داریم. تضمین‌هایی را که داده‌ایم لیست کنیم. دقت کنیم که طبق قرارداد، چه مدت قبل از ترک سازمان، الزام به ماندن یا تعلیم همکار جدیم را داریم. هم‌چنین بایم بدانیم از چه مدت قبل، لازم است که نسبت به استعفای خود تصمیم گیری کنیم.
تقریبا می‌توان گفت نوشتن استعفا نامه، یکی از مهم‌ترین و البته ضروری‌ترین مراحل تغییر شغل است. این نامه نه تنها از نظر حرفه‌ای اهمیت دارد، بلکه از نظر قانونی و حقوقی نیز دارای رسمیت و اعتبار است. در زمانی بین دو هفته تا یک ماه بعد از ارسال نامه استعفا، می‌توانیم تعهدات خود را به پایان برسانیم و از شرکت خارج شویم.
در سال‌های اخیر این نامه به شکل ایمیل نوشته و ارسال می‌شود. نامه استعفاء بایم خطاب به مدیریت نوشته شود، اما در شرکت‌های بزرگ‌تر که بخش منابع انسانی و همینطور مدیریت منابع انسانی مستقل دارند، یک رونوشت به منابع انسانی هم بایم برای مدیر منابع انسانی ارسال شود.
نامه استعفا اداری بایم مختصر و مفید و در عین حال شفاف، حرفه‌ای و مؤدبانه باشد. حتما در قرارداد شما نوشته شده است که بایم حداقل چه مدت قبل از زمان خروج از سازمان، استعفا دهیم. این زمان در قانون ایران معمولا دو هفته و در برخی از موارد بسته به نوع قرارداد، ممکن است تا یک ماه هم باشد. دقت کنیم که این زمان یعنی از روز ارسال استعفا نامه، نه زمانی که به‌صورت شفاهی مسئله را با مدیرمان مطرح می‌کنیم.
استعفا نامه برای رسمیت و اعتبار قانونی بخشیدن به فرآیند خروج ما از شرکت (شامل تحویل کارها، شروع فرایند تسویه حساب و غیره) است. اما به‌خاطر داشته باشیم که ارسال ناگهانی نامه استعفا بدون صحبت قبلی، کاری غیرحرفه‌ای محسوب می‌شود.
همان‌طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، در درجه اول باید با مدیر خود صحبت کنیم تا ببینیم آیا می‌توان برای شرایطی که باعث نارضایتی‌مان شده است، کاری کرد یا خیر. اگر جز این کار، راه دیگری نبود، مدیر خود را در جریان قرار دهیم که نامه استعفا را برای او ارسال خواهیم کرد.
متن استعفاء نباید لحن عصبانی داشته باشد یا در آن درباره تسویه‌حساب‌های شخصی و لیست‌کردن موارد نارضایتی خود صحبت کنیم. این موارد به جلسه خصوصی‌مان با مدیر مربوط می‌شود. در این نامه، به‌طور مختصر صرفا قصد جدایی خود را از شرکت اعلام می‌کنیم.
بهتر است که به‌هنگام استعفا دادن پل‌های پشت سر خود را خراب نکنیم؛ شاید الان زمان مناسبی برای کارکردن در این شرکت نباشد حتی اگر پیشنهاد کاری بهتری داشته باشیم چون نمی‌دانیم در آینده چه اتفاقاتی رخ می‌دهند پس مدیریت احساسات را در اولویت قرار دهیم. بسیاری از کارکنان توانمند سابق سازمان‌ها، با فراهم‌شدن بسترهای مورد نیازشان، پس از گذشت سال‌ها به شرکت قبلی خود بازگشته‌اند. قطعا اگر با صحبت‌هایی از سر خشم و عصبانیت از شرکت جدا شده بودند، امکان بازگشت را نداشتند.
حال فرض کنیم اصلا قصد بازگشت را تحت هیچ شرایطی نداریم. اما باز هم جلسه‌های خصوصی حرفه‌ای و با مدیریت خشم درست به‌وقت استعفا می‌توانند باعث شوند مدیر شما با استفاده از روابط خود در سازمان‌های دیگر، یک موقعیت شغلی مناسب‌تر را به ما معرفی کند.
اگر مدیرمان در شرکت سابق که از آنجا استعفا داده‌ایم موقعیتی شغلی را در سازمانی دیگر برایمان پیدا نکرد، بدانیم که حتما به یک توصیه نامه نیاز خواهیم داشت. بیشتر شرکتها ترجیح می‌دهند فردی را استخدام کنند که مدیران قبلی‌اش آن‌قدر از او رضایت داشته‌اند که برایش توصیه‌نامه نوشته‌اند. این به نوعی ضمانت کار و اخلاق حرفه‌ای شما است. پس به‌هیچ‌وجه اصول رفتار حرفه‌ای را دست‌کم نگیریم.
متن نامه استعفا اداری مانند نامه‌های اداری دیگر یک قالب کلی دارد که رعایت بیشتر آنها اجباری و برخی از آنها هم اختیاری است. این نامه نیز مانند هر نامه دیگری بایم شامل عنوان و نام گیرنده در بالای صفحه، نام فرستنده یعنی شما به همراه امضا و تاریخ در پایین صفحه و در نهایت متن مختصر ولی شفاف استعفا در وسط صفحه باشد.
در بدنه متن استعفا، باید در درجه اول شفاف بیان کنیم که قصد جدایی از شرکت را داریم. دومین مورد اختیاری است و می‌توانیم دلیل خود را نیز بنویسید؛ اما چیزی که معمولا نوشته می‌شود عبارت «دلایل شخصی» است.
یکی دیگر از موارد اختیاری تشکر‌کردن است. به رسم رعایت احترام و نشان‌دادن اخلاق حرفه‌ای خود، بابت زمانی که در شرکت مشغول به کار بوده‌ایم و امکاناتی که در این دوره زمانی برایمان فراهم بوده است، تشکر کنیم. هرچند این‌کار ضروری نیست، اما نوشتنش در متن استعفاء اثر بسیار بهتری از ننوشتنش دارد.
