مفهوم بسیار پرکاربرد و بااهمیت تفویض کار (delegation of work) یا تفویض اختیار (Delegation of Authority) ، یکی از مهمترین و اساسیترین کارکردها یا مفاهیم در حوزه مدیریت است. لغت « تفویض » به معنای « واگذاری » است. این بدان معنی است که فردی، اختیار در یک اقدام یا یک تصمیم گیری را به فرد دیگری واگذار کند.
تفویض اختیار به چه معناست؟
فرایند تفویض، به معنای اختصاص دادن و انتقال مسئولیت یا قدرت(اختیار) به فردی دیگر، برای انجام کارها یا فعالیتهای مشخص است. معمولاً اختیار یا قدرت، از بالا به پایین یعنی از مدیر، به یک زیردست، منتقل میشود. تفویض، یکی از مفاهیم کلیدی مدیریت و رهبری است.
فردی که انجام کاری را به دیگری تفویض یا محول میکند، درباره پیامد و نتیجه کار محولشده، پاسخگو و مسئول خواهد بود. تفویض اختیار به فرد زیردست یا شخصی که در رده پایینتر از مدیر قرار دارد، قدرت تصمیمگیری میدهد و تصمیمگیری را از سطح سازمانی و مدیریتی، به سطحی پایینتر منتقل مینماید.
تفویض کارها چه تاثیری در یشرفت سازمان یا شرکت دارد؟
بیشترین دستاورد تفویض، ذخیره سازی «زمان» است. بیشتر تکنیکهای مدیریت زمان به نوعی به بحث واگذاری (Delegation) و تفویض اختیار اشاره میکنند و به آن توجه دارند. همانگونه که در درس”مدیریت زمان”، شرح داده شد، عموما کارها از نظر “اهمیت”، و “فوریت”، به چهار دسته تقسیم میشوند.
مطابق ماتریس آیزنهاور، مدیران لازم است تا امور غیرمهم اما فوری خود را در صورت امکان به دیگران واگذار کنند. یعنی طبق تکنیک GTD ، مدیران اموری را خود به انجام برسانند، که امکان تفویض آنها وجود نداشته باشد.
متضاد و مخالف تفویض اختیار، مدیریت مدیریت اختاپوسی(میکرو)، است. بهطور کلی، تفویض اختیار و قدرت تصمیمگیری، کار مفید و ارزشمندی است که میتواند در زمان و هزینه صرفهجویی کند. از سوی دیگر، تفویض اختیار نامناسب و نادرست، در هر دو طرف تفویض (مدیر و زیردست) به حس ناامیدی، ناکارآمدی، درماندگی و سردرگمی منجر میشود.
برخی از کارکنان ممکن است تفویض اختیار را نپسندند و آن را خستهکننده و سنگین بدانند. تفویض اختیار مؤثر، نیازمند انتخاب فرد مناسب برای انتقال اختیار و قدرت تصمیمگیری، اعتماد و باور به آن فرد و دیگر کارکنان، و نیز ارائه منابع و پشتیبانی لازم به فرد مورد نظر و کارکنان دیگر است.
چه اموری برای تفویض لازم است؟
تفویض اختیار و قدرت، واگذاری اختیار و قدرت تصمیمگیری به فردی در رده پایینتر سازمان است و برای انجام درست آن، لازم است اختیار، قدرت و کارهایی که واگذار خواهند شد، دقیقاً مشخص گردند؛ فرد، افراد یا بخشی که کار و مسئولیت را برعهده میگیرد، تعیین شود و نسبت به توجیه و تفهیم مسئولیت و الزام به پاسخگویی به فرد یا افراد مورد نظر، اقدام گردد.
مدیران مختلف، بسته به شخصیت و سلیقه خود، ممکن است به تفویض اختیار بسیار مایل باشند یا آن را اصلاً نپسندند یا در میانه این پیوستار (طیف) قرار گیرند. در برخی از موارد، در صورت عدم تمایل مدیر به تفویض اختیار، ممکن است سازمان دچار بحران گردد.
در فرایند تفویض، عموما “امور فوری و غیر مهم”، تفویض میشوند. البته این بدان معنی نیست که سایر امور قابل تفویض نیستند اما بصورت عموم، این امور بیشتر تفویض شده و موجب ایجاد زمان خالی برای مدیر و توانایی برای فرد تفویض شونده خواهد شد. این امور، همانگونه که از نامشان پیداست، فوریت دارند اما اهمیت آنها در درجه دوم قرار دارد.
در بسیاری از موارد اموری هستند که در لحظه برای ما رخ داده اند، اما انجام این امور لازم است اما در حال حاضر اهمیت کمتری داشته و توسط افراد دیگر نیز قابل انجام است. این امور، از اصلیترین دلایل برهمزدن برنامههای فردی یا سازمانی مدران است و ممکن است انها را به روزمرگی بکشانند. بهتر است این امور تفویض شوند تا اجازه تمرکز روی موضعات مهمتر برای مدیران ایجاد شود. عموماً این امور با استرس بالایی همراه هستند. البته این استرس بیدلیل، اما ناگزیر است.
برای پیشگیری از بروز مشكلات فرآيند تفويض چه باید کرد؟
همانگونه که شرح داده شد، برای جلوگيری از مشكلات فرآيند تفويض، لازم است تا ابتدا كارها را تجزيه و تحليل كرد و سپس تفويض نمود، بايد فرد مناسب براي تفويض اختيار را مشخص كرد، بايد افراد انتخابشده را توجيه كرد، و پس از تفويض كارها بر فرآيند تفويض اختيار نظارت داشت. در اینجا فرازهایی از کتاب را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
- در فرایند تفویض اختیار به نتیجه آن توجه کنید نه روش انجام آن.
- تفویض اختیار را به عنوان راهی برای پیشرفت مهارت های کارمندانتان از روی میل و علاقه در نظربگیرید.
- تقویض اختیار میزان اعتماد بین شما و کارمندانتان را بیشتر میکند.
- تفویض اختیار موثر به شما این اطمینان را می دهد که در شرکت شما افراد مناسب در سطوح مناسب مشغول به انجام وظیفه هستند ، این یعنی بهبود یافتن کارایی و بهره وری کل شرکت شما.
- تفویض اختیار ، بعضی از مدیران را نگران و مضطرب می کند تا مبادا مسئولیت ها و پست سازمانیشان را از دست بدهند ، گرچه در بلند مدت جایی برای چنین نگرانی های نخواهد بود.
- با تفکر در مورد کارهای واگذار شده قبلی، چیزهای زیادی می آموزید.
- یادگیری و پیشرفت کارکنان به همان اندازه رسیدن به موفقیت مهم است.
جمع بندی درس
مطالعه کتاب ارزشمند « تفویض کار » ، به کلیه فعالان در تمامی حوزه های مدیریتی و کارکنان سازمانها و کسب و کارهای متوسط و بزرگ توصیه میشود. این کتاب، کتابی فرارشتهای است و تقریبا تمام افراد، درگیر مسئله تفویض کار و اختیار هستند. مشاورین آکادمی عیب پوش نیز می توانند در این زمینه به مدیران مشاوره ارائه نمایند تا با کمترینن هزینه و مقاومت این فرایند در سازمان انجام شود. همین حالا با متخصصان ما تماس بگیرید و از مشاوره تلفنی رایگان آنها بهره مند شوید.
