تفویض کار چیست؟

همه ما در مدیریت، موضوعات و واژگانی نظیر « تفویض کار» یا تفویض اختیار را شنیده ایم. هر مجموعه ای برای اینکه بتواند کار کند، نیازمند؛ «تقسیم وظایف» است زیرا «زمان» و «انرژی» و «منابع» تمامی انسانها و سازمانها، همواره محدود بوده، هست و خواهد بود.

در این درس از «عیب پوش»، در کنار هم مفهوم «تفویض کار را مورد بررسی قرار خواهیم داد، باهم همراه باشیم…

تفویض کار چیست؟

تفویض کار (Delegation of work) یا «کارسپاری»، به معنای «انتقال» کاری مشخص ئر چارچوبی تعیین شده و در زمانی معین به فرد یا افرادی غیر از خودمان است. هدف این است که کار مربوطه، با این تفویض یا «سپارش»، به نحوی سریعتر، دقیقتر و همچنین مؤثرتر صورت گیرد.

این موضوع باید بتواند تمرکز سازمان را بالا ببرد و آن را «سریعتر»، «چابکتر» و «کارآمدتر». هدف ما در نهایت از تفویض کار ، باید افزایش «کارایی» و «بهره وری» باشد.

تفاوت تفویض کار با تفویض اختیار چیست؟

مفاهیم تفویض کار (delegation of work) یا تفویض اختیار (Delegation of Authority) ، هر دو از مهمترین و اساسی ترین مفاهیم در حوزه مدیریت هستند. هر دو در لغت « تفویض » به معنای «واگذاری » هستند. بسیاری از اوقات این مفاهیم به جای یکدیگر به کار می روند که نه درست است و نه اشتباه. اما تفاوت این دو مفهوم که از نظر ساختار باهم تقریباً یکسان هستند، این است که در «تفویض اختیار»، ممکن است مسئولت و اختیاری جابجا شود اما کاری صورت نگیرد، اما در «تفویض کار»، دقیقاً یک کار برای انجام دادن واگذار می شود.

ضمن اینکه تفویض اختیار گسترده تر است و ممکن است مشمول موضوعاتی شود که هنوز انجام نشده اما در فرآیند تفویض کار، ما کار مشخصی را به فرد یا مجموعه ای می سپاریم.

بنابراین به بیان ساده؛ تفویض کار ساده تر و محدود تر است اما «بالفعل است». اما تفویض اختیار، گسترده تر است اما «بالقوه تر» است.

به هررو، «تفویض اختیار» نسبت به «تفویض کار» یا همان «کارسپاری» یا «واگذاری کار»، از تعریف و اختیارات ساده تری نسبت به تفویض اختیار برخوردار است. در کارسپاری فرد فقط برروی انجام وظایف محول شده متمرکز است و اختیار  تصمیم گیری در رابطه با چالش های پیش روی مسئله را ندارد.

تفویض اختیار چه کاربردی دارد؟

تفویض کار یا «کارسپاری»، منافع زیادی برای مدیران و کارکنان و به خصوص یک تیم یا سازمان دارد. انجام این فرآیند، موجب توانمندتر شدن کارکنان، بیشتر شدن اعتماد به نفس، احساس قدرت و ارزشمندی کارکنان و اعضای تیم شده و برای مدیران زمان و انرژی می سازد.

کارسپاری فرصتی بوجود می آورد که اعضای تیم، بتوانند صداقت و تعهدشان را نسبت به کار، مدیر، سازمان یا تیمشان به نمایش بگذارند. همچنین برای مدیران و کارفرمایان در چنین فرآیندی، امکان ایجاد می شود که مهارت های ارزیابی خود را بهبود دهند، حجم کاری خود را کاهش دهند و وقت و انرژی و «منابعشان» را روی مسایل مهمتری تمرکز بدهند. مواردی که در آن بتوانند به تخصص و دانششان را بکارگیرند.

آیا کارسپاری معایبی هم دارد؟

هر فرآیندی مزایا و معایبی دارد. اما باید ببینیم، آیا مزایای این فرآیند، از معایب آن بیشتر است یا خیر. اگر مزایای هر کاری بیشتر بود، باید آن را انجام دهیم. کارسپاری هم اگر بیش از حد و بدون چارچوب صورت گیرد، کنترل را تضعیف میکند و تصمیم گیری ها را دچار اختلال خواهد نمود. انتقال اختیار بیش از توان و تجربه هر فردی، احتمال خطا و ناهماهنگی را بیشتر خواهد کرد. با کارسپاری به فرد یا تیم ناشایسته، مسئولیت پذیری را کاهش مد دهد و دستیابی به اهداف سازمان با اشکال روبرو می کند.

انواع کارسپاری چیست؟

کارسپاری یا تفویض کار، فرایندی است که بر سه اصل انتقال اختیار  (قدرت  ) ، سپردن مسئولیت و پاسخ گویی استوار است و کار و موضوع انجام آن را واگذار می کند.

کارسپاری اداری

در این شکل از کارسپاری، انجام امور روزمره و اجرایی مانند امضاها، پیگیری پرونده ها و.. به فرد یا گروه دیگر واگذار می گردد.

کارسپاری موقت

در مواقع غیبت مدیر یا مسئول، اختیارات برای مدت محدودی به نیروی دیگر انتقال داده  می شود.

کارسپاری دائم

در این نوع کارسپاری، اختیارات تا زمانی که از سوی مدیر یا مسئول لغو نشود ادامه دارد.

کارسپاری رسمی

این شکل از کارسپاری، به شکل قانون و کتبی (حکم، ابلاغیه، دستور اداری) تخصیص اختیار  صورت می گیرد. این نوع تفویض اکثرا در سازمان های دولتی کاربرد دارد.

کارسپاری غیررسمی

این نوع کارسپاری به شکل شفاهی و بدون سند مکتوب اختیارات انتقال می گردد و معمولا در مسائل ساده و روزمره کاربرد دارد.

کارسپاری مشروط

در این نوع کارسپاری، بایستی فرد یا نهاد تفویض شده شرایط مشخصی را رعایت و یا داشته باشد تا از این اختیارات بهره مند شود.

مراحل کارسپاری چیست؟

کارسپاری فرآیندی ساختارمند است. فرآیندی که از شناسایی وظایف و انتخاب فرد مناسب آغاز می شود و تا امور تکمیلی ادامه پیدا می کند.

جمع بندی درس

هر «کارسپاری» یا «تفویض کار» یا «واگذاری کار»، زمانی نتیجه ای قابل قبول دارد که با دقت و مسئولیت پذیری و «منش انسانی» همراه باشد. استفاده از این فرآیند باید به شکلی صورت گیرد که هم به پیشرفت کار کمک کند و هم به نظم و چارچوب های موجود آسیبی وارد نکند.

انتظار می رود تصمیم ها با دقت و پاسخ گویی گرفته شوند و در صورت نیاز، گزارش روشنی از نحوه انجام امور ارائه شود. رعایت این موارد می تواند باعث اعتماد بیشتر، هماهنگی بهتر و نتیجه مطلوب تر در اجرای وظایف شود.

ما نمی توانیم همه کارها را خودمان انجام دهیم. برای انین کار نه «زمان» دارین و نه «انرژی» و نه «منابع» کافی. عاقلانه ترین راه، استفاده از دانش، تخصص و تجربه دیگران است. لازم نیست تمام راه ها را خودمان برویم و تمام آزمایشات جهان را انجام دهیم تا موفق شویم. شرکتهای موفق، زمان و منابع شان را روی موفقیت «متمرکز» کرده اند.

شرکتهای موفق، همه مشاورینی زبردست دارند. برای شرکتهای موفق، مشاوره نه تنها هزینه نیست، بلکه گونه ای «سرمایه گذاری پرسود» است. ما از خطاهای شرکتهای دیگر که مشاورین ما می گویند، درس میگیریم و خودمان دوباره برای انجام آن خطا، هزینه نمی پردازیم!

مشاورین و متخصصان عیب پوش ، امکان پیاده سازی مفید درست هر پروژه یا استراتژی را به ما می دهند. ضمن اینکه برای رسیدن ما به اهدافمان، استراتژی های مدرن و به روز به ما ارائه می کنند. برای تماس و دریافت مشاوره ، با شماره تلفن02128427338  تماس حاصل فرمایید. همچنین می توانیم درخواست خود را به ایمیل (info@eybpoosh.com ) ارسال نماییم. می توانیم بوسیله واتساپ یا تماس تلفنی با همراه مشاور آنلاین خودمان با شماره 09202057267 در تماس باشیم.

در تلفن همراه یا سیستمهای لپ تاپ و دسکتاب، امکان ثبت نام در عیب پوش، در سمت چپ بالای همین صفحه در دسترس ماست. در صورت تمایل، می توانیم با ثبت نام از میز کار خصوصی خود به همراه یادآوری درس های بازدید شده مان، استفاده کنیم.