همه ما در مدیریت، ممکن است با مواقعی مواجه شویم که مجبور باشیم تصمیم فوری (البته نه تکانشی) بگیریم، برنامه های فعلی روزانه را کنار بگذاریم و به سمت حل مشکلی فوری رهسپار شویم. این وضعیت آشنا نیست؟ شاید همه ما، بارها و بارها این موارد را تجربه کرده باشیم. اما چگونه مسئله ای پیش بینی نشده و ناگهانی، می تواند کل روز ما را مختل کند و فرصت فکر کردن به اهداف بلندمدت را از بین ببرد.
در این درس مهم، با هم بررسی می کنیم که این الگوی رفتاری چیست؟ چرا رخ می دهد؟ و چگونه می توانیم از آن رهایی یابیم؟. در آکادمی عیب پوش سعی خواهیم کرد تا گام به گام راهکارهایی عملی ارائه دهیم تا مدیران بتوانند از چرخه خسته کننده واکنش های لحظه ای خارج شوند و به سمت مدیریت اصولی، حرکت کنند.
مدیریت آتش نشانی یا مدیریت با رویکرد آتش نشانی چیست؟
مدیریت آتش نشانی (با مدیریت با رویکرد آتش نشانی)، رویکردی در مدیریت است که مدیران بیشتر «زمان» و «انرژی» خود را صرف حل مشکلات « فوری و بحرانی (مهم) » کنند. مدیران آتش نشات، به جای اینکه برنامه ها و « وظایف اصلی » روزانه (برنامه ریزی شده) خود را با «نظم » و «دیسیپلین » پیش ببرند، به حل مشکلات فورس ماژور، می پردازند.
در این رویکرد از مدیریت، هر روز با یک بحران جدید شروع می شود و مدیران مانند آتش نشانان، شیلنگ به دست به سمت آتش می دوند. این رویکرد واکنش گرا (Reactive) نامیده می شود و در مقابل مدیریت پیش کنش گرا (Proactive) قرار می گیرد.
ویژگی های اصلی مدیران آتش نشان چیست؟
در مدیریت آتش نشانی، مدیران احساس می کنند همیشه در حال دویدن هستند. آنها به تلفنهای فوری پاسخ می دهند، جلسات ناگهانی برگزار می کنند و مشکلات کارکنان را بصورت لحظه ای حل می نمایند. این وضعیت، موجب می شود برنامه ریزی بلندمدت فراموش شود و سازمان به جای پیشرفت، فقط در حال تلاش برای بقای خود باشد.
تفاوت مدیریت آتش نشانی با مدیریت اصولی چیست؟
مدیران اصولی و دانش مدار (شایسته)، مدیرانی هستند، که زمان خود را بیش از اینکه صرف انجام کارهای مهم و فوری کنند، صرف انجام کارهای «مهم و غیر فوری» می کنند. آنها پیشگیری را اولویت قرار می دهند و بحران ها را پیش بینی می نمایند. در مدیریت آتش نشانی، اما، همه چیز فوری به نظر می رسد و مدیران فرصت نمی یابند تا ریشه مشکلات را بررسی کنند.
نشانه های رایج مدیران آتش نشان
در بسیاری از شرکتهای داخلی، به وضوح مشاهده میکنیم که دائماً (به علل مختلف) جلسات منظم (و از قبل پیش بینی شده) ، با ظهور کارمندی با اضطراب و استرس یا خبری با تلفن، بسادگی لغو می شوند، گزارش ها با تأخیر تهیه می شوند و کارکنان احساس خستگی مداوم دارند. مدیران در این حالت، تبدیل به قهرمانان لحظه ای می شوند، اما سازمان آنها در بلندمدت آسیب می بیند.
چگونه مدیران به دام آتش می افتند؟
کسر بزرگی از مدیران کشور ما، اغلب به دام مدیریت آتش نشانی می افتند. این موضوع از عوامل مختلفی سرچشمه می گیرد. این دام، معمولاً بصورت تدریجی شکل می گیرد و مدیران ابتدا احساس هیجان می کنند، اما به مرور، خسته می شوند.
عدم برنامه ریزی دقیق
مشکل اصلی اینجاست که بسیاری از مدیران بدون «برنامه روزانه مشخص» وارد محل کار می شوند. آنها لیست وظایف مشخص و منظمی ندارند و به اولین مسئله ای که پیش می آید واکنش نشان می دهند. این نبود ساختار، زمینه ساز مدیریت آتش نشانی است.
نقش فرهنگ سازمانی
مخصوصاً در سازمان هایی که فرهنگ قهرمان پروری دارند، مدیریت آتش نشانی را بیشتر مشاهده می کنیم. کارکنان کسانی را تحسین می کنند که تا دیروقت کار می کنند و مشکلات را لحظه ای حل می نمایند. این فرهنگ، مدیران را تشویق می کند تا همیشه در حالت آماده باش بمانند.
فشارهای بیرونی و درونی
فشار مشتریان، رقبا و حتی انتظارات شخصی هم عوامل بسیار مؤثر است. مدیران می خواهند همه چیز را کنترل کنند و واگذاری کارها را سخت می پذیرند. این ویژگی شخصیتی، آنها را به سمت واکنش های تکانشی سوق می دهد.
چرخه معیوب استرس
استرس ، عاملی اساسی و قدرتمند است که مدیران را در این دام نگه می دارد. زمانیکه یک بحران حل می شود، مدیران احساس پیروزی می کنند و این حس، آنها را به تکرار این الگو ترغیب می نماید.
چه زمانی تصمیم بگیریم باید از آتش نشانی دست برداریم؟
اما آن لحظه نقطه عطف است، که مدیریت آتش نشانی دیگر هیجان آور نیست و به خستگی تبدیل می شود. مدیران باید نشانه ها را جدی بگیرند و تصمیم به تغییر بگیرند.
پیدایش علائم هشداردهنده
رفته رفته، اهداف بلندمدت سازمان محقق نمی شوند، می فهمیم که زمان تغییر فرا رسیده است. کارکنان ناراضی می شوند، بهره وری کاهش می یابد و مدیران شب ها خواب آرام ندارند.
تأثیر بر سلامت فردی
سلامت مدیران؛ باید همواره در اولویت قرار داشته باشد. زمانیکه استرس مداوم باعث مشکلات جسمی یا روانی می شود، باید فوراً از مدیریت آتش نشانی فاصله گرفت.
ارزیابی وضعیت فعلی
یکی از راهکارهای اساسی این است که مدیران یک هفته فعالیت های خود را ثبت کنند. آنها باید بینند چقدر زمان صرف کارهای فوری می شود و چقدر به کارهای مهم اختصاص می یابد. این ارزیابی، انگیزه تغییر ایجاد می کند.
لحظه تصمیم گیری
تصمیم؛ زمانی درست پرفته شده که مدیران بپذیرند مدیریت آتش نشانی، پایدار نیست. آنها باید تعهد دهند که به سمت پیشگیری حرکت کنند.
چگونه ماتریس آیزنهاور ما را نجات می دهد؟
ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)، ابزاری قدرتمند برای خروج از مدیریت آتش نشانی است. این ماتریس وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت دسته بندی می کند.
ساختار ماتریس آیزنهاور
چهار خانه در این ماتریس وجود دارد: مهم و فوری، مهم اما غیرفوری، فوری اما غیرمهم، و نه مهم و نه فوری.
خانه اول: کارهای مهم و فوری
امور این خانه را باید خود مدیران انجام دهند. آنها بحران های واقعی هستند که نیاز به اقدام فوری دارند.
خانه دوم: کارهای مهم اما غیرفوری
این بخش کلید پیشگیری است. مدیران برنامه ریزی می کنند، استراتژی تدوین می نمایند و توسعه فردی را دنبال می کنند. تمرکز بر این خانه، مدیریت آتش نشانی را کاهش می دهد.
خانه سوم و چهارم: واگذاری و حذف
ما کارهای فوری اما غیرمهم را واگذار می کنیم و کارهای بی اهمیت را حذف می نماییم. این اقدام، زمان مدیران را آزاد می کند.
کاربرد عملی ماتریس آیزنهاور چگونه است؟
هر صبح لیست وظایف را در ماتریس قرار می دهیم. مدیران به تدریج می بینند که کارهای خانه دوم افزایش می یابند و مدیریت آتش نشانی کمتر می شود.
رعایت دیسیپلین چه تاثیری در مدیریت دارد؟
دیسیپلین پایه اصلی مدیریت اصولی است. مدیران با دیسیپلین، برنامه های خود را اجرا می کنند و از واکنش های تکانشی دوری می نمایند.
ایجاد عادت های روزانه چه فایده ای دارد؟
مدیران باید تشویق شوند تا هر روز خود را با برنامه مشخص شروع کنند. آنها زمان هایی برای چک ایمیل تعیین می نمایند و جلسات را منظم برگزار می کنند.
تأثیر دیسیپلین بر تیم چیست؟
دیسیپلین مدیران، به تمام تیم منتقل می شود. کارکنان نیز منظم تر کار می کنند و مدیریت آتش نشانی در کل سازمان کاهش می یابد.
مقاوم شدن در برابر وسوسه ها
مدیران لازم است بصورت دائم و همواره، آموزش ببینند. ما در آکادمی عیب پوش، مدیران را آموزش می دهیم تا در برابر مسائل فوری، مقاومت کنند. آنها ابتدا بررسی می کنند آیا واقعاً فوری است یا خیر.
نتایج بلندمدت دیسیپلین چیست؟
با دیسیپلین مداوم، سازمان هایی پایدار و رو به رشد خواهیم داشت. مدیران، با دیسیپلین، آرامش بیشتری دارند و خلاقیت آنها افزایش می یابد.
راهکارهای عملی و اجرایی بازگشت به مدیریت اصولی چیست؟
بازگشت به مدیریت اصولی؛ با گام های عملی ممکن است. مدیران این راهکارها را باید مو به مو، اجرا کنند تا موفقیت حاصل شود.
گام اول: تحلیل ریشه ای مشکلات
مدیران بهتر است پسش از هر چیز، ریشه بحران های تکراری را پیدا کنند. ابزارهایی مانند پنج چرا مب تواند کمک بزرگی باشد. مدیران هوشمند، ابتدا ریشه مشکلات را پیدا می کنند.
گام دوم: واگذاری وظایف
واگذاری و تفویض اختیار، رویکردی کلیدی است. مدیران، می توانند امور مربوط به خانه سوم ماتریس آزنهاور را به تیم بسپارند و اعتمادسازی کنند.
گام سوم: تنظیم سیستم های هشدار زودرس
ما سیستم هایی طراحی می کنیم که مشکلات را پیش از بحرانی شدن شناسایی نمایند. گزارش های منظم و داشبوردهای مدیریتی کمک می کنند.
گام چهارم: آموزش و فرهنگ سازی
ما تیم ها و مدیران آنها را آموزش خواهیم داد تا خودشان مشکلات کوچک را حل کنند. این کار، بار مدیران را سبک خواهد کرد.
گام پنجم: پیگیری و ارزیابی
مشاورین آکادمی عیب پوش، پیشرفت مدیران را بصورت هفتگی ارزیابی می کنند. اینکار کمک خواهد کرد تا مدیران درصد زمان صرف شده در مدیریت آتش نشانی خودشان را کاهش دهند.
چگونه تهدیدهای بیرونی را به فرصت تبدیل کنیم؟
تهدیدهای بیرونی مانند تغییرات بازار یا مشکلات مشتریان، بخشی از ریشه های بروز مدیریت آتش نشانی است، اما می توانیم آنها را به فرصت تبدیل کنیم.
نگاه پیش کنش گرا به تهدیدها
به جای واکنش، باید پیش بینی کنیم. مدیران سناریوهای مختلف را بررسی نمایند و برنامه پشتیبان تهیه کنند.
استفاده از تهدید برای نوآوری
تهدیدها ، محرک نوآوری هستند. مشکل یکی ار مشتریان، می تواند به محصول جدید منجر شود.
همکاری با ذی نفعان خارجی
باید در مدیریت، روابط قوی با مشتریان و تأمین کنندگان برقرار کنیم. این روابط، مشکلات را زودتر آشکار کرده و فرصت همکاری ایجاد می کنند.
تبدیل بحران به برندینگ
ما در طول این سالها در مشاوره به شرکتهای مختلف، سازمان هایی را دیده ایم که از بحران ها درس می گیرند و داستان موفقیت خود را منتشر می کنند. این کار، اعتماد عمومی را افزایش می دهد.
جمع بندی درس
در این درس، مدیریت آتش نشانی را به عنوان الگویی واکنش گرا بررسی کردیم. این شیوه از مدیریت، مدیران را در چرخه ای از بحران های مداوم نگه می دارد. این شیوه، سازمان را از پیشرفت بازمی دارد و استرس زیادی ایجاد می کند. ما دیدیم که ریشه ها در نبود برنامه ریزی، فرهنگ قهرمان پروری و فشارهای درونی نهفته است.
ماتریس آیزنهاور ، ابزاری کلیدی است که وظایف را اولویت بندی می کند و تمرکز را به کارهای مهم اما غیرفوری منتقل می نماید. دیسیپلین روزانه، مدیران را از واکنش های تکانشی نجات می دهد و راهکارهای عملی مانند تحلیل ریشه ای و واگذاری، بازگشت به مدیریت اصولی را ممکن می سازد.
لازم است تا تهدیدهای بیرونی را نه تنها چالش، بلکه فرصت هایی برای نوآوری و رشد ببینیم. مدیران با نگاه پیش کنش گرا، این تهدیدها را به مزیت رقابتی تبدیل می کنند.
تغییر؛ نیاز به تعهد دارد. مدیران ابتدا نشانه ها را می پذیرند، سپس ابزارها را به کار می گیرند و در نهایت فرهنگ سازمان را تحول می بخشند.
خروج از مدیریت آتش نشانی، سازمان را به سمت پایداری و موفقیت واقعی هدایت می کند. مدیران آرامش بیشتری پیدا می کنند، تیم ها انگیزه می گیرند و نتایج بلندمدت بهبود می یابد.
