اس اند او پی(S&OP)، یا جلسات برنامه ریزی عملیاتی فروش چیست؟
واژه اس.اند.او.پی(S&OP) مخفف عبارت (sales & operations planning) به معنای جلسات برنامه ریزی عملیات و فروش و یا برنامه ریزی عملیاتی فروش است.
برنامه‌ریزی عملیات و فروش یک فرایند داخلی در مدیریت فروش است که در دهه هشتاد میلادی توسط ریچارد لینگ پایه‌گذاری و معرفی شد. برنامه‌ریزی عملیات و فروش برنامه ای است که فرایندهای آینده برنامه و بودجه فروش، برنامه تولید، برنامه انبار، برنامه تحویل کالا، برنامه تولید محصول جدید و برنامه مالی نهایی را پیش‌بینی نموده و به‌روزسانی می‌کند. به عبارت دیگر این عبارت، فرایندی از تصمیم‌گیری داخلی سطح عالی سازمان است که ایجاد تعادل بین عرضه و تقاضا، هماهنگی و بودجه برنامه‌های عملیاتی و مالی و حجم و مقدار تولید و فروش را در آینده دور یا نزدیک تعیین می‌کند.
اس اند او پی (S&OP) چه کارایی دارد؟
فرایند، تنها یک مکانیزم نیست که به موجب آن پیش‌بینی تقاضا و فروش در سیستم برنامه‌ریزی شرکت قرار گیرد بلکه مجموعه‌ای از تصمیمات است که نهایتا خروجی آن دستیابی به تعادل در سیستم است. این فرایند همواره باید در راستای برنامه که کسب وکار کلی شرکت قرار داشته باشد و از آن تخطی نکند.
در بسیاری از سازمانها برنامه ریزی فروش و عملیات را فرایندی رسمی ارزیابی می‌کنند. فرایندی که متشکل از مجموعه‌ای از جلسات است که در آن داده‌ها را از بخشهای مختلف شرکت تجمیع و مورد بحث تبادل نظر قرار گرفته و نهایتا منجر به تصمیم گیری می‌گردد. هدف از توافق بین بخش های مختلف سازمان، رسیدن به تعادل مطلوب بین عرضه و تقاضا و نهایتا دستیابی به سودآوری است. لذا برنامه‌ریزی فروش و عملیات برای مدیریت ارشد سازمان ابزاری است به منظور حفظ تعادل فی مابین عرضه و تقاضا که از این طریق بتوان هزینه های سازمان را به حداقل ممکن کاهش داد. این فرایند منجر به بهبود سرمایه گذاری و ارائه خدمات بهتر به مشتریان خواهد گردید.
فازهای جلسات اس اند او پی (S&OP)
عموما برنامه ریزی فروش و عملیات شامل دو فاز مجزا است. فاز اول، طراحی فرآیند و فاز دوم، اداره آن فرایند. در مرحله طراحی، مسائل به لحاظ فنی مورد ارزیابی قرار گرفته و در مرحله اداره، از برنامه‌ریزی فروش و عملیات به عنوان یک فرایند مدیریت کسب و کار استفاده میشود.
برای توصیف بهتر این فرایند و فازهای آن، این فازها به 10 گام تقسیم شده که در بسیاری از سازمانها از جمله سازمانهای بزرگ ایرانی از آن استفاده میشود. گامهای 1تا5 زیر مجموعه‌ای از فاز طراحی و گامهای 6تا10مراحل اداره فرایند هستند. این گامها به ترتیب زیر هستند.
- گام اول _تصمیم به انجام
- گام دوم _تشکیل تیم
- گام سوم _آموزش اعضای تیم
- گام چهارم _ایجاد یک تقویم
- گام پنجم _طراحی فرایند
- گام ششم _برگزاری اولین جلسه تیم
- گام هفتم _بهبود فرایند
- گام هشتم _مستندسازی فرایند
- گام نهم _آموزش به کاربران(افرادی که باید از مستندات استفاده نمایند)
- گام دهم _ اتصال برنامه ریزی فروش و عملیات (S&OP) به مدیریت منابع سازمانی(ERP)
علی رغم اینکه نام این فرایند بیشتر اشاره به تلاقی فروش و عملیات دارد، نتیجه و خروجی واقعی آن باید متضمن نیل به اهداف مالی و فروش باشد. البته در بیساری از اوقات موضوع رسیدن به تعادل باعث میشود تا این برنامه ریزی همواره در راستای فروش بیشتر نباشد.
در بسیاری از موارد، شرکتها با توجه به همین تصمیمات اخذ شده در جلسات برنامه ریزی و فرش، تصمیم به حفظ موجودی و یا کاهش فروش می‌گیرند. به هررو، این فرایند در نهایت باید منطبق بر دوبرنامه مهم کسب و کار و برنامه مالی باشد. به همین خاطر در بسیاری از این تصمیمات مدیران مالی نیز حضور ویژه ای دارند و در فرایند برنامه ریزی و تصمیم گیری موثر هستند. البته فراموش نکنیم که یک سازمان یک کل منسجم است و اگر برنامه مالی بطور مستقل تدوین گردد، به تنهایی هیچ کارایی برای سازمان نخواهد داشت. درنهایت فرایند S&OP به دستیابی به برآوردها و برنامه های مالی کمک ویژه‌ای خواهد نمود.
چه مواردی در جلسات S&OP بررسی می شوند؟
معمولا بسته به نوع کسب و کار و روند سازمان سرفصلهای جلسات کمی متفاوت هستند اما به هررو جلسات برنامه ریزی عملیاتی فروش بصورت ماهانه برگزار شده و معمولاً در روزهای پایانی ماه و برای ماه بعدی هستند. این جلسات عموماً شامل سرفصلهای هستند.
- بررسی معموقات
- بررسی فروش
- بررسی نقدینیگ و روند وصول
- بررسی وضعیت بازار و رقبا
- گزارشات لکه گیری و پخش
- گزارش موجودی و برندها
- برنامه ریزی برای فروش ماه بعد و هدف گذاری
- کمپین نویسی
- پرموشن گذاری
