سازمان (organization) مجموعه ای از افراد است که اهداف تعریف شده مشترک دارند. می توان این مفهوم را یک «سیستم اجتماعی» نیز تعبیر کرد که همه روابط رسمی و غیر رسمی(انسانی) را در بر می گیرد. سازمان دارای تقسیم کار بین کارکنان و همسویی وظایف در جهت هدف نهایی مشترک است.
همچنین می توان از آن به عنوان دومین رکن مهم مدیریتی یاد کرد که کار کارکنان را هماهنگ می کند، منابع را تامین می کند و این دو را در راستای اهداف مشترک ترکیب می کند.
سازمان (organization) چیست یا کجاست؟
طبق تعریف دانشگاه کمبریج ، سازمان متشکل از گروهی از افراد که به صورت سازمان یافته برای یک هدف مشترک با هم کار می کنند. کمبریج سازمان ملل را یکی از بزرگترین سامانهای بشری معرفی می کند که متشکل از تمامی کشورهای جهان است.
همانگونه که اشاره شد، در یک سازمان (organization) ، افراد برای دستیابی به اهداف و مقاصد مشترک، اغلب با رویکردی ساختاریافته و نقش‌های تعریف‌شده، با هم همکاری می‌کنند. سازمان می‌تواند یک گروه خصوصی یا عمومی مانند یک کسب و کار، مدرسه، خیریه، اداره دولتی و غیره باشد که هدف و مقصد مشخصی دارد. عمدتاً سازمانها ثبت شده و تابع قوانین و مقررات مالیاتی موجود کشورها هستند.
فرد یا افرادی که سازمان (organization) را تأسیس می‌کنند، «بنیانگذار» یا «هم بنیانگذار» نامیده می‌شوند. بنیانگذاران مسئول اجرای رویه‌های قانونی، چشم‌انداز و مأموریت سازمان و همچنین ایجاد ساختار آن هستند. هر سازمانی، یک فرد یا یک گروه منسجم اصلی نیاز دارد که تصمیمات مهم را گرفته و تیم را راهنمایی کند تا مطمئن شود که همه در جهت اهداف یکسان تلاش می‌کنند. در همین جاست که موضوع «رهبری» یا «راهبری» مطرح می‌شود، کسی که مسئول اقدامات ذکر شده در بالا است. البته همانگونه که در درس مربوط به «رهبری چیست و چه وظایفی دارد؟» تفاوت رهبر با مدیر مطرح و شرح داده شده است.
انواع سازمان چیست؟
سازمانها در شکل‌ها و اندازه‌های مختلفی وجود دارند که هر کدام برای اهداف متفاوتی طراحی شده‌اند. در این درس به برخی از دسته‌بندی‌هایی که نحوه ساختار و عملکرد سازمانها را تعریف می‌کنند، اشاره خواهیم کرد.
سازمانهای انتفاعی
این گونه از سازمانها برای کسب سود ساخته شده اند و کسب درآمد، هدف اصلی آنها قرار دارد. این سازمانها می توانند متعلق به بخش خصوصی باشند، سهامی عام یا خاص یا محدود یا خصولتی باشند.
سازمانهای غیرانتفاعی
معمولاً فلسفه تاسیس این سازمانها، کمک به یک هدف یا جامعه یا بشریت است، نه برای کسب سود. این سازمانها تامین مالی خود را از محل کمک‌های سایرین بصورت وام یا کمک‌های بلاعوض تأمین می کنند. سازمانهای مردم‌نهاد (NGO) ، خیریه‌ها و سازمانهای مذهبی و … از این دسته هستند.
سازمانهای دولتی
این سازمانها، سازمان‌هایی هستند که مستقیماً توسط دولت ایجاد و حمایت می‌شوند تا خدمات عمومی ارائه دهند.
سازمانهای بین‌المللی
سازمانهای بین‌المللی، کشورها را برای مقابله با مسائل جهانی مانند صلح، سلامت و تجارت متحد می‌کنند. سازمان ملل متحد (UN) مطرح ترین این سازمانهاست. بانک جهانی ، صلیب سرخ و هلال احمر از این قبیل سازمانها هستند.
سازمان های غیر رسمی
بسیاری از سازمان ها (organization) هم سازمانهای غیر رسمی تننی هستند. گروه های بازی مافیا، باشگاه‌های سرگرمی، گروههای نقد فیلم و کتاب، پروه های شب شعر و همچنین گروههای بحث و گفتگو و کلیه گروههای اجتماعی که دوستان یا افرادی با علایق مشابه را به هم متصل می‌کنند، می توانند سازمان تلقی شوند.
سازمان چه مزایایی دارد؟
جوامع و همچنین کسب‌وکارها به سازمان‌هایی احتیاج دارند که روان و مؤثر و مفید عمل کنند. درک اهمیت این مهم کلید بهبود عملیات، افزایش بهره‌وری و افزایش حاشیه سود است. در این درس، به برخی از مزایای وجود سازمانها، اشاره خواهیم کرد.
استفاده صحیح تر از منابع
سازمانها با سپردن وظایف مناسب به افراد مناسب، اجتناب از کار تکراری و کاهش ضایعات، بهترین استفاده را از افراد و پول می‌کنند. این تقسیم‌بندی واضح وظایف، باعث صرفه‌جویی در زمان، هزینه و تلاش می‌شود و به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
تسهیل رشد اقتصادی
سازمانها موتورهای توسعه اقتصادی هستند. آنها بهترین محصولات و خدمات را برای جامعه تولید می‌کنند، برای مردم اشتغال ایجاد می‌کنند و بخشی از اقتصاد ملی و بین‌المللی هستند. این می‌تواند یک کسب‌وکار کوچک یا چندملیتی باشد، سازمانها برای ایجاد ثروت و توزیع منابع مهم هستند.
تقویت نوآوری
هر سازمانی در پی ارائه محصولات، طرح‌ها، فناوری‌ها و خدمات جدیدی است که کیفیت زندگی را بهبود بخشد. این نوآوری نه تنها به افزایش موفقیت سازمان کمک می‌کند، بلکه بر صنایع و شرکت‌های سراسر جهان نیز تأثیر می‌گذارد.
ثبات کسب و کار
یک سازمان با ایجاد سیستم‌ها و ساختارهای شفاف، ثبات ایجاد می‌کند. در نهایت، سردرگمی را کاهش می‌دهد و باعث می‌شود عملیات تجاری به راحتی اجرا شود. همچنین ارتباطات مؤثر، کار تیمی و رهبری خوب را تقویت می‌کند که همگی منجر به یک کسب‌وکار پایدارتر و پربارتر می‌شوند.
توسعه و پرورش فرهنگ
وجود سازمان به ایجاد فرهنگی قوی بر اساس ارزش‌ها و باورهای افرادش کمک می‌کند. این فرهنگ، تیم را متحد می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا به راحتی ارتباط برقرار کرده و همکاری کنند. این امر پایه و اساس خوبی برای کار تیمی ایجاد می‌کند و همه را متمرکز و به سمت اهداف و مقاصد کلیدی سازمان سوق می‌دهد.
همانطور که ملاحظه شد، مزایای وجود و تشکیل سازمانها، بسیار زیاد است و این سازمانها هستند که در معادلات امروزه، تعیین کننده بازی هستند. وجود سازمانها به کسب‌وکارها و جامعه کمک خواهد کرد تا از منابع خود نهایت استفاده را برده، نوآوری را برانگیخته و فرهنگ مفیدتری برای زندگی بهتر بشریت ایجاد کنند.
ویژگیهای سازمان چیست ؟
درک ویژگیهای کلیدی سازمان به آشکار شدن چگونگی عملکرد و دستیابی به اهداف آن کمک می‌کند. سازمانها دارای ویژگیهایی هستند که هر مجموعه ای که دارای این ویژگیها باشد، به نوعی سازمان محسوب می شود.
هدف و مقاصد روشن
هر سازمانی برای رسیدن به یک هدف یا ماموریت خاص تلاش می‌کند. این می‌تواند رشد مالی (در کسب‌وکارها) یا ارائه خدمات (خیریه‌ها یا سازمانهای دولتی) باشد. آنها برای رسیدن به اهداف روشن، چه کوتاه‌مدت و چه بلندمدت، تلاش می‌کنند که به آنها کمک می‌کند فعالیت‌های خود را بهتر برنامه‌ریزی کنند و تصمیمات خوبی نیز بگیرند.
سازگاری و نوآوری
سازمانها باید بتوانند خود را با عوامل محیطی داخلی و خارجی، مانند روندهای بازار، پیشرفت‌های تکنولوژیکی و الزامات نظارتی، وفق دهند.
تشویق خلاقیت و ایده‌های جدید به سازمانها کمک می‌کند تا مشکلات را حل کنند، از فرصت‌ها استفاده کنند و در رقابت باقی بمانند.
ساختار واضح
یک ساختار واضح، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و خطوط گزارش‌دهی را در یک سازمان مشخص می‌کند. این یک سلسله مراتب برای هدایت جریان اطلاعات و تصمیم‌گیری ایجاد می‌کند.
تقسیم و تفویض کار
در یک سازمان، کار به زیروظایف تقسیم می‌شود و سپس بر اساس توانایی‌های افراد، بین آنها توزیع می‌گردد. این امر باعث می‌شود که انجام کار آسان‌تر شود و کارمندان بتوانند کاری را که برای آن استخدام شده‌اند به بهترین شکل انجام دهند. بنابراین، کارمندان می‌توانند تخصصی‌تر شوند و بنابراین می‌توانند سریع‌تر و مؤثرتر کار کنند. با این حال، هماهنگی برای جلوگیری از پیچیدگی‌ها در انجام وظایف برای دستیابی به اهداف سازمانی مهم است.
تخصص
سازمانها با استفاده از مهارت‌های افراد برای دستیابی به نتایج عالی، به آنها کمک می‌کنند تا در حوزه‌های مربوطه خود رشد کنند. در نتیجه، کار را کارآمدتر می‌کند و به رشد کارکنان کمک می‌کند و به شرکتها اجازه می‌دهد تا از توانایی‌های خود بهترین بهره را ببرند.
مدیریت منابع
سازمانها برای دستیابی به اهداف خود از منابع مختلفی مانند پول، نیروی انسانی، ابزار و فناوری استفاده می‌کنند. این شامل منابع مالی برای عملیات و رشد، دارایی‌های فیزیکی مانند ماشین‌آلات و ابزارها و منابع فکری مانند دانش، اطلاعات و نوآوری می‌شود. برنامه‌ریزی، استفاده و بهبود صحیح این منابع به سازمانها کمک می‌کند تا به طور مؤثر کار کنند و رشد کنند.
گامهای اصلی فرآیند سازماندهی در سازمان چیست؟
فرایند سازماندهی سازمان شامل 5مرحله اصلی. مرحله اول تشکیل سازمان یا سازماندهی، «فرایند تعیین و طبقه بندی فعالیت های شرکت» است. مرحله دوم «گروه بندی فعالیت ها در بخش های قابل اجرا» است. مرحله سوم مرحله «واگذاری اختیارات و مسئولیت به مدیران بخشهای مختلف(فرایند تفویض) برای انجام وظایف محوله» است. مرحله چهارم «توسعه روابط بین لایه های مدیریتی» و نهایتاً مرحله پنجم «چارچوب بندی سیاست ها برای هماهنگی مناسب بین لایه های مدیریتی و ایجاد خطوط نظارتی خاص» است.
به عبارت دیگر، سازمان (organization) مجموعه ای «هدف‌مند» است که با برنامه‌ریزی مناسب و هماهنگی بین فعالیت‌ها، دستیابی به این اهداف را در «برنامه» دارد. سازمان براساس «اصل تقسیم کار» و رابطه «اقتدار-مسئولیت» بین اعضای آن بنا شده است.
انواع ساختار سازمانی چیست؟
سازمانها عموما دارای چند ساختار شناخته شده معمول هستند. در درس مربوط به «ساختار سازمانی چیست و انواع آن کدامند؟» به این ساختارها و انواع آن به شکل کامل و مبسوط اشاره شده و تمامی کاربردهای آنها مورد بررسی قرار گرفته است.
جمع بندی درس
در نهایت شناخت سازمانها، کمک خواهد نمود تا با وجود درک درست از ساختارها و فلسفه پیدایش سازمان، آنها را به درستی درک کنیم و توسعه بهتری در کسب و کار خود و نهایتاً جامعه داشته باشیم.
آکادمی عیب پوش، به سازمانهای ایرانی و بین المللی کمک خواهد نمود تا ساختارهای درست، مفید و طبقه بندی شده ای برای خود در نظر بگیرند و سازمان خود را به بهره وری بالاتری برسانند. با آموزش در این آکادمی در بخش «میز کار من» ، همه امکانات این آکادمی در دسترس ماست.
منابع:
