با پیشرفت تکنولوژی و اضافه شدن موبایل به زندگی روزمره ما، تماس با تلفن همراه کارکنان در سازمانها، تبدیل به امری عادی و روزمره شده است. این موضوع به‌قدری بدیهی و روزمره شده، که اگر برای مصاحبه به سازمانی مراجعه کنیم و عنوان کنیم که “تلفن همراه نداریم!”، یا باید تلفن همراه بخریم و یا شانس استخدام در آن سازمان را از دست خواهیم داد.
اما موضوع این مقاله، موضوعی بسیار شایع و استرس زا است که متاسفانه در سازمانهای ایرانی به وفور رخ می‌دهد. موضوعی که من آن را به عنوان ” سندروم تعطیلات”، نامیده‌ام. موضوع بسیار شایعی که ممکن است هرکدام از کارکنان سازمانها، یک یا چندین با آن را تجربه کرده باشند. برای روشن شدن بیشتر موضوع، تعدادی مثال را بررسی خواهیم کرد.
برای بسیاری از کارمندان سازمانهای دولتی یا خصوصی پیش آمده که مثلا در پایان وقت اداری و زمانیکه در حال آماده شدن برای رفتن به خانه هستند، با تماس مدیرشان مواجه شده اند و کاری را از آنها خواسته است.
روز تعطیل است و طبیعتا فرد مشغول انجام امور شخصی، استراحت یا حضور درکنار خانواده است و به تلفن همراه خود پاسخ نداده است. زمانی که تلفن را از حالت سایلنت خارج می‌کند و یا در صورت خاموش بودن آن را روشن می‌کند، با تعداد زیادی تماس بی‌پاسخ یا پیامک از دست رفته مواجه می‌شود. این تماسها از طرف مدیر وی است!. بدیهی است که در زمان مشاهده این تماسها اولین سوالی که به ذهن وی متبادر می‌شود این است که “چه اتفاقی افتاده است؟”، در این حالت بیشترین حجم استرس به فرد وارد شده و دچار تردید در تصمیم‌گیری خواهد شد. بعلاوه اینکه تا پایان روز، ذهن وی درگیر شده و لذت استراحت به استرس تماس، بدل خواهد شد.
همه شاغلین در سازمانها به این نکته واقفند که سازمانها در پنجشنبه‌ها یا تعطیل هستند ویا بصورت نیمه روز فعالیت می‌کنند، اما پنجشنبه بعدازظهر با تماس یا درخواست مدیرشان مواجه می‌شوند که مثلا فلان پروژه بسیار حیاتی است و باید شنبه اول وقت انجام شود. بدیهی است این موضوع در آن زمان قابل حل نیست و چه گفته شود و چه نشود، تاثیری در انجام آن کار ندارد و به هررو، باید شنبه انجام شود. اما باز مدیر این موضوع را در بدترین زمان و شکل ممکن، گوشزد می‌کند.
با یک جستجوی ساده اینترنتی، متوجه خواهیم شد که متاسفانه قانون تبیین شده و شفافی برای دفاع از افراد در مقابل این موضوع، وجود ندارد. حداقل قوانینی که وجود دارد قوانین “حقوق شهروندی”، است که آن هم شامل همه موارد نمی‌شود. این خلاء قانونی، متاسانه موجب سوءاستفاده مدیران شده و خصوصا این که این رفتار مدیران براستدلال قانونی سوار نیست و بیشتر بر مبنای نیاز کارکنان، رخ داده است.
اما سوال اساسی اینجاست که مدیران درواقع چرا این کار را انجام می‌دهند و چه نکته مدیریتی در پس این نوع برخوردهای استرس‌زا، نهفته است؟
در تمام این مثالها که تعداد آن بسیار بیشتر از این موارد است، مدیران از نوعی سندروم رنج می‌برند که من در اینجا آن را “سندروم تعطیلات”، می‌نامم. این سندروم به شدت آزار دهنده و استرس زاست. اما موضوع اینجاست که این افراد چرا به چنین سندرومی دچار هستند و دلیل این رفتار اساسا در کجاست؟
چند دلیل عمده موجب بروز این رفتار در مدیران است که در این مقاله به تعدادی از آنها اشاره خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که مدیرانی که این کار را انجام می‌دهند، دچار همه این اختلالات هستند. ممکن است به هردلیل مدیران به یک یا چند گونه از این اختلالات مبتلا باشند، اما بیشترین دلایلی که موجب این موضوع می‌شود، یکی از دلایل زیر است.
ایجاد درگیری ذهنی
اغلب مدیران در خواب و بیداری به موضوعات مختلف برای پیشبرد کارشان فکر می‌کنند. درگیری ذهنی موجب خواهدشد که مغز جدید انسان به شدت به تجزیه و تحلیل اطلاعات بپردازد و با توجه به اینکه در تعطیلات فرصتی برای حل موضوع نیست، این درگیری موجب ایجاد گره‌های ذهنی در ذهن مدیران شده و باتوجه به اینکه مغز قادر نیست چند مسئله را درجا حل کند، بهترین فکری که به‌ذهن مدیران می‌رسد، این است که این درگیری را انتقال دهند.
با منتقل شدن موضوع به مغز کارکنان، فرد گیرنده برای حل موضوع، به راه‌حل نیاز دارد و این راه‌حل صرفا در روزکاری بوجود خواهد آمد. بنابراین فرد خودبه خود منتظر آمدن روز شنبه خواهد نشست تا این دغدغه را برطرف کند. اما موضوعی که دراصل اتفاق افتاده این است که کارکنان بدون اینکه بدانند و بخواهند، برای بازگشت به محل کار، ساعت شماری کرده‌اند. این دقیقا همان چیزی است که مدیر، در ذهنش متصور است. نباید فراموش کنیم که مدل ذهنی کارکنان، هرگز شبیه مدیران نیست و نباید چنین باشد چون زاویه دید آنها متفاوت است.
بی نظمی
مدیران مانند سایر افراد، انسان هستند. تقریبا مدیری را پیدا نخواهیم کرد که معترف باشد؛ آدم بی‌نظمی است!. اما حقیقت این است که اکثر مدیران باتوجه به شرایط کاری و زندگی خود و مشغولیتهای فردی که دارند، اگر مدیریت زمان را نیاموخته باشند، تبدیل به انسانهای بی‌نظمی خواهند شد.
این بی‌نظمی، در آنها ایجاد استرس نموده و استرس مانع ایجاد تمرکز در آنها خواهد شد. آنها در ساعتهای پایانی کاری و یا روزهای تعطیل که مغز در حال استراحت است، کارهای ناتمام را بخاطر آورده و دچار اثر زایگارنیک می‌شوند(در مورد اثر زایگارنیک، در مقاله مربوط به آن توضیحات لازم به تفصیل ارائه شده است. به مدیان توصیه می‌شود که حتما این مقاله را مطالعه کنند). بنابراین ذهن آنها شروع به شلیک اطلاعات کارهای مانده و انجام نشده شده و آنها باتوجه به اینکه نمی‌توانند در آن ساعت کاری انجام دهند، ذهن خود را آرام می‌کنند و آن را روی فرد دیگری خراب می‌کنند.
این موضوع درست مثل این است که مثلا ما در طبقه بالای یک ساختمان ساکن باشیم و زباله های خود را به جای اینکه در سطل زباله سر کوچه تخلیه کنیم، در طبقه پایینتر بریزیم. در ظاهر، زباله از طبقه ما خارج و دفع شده و به طبقه پایینتر منتقل شده اما در واقعیت، زباله هنوز درون ساختمان است.
بی اهمیت بودن کارکنان
بسیاری از مدیران در روزهای عادی در دسترس نیستند و زمانیکه کارکنان به آنها نیاز دارند، پاسخگو نیستند. اما زمانیکه کارهای خود را انجام داده و در اوقات فراقت هستند، آن زمان به یاد کارکنان افتاده و به آنها پیام داده یا تماس می‌گیرند.
این موضوع تاثیر بسیار منفی برروی کارکنان خواهد داشت. آنها گمان می‌کنند که مدیران برای آنها اهمیتی قائل نیستند و اولویتهای دیگری پیش از آنها دارند. این احساس عدم اهمیت، موجب سمی شدن سازمان و افت انرژی در آن شده و کارکنان یا سازمان را ترک می‌کنند و یا اگر به اجبار بمانند، بی‌انرژی و بی‌تفاوت خواهند شد.
نتیجه این رفتار صرفا به زیان سازمان خواهد بود و کاهش فروش و سودآوری آن را در پی خواهد داشت. جایی که کارکنان حس کنند دیده نمی‌شوند و ارزش ندارند، نهایتا حس همکاری هم نخواهند داشت.
انتقال استرس
مدیران به ظاهر خود را با اعتماد به نفس نشان داده و اینگونه عنوان می‌کنند که نه تنها از پس تمام کارها به تنهایی برخواهند آمد، بلکه آنها را بهتر از کارکنان انجام می‌دهند. اما در حقیقت اینگونه نیست. شاید همه ما مدیرانی را مشاهده کرده باشیم که مثلا در یک موضوع خاص گفته”این موضوع را من در بیست دقیقه انجام می‌دهم و شما در سه روز!”، حقیقت اینجاست که ممکن است برخی از کارها درتوان مدیران باشد اما اگر آنها می‌توانستند همه این کارها را انجام دهند، اساسا چه نیازی به کارکنان دارند؟.
اگر به فرض مثال مدیری “سوپرمن”، وجود داشته باشدد و از پس همه کارها هم بربیاید، زمان انجام آن را ندارد. بدیهی است که مدیریت بدون کارکنان، هیچ معنایی ندارد. مدیران، قدرت خود را از کنارکنان و حکم مدیرتشان، می‌گیرند و بدیهی است که به خودی خود، توان انجام همه کارها در سازمان را ندارند.
مدیرانی که متعهد هستند، علیرغم تصور کارکنان، از تعطیلات لذت زیادی نمی‌برند بلکه همواره در استرس هفته آینده هستند.
آنها به شدت استرس دارند و این استرس تمام وجود آنها را احاطه نموده است. بنابراین اولین راهکاری که به ذهنشان می‌رسد، “انتقال این استرس”، به سایرین است. بنابراین با تعجبت حضار!، مشاهده می‌کنیم که برای انجام کاری که مثلا یکشنبه قرار است انجام شود، پنجشنبه بعدازظهر با کارکنان سازمان تماس می‌گیرند.
اغلب این تماسها یک کلمه کلیدی دارند؛ “فوری!!!”،. واقعیت اینجاست که در مدیریت زمان، موضوعی به عنوان “فوری”، به تنهایی وجود ندارد. همانگونه که در مقاله “مدیریت زمان” به تفصیل شرح داده شد، امور به چهار دسته “مهم و فوری”، ” مهم و غیر فوری”، ” غیرمهم و فوری” و “غیرمهم و غیر فوری”، تقسیم می‌شوند که هریک از این دسته‌ها، خصوصیات مربوطه به خود را دارند.
در حقیقت انجام این کار، تنها انتقال استرس است و کاری که در آن زمان امکان انجام ندارد، یادآوری آن بی‌دلیل است. اما مدیران به محلی برای تخلیه استرسان نیاز دارند و چه جایی بهتر از ذهن کارکنان!. اما درمقابل؛ این موضوع باعث عدم لذت کارکنان از تعطیلات شده و تعطیلات را با استرس کار به سربرده و ذهنشان توان استراحت پیدا نخواهد کرد. بنابراین شنبه هم در زمان حضور در شرکت بدون اینکه بدانند، بی حوصله و بی‌انرژی هستند!
القای مالکیت
متاسفانه بساری از مدیران داخلی، به شیوه اوایل قرن بیستم مدیریت می‌کنند. بارها برای کارکنان پیش آمده که در زمان تعطیلات مدیران با کارکنان(به بهانه‌های مختلف)، تماس می‌گیرند و به صورت غیرمستقیم به وی یادآوری می‌کنند که “حواست باشه اینجا رئیس کیه!”.
به واقع انسانها همه یکسان هستند. کسی را بر کسی برتری نیست. خداوند در سوره حجرات فرموده که ” ان اکرمکم عند الله اتقیکم ان الله علیم خبیر”. خداوند برای تمام انسانها به میزان برابر حق قائل است و این موضوع نشان می‌دهد که چه در مکتب فلاسفه و چه در مکاتب دینی، همیشه عنوان شده که “کسی را بر کسی برتری نیست!”.
اینن موضوع را در صحبت‌های مدیران ایرانی بسیار می‌شنویم که به عنوان مثال؛ “من شش روز اول عید، اولین نفر میام شرکت!”، اگر عاقلانه بنگریم، واقعا حضور در شرکت در اولین روزهای نوروز، بجز اینکه اثر بدی در ذهن کارکنان بگذارد، هیچ تاثیری در پیشرفت سازمان ندارد. اما موضوع اینجاست که “مدیران به اطاعت، اعتیاد دارند!”.
موضوع اینجاست که احتیاج، با اعتماد به نفس کارکنان سازمانها چنان کرده که “غم نان”، موجب شده که این کارکنان به جای اعتراض، اطاعت را پیشه کنند اما در درون هر روز تحلیل رفته و فقط روز خود را می‌گذرانند و به هیچ عنوان به پیشرفت سازمان فکر نمی‌کنند.
کاهش میزان اعتماد به نفس
زمانی که ما استراحت می‌کنیم، به علایق فردی و هنر می‌پردازیم، امور شخصی خود را انجام می‌دهیم، تفریح می‌کنیم یا در کنار خانواده مان هستیم، مغز ما درحال تخلیه موضوعات اضافی است و درحال باازسازی خود است. این موضوع موجب تقویت اعتماد به نفس انسان خواهد شد.
انتقال استرس موجب خواهد شد که مغز ما انرژیی که برای تخلیه خود و بازسازی نیاز دارد، صرف درگیری ذهنی کند. بسیاری از مدیران به این موضوع واقف نیستند اما به تجربه دریافته اند که ایجاد مشغولیت ذهنی موجب سوال شده و همواره اعتماد به نفس کارکنان را پایین آورده و کارکنان با اعتماد به نفس پایین، همواره مطیع‌ترند.
این موضوع را نباید فراموش کنیم که کارکنانی که اعتماد به نفس بالایی دارند، توان بازسازی و خلاقیت بیشتری دارند اما مدیران چون خود را بازسازی نمی‌کنند و توان خود را افزایش نمی‌دهند، مجبورا سعی خواهند کرد تا اعتماد به نفس کارکنان را را پایین نگاه دارند.
ترس از دست دادن
بسیاری از مدیران این وحشت را دارند که ممکن است یکی از کارکنان، ناگهان سازمان یا واحد آنها را ترک کنند و در آن بخش دچار مشکل شوند یا فرد مذکور را از دست بدهند. به همین دلیل همواره مایلند برروی تماسها، ارتباطات و خصوص فرد کنترل داشته و از کار وی سردرآورند. آنها از افزایش توانایی نیروهای خود واهمه دارند و نه تنها برای توانمندسازی آنها اقدام نمی‌کنند (دربسیاری از موارد، توانایی آن راهم ندارند)؛ بلکه از اینکه کارکنان شخصا هم به توسعه فردی خود بپردازند، واهمه دارند و از آن استقبال نمی‌کنند.
حداقل تصور آنها این است که دررصورت افزایش توانایی این فرد، قطعا سازمان یا بخش من را ترک خواهد کرد. بخش خطرناکتر این تفکر، این است که مدیران از اینکه کارمند مربوطه این موضوع را به بقیه کارکنان هم تسری داده و موجب ایجاد الگوی ناخوانا با الگوی اطاعت شود، هم واهمه دارند.
توهم خوشگذرانی
این بخش یکی از فانتزی ترین و جالب‌ترین توهم مدیران است. اغلب ما تصور می‌کنیم که مثلا اگر غروب جمعه برای ما غم‌انگیز و بی‌حوصله است، بقیه درحال تفریح و خوشگذرانی هستند. این ضرب المثل قدیمی طلایی که “مرغ همسایه غاز است!”، تقریبا برای همه ما صادق است. این موضوع در شبکه‌های اجتماعی کاملا مشهود است و افراد همواره در حال “بازی” کردن خوشبختی جلوی دوربین برای دیگران هستند!.
مدیران نیز از این موضوع مستثنی نیستند. آنها باوجود اینکه صرفا آموخته‌اند که “مدیران ابرانسان هستند”، باید اولا به کارکنان خود القا کنند که مثلا اگر جمعه آنها در کوچه‌های مجیدیه گذشته!، آخر هفته مدیران در پیست اسکی ایتالیا گذشته و با هواپیمای شخصی شنبه صبح به سرکار بازگشته‌اند!.
امروزه شبکه‌های اجتماعی به این موضوع(فخر فروشی)، بسیار دامن زده‌اند و البته آنها با بازی گرفتن انسانها به اهداف خود(جمع آوری اطلاعات دقیق آماری و تصویری)، دست می‌یابند.
متاسفانه بسیاری از مدیران ایرانی، از این سندروم رنج می‌برند. بجز مدیران؛ حتی بسیاری از افراد حتی در زندگی شخصی خود هم به این سندروم دچار هستند. بسیاری اوقات افراد این سندروم را با خانواده، همکاران و دوستان خود نیز منتقل می‌کنند.
این بیماری واقعا جدی، کشنده و آسیب‌زا است. نتایج منفی این رویکرد، برای فرد و سازمان مخرب است. البته باتوجه به میزان بالای خودخواهی مدیران، بدیهی است که این کار را ادامه می‌دهند، اما از عواقب وحشتناک آن بی‌اطلاع هستند.
یکی از دلایل بروز این سندروم، عدم وجود شایسته سالاری در سازمانهاست. مدیران بیشتر با رانت، روابط فردی و زمان، به پستهای مهم دست یافته‌اند و اغلب برای این منسب، شایستگی ندارند. حداقل زیان استفاده روابط خصوصا در سطوح مدیریتی، تولید “مدیران ناتوان” است.
مدیران امروزی دیگر “مدیر” نیستند و نقش “مربی” را برعهده دارند. اولین خصوصیت مربی؛ این است که در موضوعی که مربیگری می‌کند؛”متخصص”، است. چیزی که متاسفانه امروزه به هیچ عنوان وجود ندارد. مدیری که دانش مدیریت بداند، کسی را وادار به “اطاعت”، از خود نمی‌کند و بالعکس، اعضای تیم وی، با علاقه مندی قصد دارند کاری را انجام دهند که به اهداف جمعی برسند و مدیرشان را خوشحال کنند.
هدف من از نوشتن این مقاله، به هیچ عنوان توهین یا نامگذاری رفتار مدیران نیست. اما حقیقتا باید اعتراف کنم امروزه که سازمانها؛ نیروهای انسانی خود را “سرمایه‌های انسانی”، می‌نامند و آنها را تاحد زیادی تکریم می‌کنند. آنها ایمان دارند، سازمانی که بخواهد به سودآوری برسد، باید کارکنان خوشحال و راضی و آسوده خاطر داشته باشد. “جک ولش”، از بزرگان مدیریت معتقد است که “کارکنان به جای تنبیه باید تشویق شوند و تشویق باید؛ هم از جیب و هم از روح آنها سردرآورد”.
اگر مدیر سازمان یا واحدی هستیم، تمنا و خواهش من این است که با مشاورین مدیریت وروانشناسی صحبت کنیم و از وی کمک بخواهیم. همواره اجازه دهیم مشاوری از بیرون سازمان حرکات و رفتارهای ما را مشاهده کند و به ما مشورت بدهد. همه مدیران در سازمانها تاحدی دچار مایوپیا(نزدیک بینی بازاریابی)، هستند. اما آنها این رفتار را صرفا در بازاریابی ندارند و در مدیریت سازمان هم این مشکل را دارند. اگر کسی فکر کند که مشکلی ندارد، به هیچ عنوان به پزشک مراجعه نخواهد کرد!. بنابراین باور داشته باشیم که همه ما به مشاور نیاز داریم و این موضوع را جدی بگیریم.
هدف از نوشتن این مقاله آشنایی با مدلهای ذهنی مدیران و کارکنان است. اگر آشنایی با مدلهای ذهنی وجود داشته باشد، همذات پنداری در دوطرف در سازمان ساده‌تر شکل خواهد گرفت و سازمان های بهتر و شکوفاتری خواهیم داشت.
توصیه بنده پس از حدود بیست سال فعالیت در عرصه مدیریت و فروش، به مدیران و کارکنان سازمانها این است که اندکی آسوده باشیم و اجازه دهیم یک روز تلفن همراهمان، همراهمان نباشد و ما حداقل همراه خود و خانواده‌مان باشیم!. برای تماس و استرس و کار، همیشه وقت داریم!.
نوشته: فرامرز عیب پوش