آر اف پی (RFP) انواع آن و روش نوشتن آنها چیست؟

امروزه تامین منابع برای شرکتها و موسسات یک کار حیاتی و در عین حال یک کار دقیق و تخصصی است. به همین سبب شناسایی و ارزیابی تامین کنندگان بالقوه برای دستیابی به بهترین گزینه هم از نظر هزینه و هم از نظر محصول، اهمیت بالایی دارد.

در این درس، به منظور اجرای دقیق و هدفمند برای یافتن منابع بهتر، به معرفی برخی از اصطلاحات که به طور گسترده در فرآیند منبع یابی استفاده می شوند، خواهیم پرداخت. عموماً در این حوزه، چهار اصطلاح کاربردی مهم وجود دارند که در ادامه آنها را شرح خواهیم داد. بعلاوه نمونه فرم آر اف پی (RFP) بصورت اکسل برای سهولت استفاده کاربران فراهم شده و در همین درس قابل دانلود است.

• درخواست اطلاعات (Request For Information) یا آر اف آی (RFI)
• درخواست پیشنهاد (Request For Proposal) یا آر اف پی (RFP)
• درخواست مناقصه (Request For Tender) یا آر اف تی (RFT)
• درخواست قیمت (Request For Quotation) یا آر اف کیو (RFQ)

حال لازم است هر یک از این عبارات کاربردی را مورد بررسی قرار دهیم تا جایگاه استفاده از آنها کاملاً روشن و مفهوم شود.

درخواست اطلاعات (RFI) چیست؟

درخواست اطلاعات (Request For Information) که به آر اف آی (RFI) شناخته می شود، اولین گام در فرایند تامین منابع است. RFI (درخواست اطلاعات) یک فرآیند فرآیند تجاری رایج است برای جمع آوری اطلاعات کتبی در مورد تامین کنندگان بالقوه برای تهیه کالاها یا خدمات خاص است.  آر اف آی ها قرار است توسط مشتریان نوشته شده و برای تامین کنندگان بالقوه ارسال شوند. هنگامی که با یک تامین کننده از طریق ارائه RFI مذاکره میکنیم، به طور هدفمند از آنها درخواست میکنیم تا قابلیت های تولید و سایر اطلاعاتی که فکر میکنیم برای یک پروژه ضروری هستند را در اختیار ما قرار دهند. به طور کلی ، RFI ابزاری است که می‌توانیم برای مقایسه تامین کنندگان و پیمانکاران استفاده کنیم.

RFI معمولاً در ترکیب با درخواست پیشنهاد قیمت (RFQ)، درخواست پیشنهاد یا پروپوزال (RFP)، و درخواست مناقصه (RFT) استفاده می‌شود. این ابزار به عنوان یک مرحله اولیه در فرآیند تدارکات شناخته می‌شود و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا قبل از انجام خرید یا ورود به قرارداد، گزینه‌های موجود را درک کنند.

درخواست پیشنهاد (RFP) چیست؟

درخواست پیشنهاد (Request For Proposal) که به آر اف پی (RFP) شناخته شده است، در معنای لغوی به معنای درخواست پیشنهاد است و در حقیقت به معنای سند بیان نیازها و خواسته ها است.

همچنین می توان گفت، (RFP) سندی مکتوب است که جزئیات و ویژگی های، نیازها، خواسته های ما، مانند زمانبندی، بودجه و انتظارات مورد نظر کارفرما از یک پروژه یا خرید خدمات را به تامین کننده یا پیمانکار اعلام می کند؛ تا بتوانیم به نتیجه مطلوبی از خدمات خریداری شده دست یابیم.

در حقیقت RFP ابزاری در دست کارفرمایان است که شیوه برقراری ارتباط اولیه با تامین کنندگان و پیمانکاران و توضیح نیازمندی ها را برای آنها تسهیل میکند. اصطلاحا به RFP درخواست پروپوزال نیز میگویند، می توان گفت راهنمایی از طرف کارفرما به پیمانکار یا تامین کننده برای ارائه پروپوزال اثر بخش است. همچنین به تصمیم گیری های مربوط به خرید کمک می کند. RFP همچنین برای پروژه های پیچیده نیز استفاده می شوند که اغلب به تعدادی پیمانکار فرعی نیاز دارند. نمونه های RFP در پایان این درس آورده شده و می توان از آن استفاده نمود.

درخواست مناقصه یا آر اف تی (RFT) چیست؟

درخواست مناقصه (Request For Tender) که با عبارت آر اف تی (RFT) شناخته میشود، نوعی دعوت آزاد از تامین کنندگان است که از آنها می خواهد پیشنهادات را معمولاً به صورت پیشنهادهای مهر و موم شده در قالبی با ساختار مناسب ارسال کنند. به عبارت ساده، یک ابلاغیه رسمی برای ارائه محصولات مناسب ، هم از نظر کیفیت و هم از نظر قیمت است.

علاوه بر این، مناقصه دعوتی برای یک پروژه یا پذیرش یک پیشنهاد رسمی است. مناقصه فرآیندی است که معمولاً توسط دولتها و مؤسسات مالی و همچنین بخش عمومی به طور گسترده تر استفاده می شود. “مناقصه” اصطلاحی است که برای توصیف فرآیندی استفاده می شود که در آن فروشندگان یا تامین کنندگان پیشنهادات خود را برای پروژه های بزرگ در یک مهلت مشخص ارائه می کنند. سند RFT به شفاف سازی در مورد تمامی سوالات مربوط به محصولات،خدمات و قیمت گذاری آنها کمک خواهد کرد.

درخواست قیمت (RFQ) چیست؟

درخواست قیمت یا درخواست قیمت گذاری (Request For Quotation) که به اختصار آر اف کیو (RFQ) نامیده می شود، فرآیندی تجاری است که در آن یک شرکت یا نهاد عمومی برای خرید محصولات یا خدمات خاص از یک تامین کننده درخواست قیمت می کند. همچنین می توان RFQ را فراخوان برای مناقصه (Call for bids) یا سی اف بی (CFB) و یا دعوت برای شرکت در مناقصه (Invitation for bid) یا آی اف بی (IFB)، نامیده شود.

فرایند آر اف کیو (RFQ) زمانی استفاده می شود که یک تامین کننده یک پیشنهاد دقیق در مورد یک محصول یا خدمات یا پروژه خاص ارائه میدهد و خریدار، پس از دریافت چندین پیشنهاد قیمت، تصمیم می گیرد که کدام فروشنده را بر اساس کیفیت و قیمت پیشنهادی برای محصول، نهایی کند.

تمام چهار مرحله فوق برای خریداری که می خواهد یک تامین کننده بالقوه را به دقت و کارآمد انتخاب کند بسیار مفید و کاربردی است. اگر این فرآیند به دقت دنبال شود به ما کمک می کند تا با یک روش سریع، دوره ای و منظم تامین کننده یا پیمانکار ایده آل خود را پیدا کنیم.

منابع:

• tendertiger.com/Difference-Between-RFI-RFP-RFT-RFQ
• investopedia.com/request-for-proposal
• responsive.io
• offers.hubspot.com