موفقیت کسب‌وکار یا سازمان، بستگی به قدرت و رویکرد افرادی دارد که در پست‌های مدیریتی فعالیت میکنند. این مدیران هستند که سکان هدایت یک مجموعه را برعهده می‌گیرند و باید آن را به سرانجام مناسب یا همان اهداف تعیین‌شده برسانند. با وجود این که وظایف مدیران با توجه به صنعت و زمینه کاری متفاوت است، اما مسئولیت‌های اصلی آنها یکسان هستند. در این درس به همراه هم با مفهوم مدیریت (management) و چه کاربرد های آن، به خوبی آشنا خواهیم شد.
مدیریت چیست؟
به بیان ساده، مدیریت به اداره وظایف و هماهنگی برای رسیدن به یک هدف مشخص گفته می‌شود. فعالیت‌های مدیریتی، شامل هماهنگی تلاش‌های کارکنان، تنظیم استراتژی‌ها و … برای رسیدن به اهداف از طریق بهره‌گیری از منابع موجود است. تعریف مدیریت بسیار گسترده‌تر از اینهاست و می‌تواند مربوط به ساختار ارشدیت اعضای کارکنان یک مجموعه نیز مربوط باشد.
واژه مدیر از ریشه «دور» یعنی گردانیدن گرفته شده و در واقع مدیر یک گرداننده یا کارگردان است. مدیریت (management) انجام امور به واسطه دیگران است. در مجموع مدیریت (management) ، انجام اموری است که به این کارگردانی و خلق نتیجه مفید، ختم شود.
مدیر باید مهارت‌هایی، مثل ارتباطات، برنامه‌ریزی، راهبری، سازماندهی و … خود را تقویت کند تا بتواند مجموعه را به اهداف مدنظر برساند.
از منظر دیگر، میتوان مدیریت (management) را کارکردی مهم در زمینه تجارت دانست که شامل نظارت بر روی پروژه‌ها می‌شود. این نظارت در نهایت با هدایت به سمت اهداف یا نتایج همراه است. برای اطمینان از رسیدن به اهداف موردنظر، مدیران باید چندین مسئولیت را برعهده بگیرند.
هدف اصلی مدیریت این است که از خلاق‌بودن و روان‌بودن فعالیت‌های سازمان یا مجموعه اطمینان حاصل کند. این کار با استفاده از استراتژی‌ها و روش‌های مختلفی قابل‌حصول است. توانایی ایجاد انگیزه، رهبری قدرتمند، الهام بخشیدن به کارکنان و انعطاف‌پذیری، تنها گوشه‌ای از مهارت‌های لازم برای مدیریت موثر هستند. هر نوع خط‌مشی، اهداف و استراتژی‌هایی که برای رسیدن به هدف نیاز است، توسط مدیران صورت می‌گیرد.
چرا دانش مدیریت برای سازمان یا کسب‌وکار ضروری است؟
شاید بسیاری از مسئولان بر این باورند که مدیریت، اغلب تجربی است تا علمی! با رشد و توسعه علم مدیریت، بخصوص در صد سال اخیر، این نظریه به نوعی کاملا منسوخ شده است. امروزه تمام کسب‌وکارهای معروف دنیا با بهره‌گیری از علم و اصول مدیریت به پیشرفت‌های بزرگی رسیده‌اند. به همین دلیل علم مدیریت به صورت عناوین درسی تخصصی در دانشگاه‌های بزرگ دنیا به عنوان رشته‌های برتر تدریس می‌شوند. آنها بر این باورند که برای موفقیت کسب‌وکارها، باید مدیرانی با دانش مدیریت تربیت کنند.
کاربرد اصلی مدیریت در زندگی و کسب‌وکار چیست؟
وجود علم مدیریت نه‌تنها برای کسب‌وکارها، بلکه در زندگی روزمره هم حیاتی است. در ادامه چند نمونه از کاربردهای مدیریت در زندگی روزمره را بررسی خواهیم کرد.
1. مدیریت زمان
مدیریت تنها علمی است که ارزشمندی منبعی به نام زمان را درک می‌کند. همانطور که مدیریت زمان در کسب‌وکار اهمیت دارد در زندگی روزمره هم حائز اهمیت است. میتوان در زندگی روزمره برای انجام فعالیت‌ها از مدیریت (management) اصولی زمان کمک گرفت.
2. ساده‌سازی و استانداردسازی
منظور از استانداردسازی فرایندها، حذف شیوه‌های بیهوده و ناکارآمد و در نهایت افزایش بهره‌وری و کارایی است. این رویکرد را میتوان در جنبه‌های مختلف زندگی هم پیاده‌سازی کرد. برای مثال تهیه فهرست غذایی استاندارد، باعث می‌شود تا در زمان آماده‌سازی غذا، استرس و اضطراب به پایین‌ترین حد ممکن برسد.
3. بهبود مستمر و یادگیری
مدیریت علمی از طریق اصلاح فرایندهای کاری و تجزیه‌وتحلیل، بهبود مستمر را تشویق می‌کند. این فلسفه مدیریت را میتوان برای رشد و پیشرفت شخصی هم به‌کار برد. با ارزیابی دقیق و منظم اقدامات و فعالیت‌های روزمره، می‌توانیم زمینه‌های بهبود و رشد خود را بهبود ببخشید.
وظایف کلیدی و اصلی یک مدیر چیست؟
رشته یا علم مدیریت از ده وظیفه اصلی و کلیدی تشکیل شده است که هر مدیر یا فردی که حتی در این رشته تحصیل می‌کند، باید با آنها آشنا باشد. این ده وظیفه، شامل پنج وظیفه کلیدی نظیر برنامه‌ریزی، سازماندهی، ایجاد انگیزه، رهبری و ارزیابی و پنج وظیفه اجرایی می‌شود. این وظایف در کنار یکدیگر چارچوب جامعی را شکل می‌دهند که مدیران را برای موفقیت راهنمایی میکنند. هر کدام از کارکردهای مدیریت در ساختارهای سازمانی از مدیران سطوح بالا گرفته تا مدیران خطم مقدم حیاتی هستند. در صورتی که این وظایف به‌خوبی اجرا شوند، رسیدن به اهداف و رشد مجموعه دور از دسترس نیست. در این درس این وظایف را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
1. برنامه‌ریزی (Planning)
به جرأت میتوان گفت که اساسی‌ترین کارکرد یا وظیفه مدیریت، برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی، شامل تعیین استراتژی‌های مناسب، برای دستیابی به اهداف انتخاب‌شده می‌شود. برنامه‌ریزی در گفتن و نوشتن شاید ساده بنظر برسد، اما شامل فرایند نسبتا پیچیده تصمیم‌گیری مناسب در مورد منابع، پیش‌بینی دقیق آینده و فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهداف می‌شود.
برای این که یک مدیر، برنامه‌ریزی موثری داشته باشد، باید مأموریت، چشم‌انداز، نقشه راه مناسب و جهت سازمانی مناسبی تعیین کند. در برنامه‌ریزی برای رسیدن به اهداف، ابتدا آنها را به اهداف کوتاه و بلندمدت تقسیم میکنند. بعد از آن نوبت به تعیین برنامه‌های خلاقانه و شناسایی فرصت‌ها و چالش‌های بالقوه می‌رسد.
همانگونه که همه ما مطلع هستیم؛ «عدم برنامه ریزی، یعنی برنامه ریزی برای شکست» و بدون برنامه تقریباً هیچ موفقیتی متصور نخواهد بود.
2. سازماندهی (Organizing)
برای رسیدن به اهداف سازمانی، نیاز به ایجاد ساختار، تعریف نقش‌ها و ایجاد روابط مناسب با کارکنان وجود دارد. بنابراین یکی دیگر از وظایف حوزه مدیریت، سازماندهی منابع، وظایف و مسئولیت‌ها برای رسیدن به اهداف مجموعه یا سازمان است. در صورتی که سازماندهی به صورت موثر پیاده‌سازی شود، میتوان اطمینان داشت که:
- تمامی کارها هماهنگ هستند.
- منابع به طور موثر تخصیص داده شده‌اند.
- اعضای تیم به طور موثر با یکدیگر همکاری میکنند.
- هر کدام از اعضاء نقش‌ها و وظایف خود را به نحو احسن انجام می‌دهند.
برای این که گردش کار به بهینه‌ترین حالت ممکن برسد، ایجاد خطوط روشن از ارتباطات و اختیارات کارکنان اهمیت زیادی دارد. به این ترتیب مدیران می‌توانند از این که همه کارکنان مسئولیت‌های خود را برای رساندن سازمان به اهداف خود درست انجام می‌دهند، اطمینان بیشتری حاصل کنند.
3. جذب و استخدام (Staffing)
شاید تصور این باشد که جذب و استخدام کار منابع انسانی است اما در علم مدیریت، مدیر هر بخشی باید برای تمام بخشهای تحت مدیریت خود بتواند جذب نیرو داشته باشد. درست است که فرایند جذب و استخدام را با منابع انسانی انجام می دهد ولی در نهایت این وظیفه مدیر است که تیم خود را تکمیل کند.
4. توسعه و پیشرفت (Developing)
توسعه و پیشرفت، چیزی است که هر سازمان یا کسب و کاری آرزوی آن را دارد. مدیران صرفاً نگهدارنده یک سیستم نیستند ، بلکه اگر دائما و همواره آن را توسعه ندهند، در حقیقت سیستم یا کسب و کاری باقی نخواهد ماند. کسب و کارها و سازمانهای راکد، خواهند مرد! به همین دلیل توسعه، یکی از وظایف مهم و کلیدی مدیریت (management) است.
5. هدایت (Coordinating)
مدیریت مانند ناخدایی کشتی است. ما در زندپی یا کسب و کار سکان کار را یا خود به دست گرفته یا به فرد دیگری واگذار کرده ایم. به هررو هدایت این موضوع با فرد یا مجموعه ای است که موضوع را به آن سپرده ایم. هدایت سیستم ها، افراد و منابع، یکی از مهمترین وظایف مدیریت است.
6. ایجاد انگیزه (Motivating)
چه چیزی یک مجموعه یا سازمان که انسانها در آن تلاش میکنند را سرپا نگه می‌دارد؟ قطعا ایجاد انگیزه! منابع و نیروهای انسانی به انگیزه برای ادامه کار و انجام مسئولیت‌های خود احتیاج دارند. انگیزه دادن به کارکنان با استفاده از روش‌های مختلفی صورت می‌گیرد. برای مثال گاهی اشتراک‌گذاشتن چشم‌انداز مشترک با کارکنان، باعث ایجاد انگیزه در آنها می‌شود. الهام بخشیدن به کارکنان و تشویق آنها به توسعه نقاط قوت از دیگر روش‌های ایجاد انگیزه بیشتر محسوب می‌شوند. یک مدیر چگونه می‌تواند ایجاد انگیزه موثر داشته باشد؟ اینجاست که مهارت‌های ارتباطی به کمک مدیران می‌آیند. تقویت مهارت‌های ارتباطی در مدیریت برای ایجاد انگیزه در کارکنان ضروری است.
7. رهبری (Leadership)
ویژگی رهبری هم به نوعی با ایجاد انگیزه مرتبط است. رهبری نشان می‌دهد که برای دستیابی به اهداف مجموعه یا سازمان، باید الهام‌بخش باشند. البته رهبری همواره به انگیزه دادن از طریق تقویت نقاط قوت مربوط نمی‌شود. گاهی یک رهبر و لیدر خوب، نقاط ضعف کارکنان را هم به روش موثر گوشزد می‌کند. رهبران موفق از متقاعدسازی، نفوذ و مهارت‌های عالی برای ایجاد محیط کاری مناسب و اعتماد بین کارکنان استفاده میکنند. ایجاد فرصت‌های مناسب برای رشد و توسعه فردی کارکنان نیز اهمیت زیادی در وظیفه رهبری مدیریت (management) دارد. رهبری در پیشبرد اهداف سازمان و حفظ روحیه کارکنان بسیار مهم است.
8. ارزیابی (Evaluate)
در نهایت یک مدیر وظیفه دارد تا تمام برنامه‌ها، اهداف، فعالیت‌ها و … را مورد ارزیابی قرار دهد. ارزیابی موضوع بسیار گسترده و پیچیده‌ای در بحث مدیریت محسوب می‌شود و روش‌های متفاوتی هم دارد. ارزیابی صحیح و اصولی برای موفقیت و پیشرفت مجموعه حیاتی است. مدیران باید زمانی را برای ارزیابی و سنجش میزان موفقیت در رسیدن به اهداف بکنند. این موضوع از نظر تصمیم‌گیری‌های صحیح اهمیت زیادی دارد. به همین دلیل گزارش‌ها، آمارها و تجزیه‌وتحلیل‌ها باید به بهترین شکل انجام شوند تا چرخه مدیریت تکمیل شود.
9. گزارش گیری و گزارش دهی (Reporting)
برخی از مدیران تصور میکنند که آنها باید گزارش بگیرند و نباید گزارش بدهند. یا اینکه نهایتاً اگر هم گزارش می دهند، باید به مقامات بالاتر باشد. اما این تصور غلط، مربوط به علم مدیریت نیست. در علم مدیریت، مدیران هم گزارش می گیرند و هم گزارش می دهند. هم از زیر دستان خود گزارش می گیرند و به بالادستان گزارش می دهند و هم از بالادستان خود گزارش می گیرند و به زیر دستان خود گزارش می دهند. روند حرکت گزارشات، هم از بالا به پایین، هم از پایین به بالا و هم از راست به چپ و هم از چپ به راست است. بنابراین اینگونه میتوان گفت که در سیستم مدیریت علمی، همه به همه گزارش می دهند و همه از همه گزارش می گیرند.
10. بودجه ریزی (Budjeting)
وظیفه نهایی مدیریت، یکی از سخت ترین و مهترین وظایف این سمت است که معمولاً مورد توجه قرار نمی گیرد. بدجه بندی و بودجه ریزی بسیار وظیفه پیچیده، فنی و مهمی است که معمولاً توسط بسیاری از مدیران نادیده گرفته می شود یا تصور می کنند که وظیفه آنها نیست. مدیریت وظیفه دارد به همراه برنامه ریزی، بودجه بندی را نیز انجام داده و پیش از هزینه کردن، بداند چقدر برای هر پروژه یا کاری، بودجه دارد.
انواع سبک‌های مدیریتی را بشناسیم
مدیریت (management) با سبک‌ها و روش‌های خاصی اجرا می‌شود. انتخاب سبک برای مدیر اهمیت زیادی دارد؛ چرا که روش یا سبک مدیریت، تأثیر مستقیمی روی نحوه دستیابی به اهداف دارد. ممکن است یک مدیر چندین روش را با توجه به اقتضای شرایط انتخاب کند. در ادامه با این سبک‌ها بیشتر آشنا می‌شویم.
1. مدیریت مقتدر
این نوع رهبران به تصمیم‌گیری بدون استفاده از بازخورد دیگران تمایل دارند. رویکرد مدیریت مقتدر معمولا زمانی به کار می‌رود که سازمان نیاز به واکنش سریع دارد. اینجا دیگر فرصتی برای بحث و تبادل نظر وجود ندارد و باید یک تصمیم قاطع و سریع گرفته شود. در مورد این رویکرد میتوان گفت که به صورت مقطعی و در شرایط اضطراری خوب کار می‌کند. با این حال اگر یک مدیر بیش از انداطه بخواهد بر رویکرد اقتدار پافشاری کند، باعث از بین رفتن سطوح بالایی از گردش مالی و نوآوری در سازمان می‌شود.
2. مدیریت تربیتی
برخی از مدیران رویکرد مربیگری یا تربیتی دارند. آنها می‌خواهند به رشد افراد کمک کنند؛ چرا که پتانسیل و ظرفیت رشد آنها را می‌بینند. این رویکرد منجر به تشکیل تیم‌های قدرتمند می‌شود که کارکنان در محیط آن احساس راحتی دارند. اغلب کارمندان در این رویکرد احساس استقلال دارند. با این حال برخی کارمندان که نیاز به هدایت و کمک بیشتری دارند، ممکن است احساس کنند که نادیده گرفته می‌شوند. این موضوع را میتوان تنها نقطه ضعف رویکرد فوق دانست.
3. مدیریت دموکراتیک
مدیرانی که این رویکرد را انتخاب میکنند به نظرات و پیشنهادات کارکنان در فرایند تصمیم‌گیری ارزش قائل هستند. مدیران دموکراتیک بر این باورند که هر چقدر ایده‌های بیشتری داشته باشند به نفع مجموعه و سازمان است. اتخاذ این رویکرد در سازمان باعث افزایش خلاقیت، مشارکت و انگیزه در کارکنان می‌شود. البته ناگفته نماند که نقطه ضعف رویکرد مدیریت دموکراتیک، زمان‌بر بودن مرتب‌سازی ایده‌ها و پیشنهادات و در نهایت تصمیم‌گیری صحیح است.
4. مدیریت تحولی
در این سبک مدیران رشد و خلاقیت را در اولویت قرار می‌دهند. هدف اصلی مدیریت در رویکرد تحولی، تشویق و ایجاد انگیزه در کارکنان، برای کشف و به‌دست‌آوردن مطالب جدید است. افرادی که زیرمجموعه مدیران با رویکرد تحولی کار میکنند، تمایل به متعهدبودن و انگیزه‌داشتن در کار دارند. البته آنها باید انعطاف‌پذیر و سازگار باشند تا بتوانند خیلی سریع خود را با تغییرات ناگهانی در سطح سازمان وفق دهند.
5. مدیریت آرمانی
مدیرانی که رویکرد آرمانی یا رویایی را انتخاب میکنند به درک کامل اهداف و چشم‌انداز سازمان توسط اعضای تیم اهمیت زیادی می‌دهند. آنها می‌خواهند اطمینان داشته باشند که کارکنان برای یک هدف مشترک تلاش میکنند. رهبرانی که رویکرد آرمانی را انتخاب میکنند به برقراری ارتباط عالی تمایل نشان می‌دهند. آنها تا زمانی که استراتژی‌ها در راستای اهداف و چشم‌انداز هستند، استقلال زیادی به کارگران می‌دهند.
آشنایی به 3 لایه اصلی مدیریت
هر سازمان یا کسب‌وکار بزرگ، سه سطح یا لایه اصلی مدیریتی دارد که سازماندهی آنها براساس ساختار سلسله مراتبی است.
1. مدیریت سطح پایین
به مدیرانی گفته می‌شود که نقش‌هایی، مثل سرکارگر، رئیس گروه، مدیر بخش، سرپرست و … دارند. مدیران لایه پایین روزانه به صورت مستقیم با کارکنان در ارتباط هستند. وظیفه اصلی مدیران سطوح پایین، ارائه وظایف به کارکنان و نظارت بر عملکرد آنهاست. مسئولیت‌هایی که آنها برعهده دارند، شامل این موارد می‌شود:
- مسیریابی مشکلات کارکنان
- تضمین کیفیت کار کارکنان
- هدایت کارکنان در انجام فعالیت‌ها
2. مدیریت میانی
لایه بعدی در سلسله مراتب مدیریت، مربوط به مدیران میانی می‌شود که نظارت بر آنها را مدیران ارشد برعهده دارند. مدیران میانی نقش‌هایی، مثل مدیریت منطقه‌ای، مدیریت بخش و مدیریت شعبه را برعهده دارند. مسئولیت اصلی آنها انتقال اهداف استراتژیک سازمان به مدیران سطح پایین است. این لایه از مدیران زمان زیادی را صرف فعالیت‌های سازمانی میکنند.
3. مدیریت ارشد
در بالاترین لایه سلسله مراتب مدیریتی، مدیران ارشد قرار دارند که شامل مدیران عامل، اعضای هیئت مدیره، معاونین و … می‌شوند. وظیفه مدیران ارشد، تعیین اهداف و استراتژی‌های کلی سازمان است.
جمع‌بندی درس
دانش مدیریت (management)، دانشی بسیار گسترده و کارآمد و مهم است که علاوه‌بر سازمان‌ها یا کسب‌وکار، در زندگی روزمره هم کاربرد دارد. بسیاری تصور بر این دارند که مدیریت مربوط به یک شغل خاص است اما مدیریت دانشی است، که در تمام ارکان زندگی روزمره ما جاری و ساری است و وجود این دانش موجب موفقیت و کمبود آن موجب بروز مصیبت در زندگی انسانها و جوامع می شود.
در صورتی که مدیریت به صورت علمی و اصولی پیاده‌سازی شود، رسیدن به موفقیت و رشد قطعی خواهد بود. در مدیریت (management) اتخاذ استراتژی‌ها و برنامه‌های مختلف برای رسیدن به هدف ضروری است. این استراتژی‌ها توسط مدیران ارشد تعیین می‌شوند و مدیران میانی و سطح پایین اجرا و نظارت آنها را برعهده می‌گیرند.
منابع:
