مدیریت زمان

پیتردراکر معتقد است “زمان کمیباب ترین منبع است و تازمانیکه مدیریت نشود، هیچ چیز دیگری را نمی‌توان مدیریت کرد”. مدیریت زمان؛ موضوع بسیار مهمی است که افراد و سازمانها در تمام لحظات کار و زندگی خود درگیر آن هستند. درواقع همه انسانها در حال مدیریت زمان هستند؛ برخی با برنامه و برخی بدون برنامه.

اگر بخواهیم امور کاری و فردی را در یک دسته‌بندی خاص، طبقه‌بندی کنیم، می‌توان تمامی امور را دارای دو خصوصیت”اهمیت” و “فوریت”، دانست.

اگر بخواهیم فوریت امور را تعریف کنیم، می‌توان گفت امور “فوری”، اموری هستند که در لحظه اتفاق افتاده و زمان رسیدگی به آنها کوتاه است. این امور را، می‌توان با تعریف “امور پیش آمد”، نیز توصیف کرد. همچنین امور با اهمیت یا امور “مهم”، اموری هستند که انجام آنها کاملاً ضروری است و در صورت عدم انجام این امور، خسارت بسیار کلی یا زیرساختی به فرد یا سازمان وارد خواهد شد. در حقیقت امور با اهمیت؛ اموری هستند که چه “سریع” و یا چه به “آرامی”، باید یک روز انجام شوند و از انجام آنها گریزی نیست. فوریت امور، ارتباطی با اهمیت آنها ندارد.

امور مختلف کار و زندگی، با داشتن یا نداشتن هریک از این دو صفت اصلی، به یک دسته از دسته‌بندی امور، تعلق خواهند گرفت. با این وصف، کلیه امور، در چهار دسته‌ خاص از منظر ترکیب دو صفت “اهمیت” و “فوریت”، قرار خواهند گرفت. که در این مقاله، این چهار دسته را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

امور فوری و مهم(Emergency)

امور فوری و مهم(Emergency)، اموری هستند که هماگونه که از نامشان پیداست، باید درجا و بدون فوت وقت انجام شوند. این امور دارای هر دو صفت “فوریت” و “اهمیت”، هستند. برای هر سازمان و یا مدیری، دردوره های مختلف این امور پیش خواهند آمد و گریزی از آنها نیست. این امور مانند بیماری، تصادفات، مناسبتهای بسیار خاص، اتفاقات و بحرانها، عموما پیش بینی شده نیستند و نمی‌توان برای آنها برنامه مدونی تدوین نمود. بنابراین همه سازمانها یا مدیران، باید منتظر اتفاقات پیش بینی نشده و بسیار فوری باشند.

تبری از این امور، برای هیچ مدیر یا سازمانی امکان‌پذیر نیست. تنها راهی که برای مدیریت این امور وجود دارد این است که در زمان بروز چنین پدیده‌هایی، تنها بتوانند از این مرحله عبور کنند و آنها را انجام دهند.

اینکه فرد یا سازمانی بتواند پیش آمدن این امور را پیش‌بینی کند و یا از آن جلوگیری کند، تقریباً غیر ممکن است. اما نحوه مدیریت و برخورد فرد یا سازمان با این امور، میزان تسلط وی بر مدیریت زمان را مشخص نموده و قدرت او را در افزایش سطح بهره‌وری زمان و مدیریت آن، تعیین می‌کند.

این امور در زمان رخداد، همواره با استرس بسیار بالایی همراه هستند و افراد چه زمانی که امکان مدیریت آنها را داشته باشند و چه زمانی که در مقابل آنها بی‌دفاع باشند، به هر رو استرس بالایی را تجربه خواهد کرد.

امور فوری و غیرمهم(Urgent)

 در بسیاری از موارد اموری هستند که در لحظه برای ما رخ داده اند، اما انجام این امور برای ما به هیچ عنوان ضروری نیست و در صورتی که این امر انجام نشوند، اتفاق خاصی در زندگی ما نخواهد افتاد. این امور، از اصلی‌ترین دلایل برهم‌زدن برنامه‌های فردی یا سازمانی است. به عنوان مثال؛ تلفن‌ها یا تماس‌هایی غیر ضروری که در مواقع ضروری یا در مواقعی که مشغول انجام کاری خاص هستیم، بیشتر از زمانیکه برای صحبت کردن میگیرند، فکر ما را اشغال نموده و ما را از مسیر انجام آن کار مربوطه، منحرف می‌کنند.

یکی از مثال های بارز این موضوع، تماس های تلفنی دوستان و آشنایان است که ممکن است در هر ساعت یا زمانی اتفاق بیفتد. به همین دلیل است که افرادی که برنامه و زمان مشخص برای انجام کارهای خود دارند، عموما در هر ساعتی در دسترس نیستند و در زمان انجام کارها، بر روی آنها متمرکز هستند و اجازه نمی‌دهند تا دیگران برای سرگرمی یا پرکردن وقت یا رسیدن به اهداف غیر ضروری خود، اهداف آنها را از بین برده و اجازه تمرکز روی موضع را از آنها بگیرند.

هر فردی، تعداد زیادی مخاطب در تلفن همراه خود دارد اما نمی‌تواند در هر ساعتی از شبانه روز صبر کنند تا آنها  زمانی که آنها وقت خالی برای تماس با وی پیدا کردند، با او تماس بگیرند و برنامه‌های او را به هم بریزند. همه ما غالبا مشاهده کرده‌ایم که افراد عموما زمانی که با فردی تماس می‌گیرند و با عدم پاسخ وی مواجه می‌شوند، همواره به صورت کاملاً طلبکارانه از عدم پاسخگویی آن شخص ناراحت شده و خود را محق می‌دانند که تماس تلفنی آنها پاسخ داده شود.

به خصوص امروزه در شبکه‌های اجتماعی در ارسال پیام‌ها، این مورد را زیاد مشاهده می‌کنیم. زمانی که فرد پیامی را به دوست یا آشنایی یا همکار خود مخابره می‌کند، فارغ از اینکه زمان ارسال‌ها پیام برای گیرنده مناسب هست یا نه و یا گیرنده پیام در زمان ارسال پیام در چه شرایطی قرار دارد، توقع دارد که به سرعت پیام وی پاسخ داده شده و در صورتی که پیام بعدا پاسخ داده شود، در بهترین حالت با گوشه و کنایه و در صورتی که امکان برخورد به صورت جدی‌تر وجود را داشته باشد، در بسیاری از اوقات این شکایت مطرح می‌شود که شما باید پاسخگوی پیام من باشید!.

در صورتی که در واقع این حق برای هیچ انسانی وجود ندارد و بسیاری از کارفرمایان گمان می‌کنند که در هر ساعتی می‌توانند به کارمندان خود پیام داده و کارمندان موظف هستند تا پیام های آنها را پاسخ دهند. در صورتی که افراد در زمان های مشخص در سازمان‌ها کار می کنند و حتی در بسیاری اوقات حتی در زمان دورکاری نیز افراد باید فرصت استراحت کردن یا خوردن آشامیدن و یا استفاده از سرویس بهداشتی را داشته باشند. صرف اینکه ما به فردی حقوق می‌دهیم، دلیل براین این نیست که می‌توانیم در هر زمانی که خواستیم به وی پیام بدهیم و یا تماس بگیریم و او موظف است که همواره پاسخگوی ما باشد. این عادت بسیار غلطی است که مدیران خصوصاً در سازمان‌های کشور عزیزمان به این موضوع بسیار دچار هستند.

بنابراین، افراد برای رسیدگی به امور شخصی خود، مجبور به استفاده از راه‌های گوناگون شده و استفاده از شیوه دروغگویی را در پیش می‌گیرند. آنها به شیوه های مختلف اقدام به حذف آنتن گوشی یا در دسترس نبودن و یا موضوعات دیگر می‌کنند. در صورتی که آنها این حق را دارند که بدون این که گوشی خود را از دسترس خارج کنند، در زمانی که امکان پاسخگویی به تماس یا پیام مورد نظر را ندارند، و به هیچ عنوان به این پیام پاسخ ندهند. زیرا این موضوع، تنها موجب تخریب زمان و از میان رفتن تمرکز فرد خواهد شد.

عموماً این امور نیز مانند امور فوری و مهم(Emergency)، با استرس بالایی همراه هستند. البته این استرس بی‌دلیل، اما ناگزیر است.

امور غیر فوری و غیر مهم(Ordinary)

این امور، همانگونه که از نامشان پیداست، فوریت و اهمیتی برای انجام ندارند اما به هر روی، افراد یا سازمان ها این امور را به انجام می‌رساند. بهتر است که این امور در زمان فراغت یا در زمان‌هایی که امور مهمتری برای انجام وجود ندارد، انجام گیرد. بسیاری از کارهای فردی مانند مهمانی‌ها خوش و بش با دوستان، احوالپرسی، گردش، خرید و بسیاری از موارد دیگر در دسته این امور هستند. امور غیر فوری و غیر مهم، در صورت عدم انجام ضربه یا لطمه جدی به فرد یا سازمان وارد نمی‌کنند.

بنابراین می توان آنها را به تاخیر انداخت یا انجام نداد. انجام این امور تقریباً با سطح ناچیزی از استرس همراه هستند.

امور غیر فوری و مهم(important)

یکی از بهترین حالات در مدیریت، زمان حضور دائم و همواره مدیران در این دسته از امور است. اگر بخواهیم این امور را از منظر سودمندی فرد یا سازمان دسته‌بندی کنیم، باز امور غیر فوری مهم در اولویت قرار می‌گیرند. امور غیر فوری و مهم، اموری هستند که انجام آنها کاملاً واجب و حیاتی است اما برای انجام آنها فرصت و زمان کافی وجود دارد و می توان آن را در بازه های مشخصی به انجام رسانید. به عنوان مثال ورزش کردن، آموزش فنون و حرفه ها، درس خواندن و مطالعه و رعایت بهداشت  فردی، زندگی با خانواده از مصداق های بازر این امورهستند.

امور غیر فوری و مهم، با توجه به این که انجام آنها ضروری است، در صورتی که در زمان مشخص و در بازه زمانی موجود انجام نشوند، به امور فوری و مهم تبدیل شده که در این صورت باید به سرعت انجام شوند. به همین دلیل بزرگان مدیریت همواره توصیه می‌کنند که امور غیر فوری اما مهم را به صورت روزمره و همواره انجام برسانیم تا در آینده دور یا نزدیک، تبدیل به امور فوری و مهم نشوند. تبدیل این امور به “امور مهم و فوری”، زمان و برنامه‌های فردی یا سازمانی را از بین خواهند برد و منابع را تخلیه می‌کنند.

به عنوان مثال، رسیدگی به بهداشت فردی و ورزش، امری بدیهی است ورزش، می‌تواند به صورت روزانه و روزمره انجام شود و ضرورتی و فوریتی برای انجام آن در ساعت خاص وجود ندارد. اما با گذشت زمان، اگر ورزش به عنوان امری مهم و جدی گرفته نشود، عوارض عدم انجام آن موجب خواهد شد تا بدن فرد به انواع مرض و بیماری ها مبتلا شود و در آن زمان فرد مجبور خواهد بود که خود را به صورت فوری و مهم درمان کند بنابراین عدم انجام یک کار مهم سبب شده که کارم همه غیرفوری سبب شده که فرد با گذشت زمان مجبور به انجام کاری فوری و مهم شود.

عادت های فردی و سازمانی و فرهنگ سازمانی در انجام امور فوری و غیر مهم فوری و مهم بسیار تاثیرگذار هستند. در صورتی که عادت‌های فردی یا سازمانی به طور درست برنامه‌ریزی شده باشند، پس از گذشت مدت کوتاهی این عادت ها به یک باور و عادت تبدیل شده و فرد و سازمان امور مهم را به صورت روتین و دائمی به انجام رسانیده و نیازی نیست و این امر تبدیل به امور مهم و فوری شوند. بنابراین عادت های فردی و سازمانی در انجام امور غیر فوری و مهم بسیار تاثیرگذار و کارساز هستند.

مدیریت زمان به‌ظاهر موضوع پیچیده‌ای نیست، اما برای اجرا و انجام درست مدیریت زمان، مهمترین عاملی که نیاز خواهد بود، خود موضوع “زمان”، است. در واقع اگر ما بخواهیم مدیریت زمان را به صورت درست به انجام برسانیم، باید هر کاری را بسته به فوریت و اهمیت آن، در زمان درست انجام دهیم. به عبارت دیگر؛ مدیریت زمان، یعنی انجام دسته‌بندی کارها در طبقه درست. در صورتی که هر فرد یا سازمانی، بتواند زمان را به صورت درست مدیریت کند، خواهد توانست تا هر سازمانی را در هر ابعادی، به درستی مدیریت کند.

نوشته: فرامرز عیب پوش

ارزش پیشنهادی مشتری(CVP)، چیست؟

ارزش پیشنهادی(CVP)، مخفف واژه (Customer Value Proposition)، یکی از مراحل اغنای مشتری در بازاریابی به واسطه خلق ارزش است. همانگونه که وارن بافت معتقد است, قیمت چیزی است که مشتری پرداخت می کند و ارزش, چیزی است که دریافت می کند”. این موضوع بدان معنی است که در ظاهر مشتری برای کالا یا خمات پول پرداخت نموده اما در حقیقت، وی برای دریافت ارزشی ذاتی دریافت نکند، خرید وی موقت بوده و به سمت برند یا خدمات دیگری متمایل خواهد شد.

درواقع ارزش مهمترین موضوعی است که بازاریابی و برندینگ بر اساس آنها، درست کار می کنند. در خصوص خلق ارزش در مقاله های مربوط به برند سازی و مقاله “ارزش چیست؟”، به تفصیل شرح داده شده است.

این ارزش پیشنهادی(Marketing Offer)، است که بواسطه مارکتینگ به کلیه مشتریان بالقوه و بالفعل یک برند یا خدمات داده می‌شود.

این موضوع با پیشنهاد ویژه فروش(Unique Selling Proposition)، متفاوت است که در مقاله مربوط به خود بطور مفصل شرح داده شد.

اما ارزش پیشنهادی(Customer Value Proposition)، درخصوص خلق یک مزیت است. به عبارت دیگر این ارزش شامل مجموع مزایایی است که برند یا خدمات به مشتری خود وعده آن را می‌دهد. مشتی در مقابل پرداخت پول، کالا یا خداتی را به همراه یک ارزش دریافت خواهد کرد.

این موضوع برای اولین بار توسط ری کردوپلسکی در دهه ۱۹۸۰ معرفی شد. کردوپلسکی و در کتاب خود با نام “مدیریت ارزش”، این موضوع را بصورت فنی و جدی به بحث گذاشت. مطابق تعریف کردوپلکسی، ارزش پیشنهادی نوعی بیانیه کسب و کار یا بازاریابی است که توصیف می‌کند که چرا یک مشتری باید محصولی را خریداری کند یا از خدماتی خاص استفاده کند. این بیانیه به طور خاص مشتریان بالقوه را هدف می‌گیرد.

در بیانیه ارزش، به وضوح تعریف می‌کند که برای متقاعد کردن مشتریان، چه ارزشی طراحی شده است. به عبارت دیگر ارزش پیشنهادی موضوعی است که به محصول یا خدمات، ارزش بیشتری اضافه خواهد کرد یا مشکلی را بهتر از دیگران حل خواهد کرد.

این که مشتری در قبال پرداخت پول کالا یا خدماتی دریافت کند، موضوع جدیدی نیست. موضوعی که امروزه موجب می‌شود تا محصول یا خدماتی انتخاب شود، میزان ارزشی است که برای مشتری ایجاد می‌کند.

در مبحث فروش و گامهای ویزیت(گامهای فروش)، نیز زمانی که مشخصات محصول و منافع آن برای مشتری تشریح می‌شود، لازم است تا ارزش ایجاد شه نیز برای مشتری تبیین شود. در غیراینصورت پروسه فروش تکمیل نخواهد شد.

نوشته: فرامرز عیب‌پوش

هنر تفکر

کتاب هنر تفکر، یکی از بهترین کتابها در زمینه مدیریت و خصوصا مدیریت فردی است. این کتاب نوشته ایمی ویتاکر به ترجمه حسین صفرزاده و محمد مرندی به تازگی در انتشارات مهربان به چاپ رسیده است. این کتاب در میان کتابهای مدیریت فردی، یکی از قویترین و بهترین مراجع است.

این کتاب درباره موفقیت و تفکر و مراقبت از نفوذ فکرهای مبهم، مغشوش، نامشخص و نامفهوم نیست.این کتاب درباره استراتژی فردی برای رسیدن به آنچه می‌خواهیم و قصد داریم به آن برسیم است. این کتاب به طرز شگفت انگیزی موجب خواهد شد تا تفکرات ما را شکل دهد و ما را به سمت موفقیت سوق دهد. این کتاب درواقع نحوه درست اندیشیدن استراتژیک را آموزش خواهد داد.

اگر دوست داریم فرد موفق باشیم و کاری چشمگیر و درآمدزا برای خود ایجاد کنیم نیاز داریم از نقطۀ الف که جایگاه فعلی ما در زندگی و دنیاست به نقطۀ ب که توسط خود ما خلق می‌شود برویم. نقطۀ ب آرزو و هدف ماست. اگر می‌خواهیم نقطۀ ب را در جهان ایجاد کنیم باید بستر آن را هم فراهم کنیم. اول باید این تغییرات را در تفکر خودمان ایجاد کنیم و بعد جهان را پذیرای اثر و خلاقیت خود قرار دهیم. کتاب هنر تفکر با مهارت‌هایی که قدم به قدم در فصول کتاب توضیح داده است ظرفیت وجودی ما برای ایجاد نقطۀ ب را بالا می­برد. همینطور مرحله به مرحله ما را از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب هدایت می‌کند.

فرق است بین انجام دادن کاری و خوب انجام دادن آن. برخی مهارت ها را می‌توان به تجربه و با تمرین های شخصی کسب کرد. مانند یادگیری دوچرخه سواری یا رانندگی. اما بعضی مهارت ها هم مستلزم آموزش نظام‌مند و تمرین جامع است. یادگیری تفکر انتقادی از این دست است. نه تنها کنه شخصیت ما را دگرگون می‌کند، بلکه رسما بر تمام اعمال ما اثر می‌گذارد. اگر دچار عادت‌های بد فکری باشیم. در هر زمینه‌ای که مستلزم تفکر باشد ضعیف عمل می‌کنیم و این عملا یعنی در تمام زمینه‌ها. چون هیچ عمل انسانی نیست که تفکر در آن مطرح نباشد.

درک عمیق تفکر انسان مستلزم این است که یاد بگیریم در حوزه های گوناگون انواع تفکر را مشاهده، نظارت، تحلیل، ارزیابی، و بازسازی کنیم و این کار تنها در صورتی شدنی است که آن را در همه حال و تا آخر عمر جدی بگیریم. مستلزم شکل گیری عادت های مهم فکری است. بر نحوه ی تفکر، احساس و عمل ما اثر می گذارد. تعهد و پشتکار و صداقت می خواهد.

این کتاب در حکم تفهیم استراتژی تفکر و مدیریت تفکر فردی است که در برنامه‌ریزی و تمرین برای رسیدن به اهداف؛ موضوعی حیاتی است.

در حقیقت هیچ رشد فکری صورت نمی‌پذیرد، مگر آن را جدی بگیریم و برای آن برنامه داشته باشیم. مطالعه این کتاب نه تنها به مدیران و کارآفرینان و فعالان حوزه مارکتینگ و فروش توصیه می‌شود، بلکه به همه افراد نیز خواندن این کتاب توصیه می‌شود. تفکر موضوعی نیست که به قشر خاصی تعلق دادشته باشد.

۱۰ تغییر درذهنیت و زندگی شغلی شادتر

همه ما به دنبال شادی در زندگی هستیم. بخش اعظمی از زندگی ما در محیط کار ما می‌گذرد. ما در برخی اوقات زمان بیشتری نسبت به خانه را در محیط کارمان صرف می‌کنیم، بنابراین تغییر ذهنیت برای اینکه این فضای کاری اولا قابل تحمل شده و ثانیا دوست داشتنی شود، لازم است. در این مقاله به ۱۰ تغییر ساده در ذهنیت که می‌توان بوسیله آنها زندگی شغلی شادتری را تجربه کرد، اشاره خواهیم کرد.

اشتباهات خود را بزرگ نکنیم

اگر از شتباهاتمان درس نگیریم، به‌سادگی برایتان عادی می‌شوند و ممکن است دوباره و دوباره به دام اشتباهات مشابهی بیفتیم. بنابراین بهتر است یک اشتباه را دوبار تکرار نکنیم و از اشتباهات خود درس بگیریم.

مبتکر باشیم

به‌جای انتظار اینکه منتظر باشیم که به ما فرصت دیگری داده شود، مبتکر باشیم و فرصت‌هایی را جست‌جو کنیم که ما را هیجان‌زده کنند. ابتکار عمل در همه سازمانها ستودنی است. به شرط اینکه منطقی، قابل انجام، مفید، به صرفه و سودمند باشد.

با همه کار کنیم

اگر این نگرش را در خود تثبیت کنیم که “من می‌توانم با همه همکاری کنم”، دیگر برای ما فرقی نخواهد کرد که با کدام یک از همکارانمان کار میکنیم. هدف ما پیشرفت مجموعه است، بنابراین اگر با همه همکاری کنیم، به نفع مجموعه خواهد بود.

همه موفقیت‌ها را جشن بگیریم

به‌جای آنکه منتظر شویم تا به موفقیت‌های بزرگ برسیم و جشن‌ بگیریم، برای پیروزی‌های کوچک هم جشن بگیریم . موفقیت های کوچک، پیش زمینه موفقیت های بزرگ هستند. بنابراین اگر همه موفقیت‌ها را ارزشمند شمرده و آنها را جشن بگیریم، آماده پذیرش موفقیت‌های بزرگ خواهیم بود.

یاد بگیریم عاشق بازخورد باشیم

اگر ترس از دریافت بازخورد، در محل کار شادی را از ما می‌گیرد، می‌توانیم ذهنیت خود را از «اضطراب» به «قدردانی» تغییر دهیم. بازخوردها نمایانگر میزان موفقیت و شکست ما هستند و در هر دوصورت برای ما مفید هستند.

چالش‌ها را بپذیریم

بازکردن آغوش به سوی چالش‌ها یک تغییر جذاب در ذهنیت است که با یادگیری نیز همراه خواهد بود. هر چالشی ممکن است روزی پس از حل شدن به دستوری کاری تبدیل شود. بنابراین از چالشها استقبال کنیم.

برای یادگیری کار کنیم، نه کسب درآمد

همواره بهتراست به بقیه کمک کنیم تا سطح یادگیری خود را بهبود ببخشند. همچنین به‌جای اینکه از خود بپرسیم؛ “چقدر می‌توانم درآمد کسب کنم” و یا ” این موضوع چه نفعی برای من دارد؟”، از خود بپرسیم که “چقدر می‌توانم یاد بگیرم؟”.

بیهوده با دیگران رقابت نکنیم

از نظر علمی اثبات شده است که مردم به‌طور طبیعی، وقتی خود را با دیگران مقایسه می‌کنند، در حال قضاوت‌کردن خودشان هستند. به این پدیده، «تئوری مقایسه اجتماعی» می‌گویند.

قدردان باشیم

هنگامی که افزایش دستمزد، ارتقاء جدید یا یک فرصت هیجان‌انگیزی دریافت کردیم، می‌توانیم از شغل خود سپا‌سگزار باشیم. چون این موضوع توسط شغل ما ایجاد شده و مستحق قدردانی است.

چراهای خود را از یاد نبریم

با ارتباط با «چرا»ی خود، انگیزه ‌تان را زنده نگه‌ دارید.

نوشته: فرامرز عیب پوش

مصاحبه خروج از خدمت چیست؟

تقریبا همه با مصاحبه شغلی آشنا هستند. این مصاحبه، مصاحبه‌ای است که قبل از استخدام از کارکنان متقاضی شغل به عمل می‌اند. اما مصاحبه دیگری نیز وجود دارد که اهمیت آن کمتر از مصحبه استخدامی نیست. به این مصاحبه، مصاحبه خروخ از خدمت، می‌گویند. اکثر افرادی که در شرکتهای بین المللی، تجربه استعفا دادن از کار خود دارند، احتمالا با مصاحبه خروج از خدمت، آشنا هستند. البته متاسفانه این موضوع هنوز در اکثر شرکتهای ایرانی رواج ندارد و کارکنان با این موضوع آشنایی چندانی ندارند. تقریبا در تمام سازمانها(فارغ از اندازه آنها)، کارکنان برای قطع همکاری با یک شرکت، لازم است در یک جلسه مصاحبه شرکت کنند. قطعا شرکت در جلسه مصاحبه خروج میتواند برای کارکنان استرس زا یا ناراحت کننده باشد. اما گاهی هم ممکن است برایتان فرصتی باشد تا گله و شکایت خود را بی پروا بیان کنند

متاسفانه در کشورما، بسیاری از مدیران منابع انسانی اهمیت این مصاحبه را نمی‌دانند، اما اجرای آن می‌تواند در پیشرفت آتی شرکت و همچنین برطرف کردن نقاط ضعف آن کمک فراوانی کند. در این مقاله، سوالات اصلی که لازم است در مصاحبه خروج پرسیده شود، بیان شده تا اگر هریک از ما قصد خروج از سازمان را داشتیم و یا مدیر سازمانی بودیم که یکی از کاکنان آن قصد خروج دارد، باسوالاتی که باید پرسیده شوند، آشنایی داشته باشیم.

چرا کارکنان قصد ترک سازمان را دارند؟

این سوال اولین و اساسی ترین سوالی است که باید از کارکنان درحال استعفا، پرسیده شود. ماهیت این سوال به‌گونه‌ای است که باید دارای پاسخی درخور باشد. مدیر مربوطه با طرح این موضوع می‌خواهد دلیل اصلی استعفای کارکنان را بداند. ممکن است کارکنان به خاطر مشاجره‌ای که با همکار یا مدیر خود داشته اند، تصمیم به ترک کار گرفته باشند. دانستن دلیل اصلی کارکنان برای استعفا، به مدیران کمک می‌کند اگر مشکل ساختاری یا اساسی در شرکت وجود دارد، آن را شناسایی و در رفع آن کوشش کنند. گاهی اوقات مشکلات آنقدر کوچک هستند که وجود آنها تاثیرات منفی برسازمان دارد اما رفع آنها بسیار ساده است.

آیا تصمیم کارکنان برای خروج از سازمان قطعی است؟

به هرصورت خروج کارکنان از سازمان برای سازمان هزینه در بردارد، بنابراین عموما مدیر منابع انسانی در جلسه مصاحبه خروج، سعی خواهد کرد تا کارکنان را از رفتن منصرف کند. در اینجا کارکنان باند دلایل منطقی خود را برای تصمیمی که گرفته اند بیان کنند. ممکن است راهکاری برای رفع آن وجود داشته باشد و کارکنان بتوانند شانس خود را دوباره برای حضور در سازمان امتحان کنند.

البته لازم است که کارکنان نیز با مدیرمنابع انسانی صادق باشند و دلایل خود را به طور واضح بیان کنند. اما مواظب باشند، پل های پشت سر خود را خراب نکنند.

رابطه کارکنان با مدیران چگونه بوده؟

کارکنان می‌توانند با ارائه پاسخهای صادقانه و ارائه پیشنهادات و انتقادات سازنده، به مدیر منابع انسانی کمک کنند تا بتواند ضعف ها و ویژگیهای مدیران سازمان را بهتر شناسایی کند. این کار به سازمان کمک خواهد کرد تا در جذب نیروی جدید، دقت بیشتری داشته باشد. هر چند در پاسخ به این سوال کارکنان می‌توانند، تمامی نقاط ضعف مدیران را برجسته کنند اما به هررو صحبتهای کارکنان به مدیران منتقل خواهد شد. بنابراین بهتر است افراد با صداقت صحبتهای خود را بیان کنند و اگر تردیدی در بیان برخی از صحبتها دارند، آنها را بازگو نکنند.

بیشترین جذابیت شغل کارکنان در سازمان بعدی، چیست؟

مدیر منابع انسانی همیشه مشتاق است تا بداند رقبا چه چیزی را به کارکنان خود عرضه می‌کنند و افراد با چه انگیزه ای، جذب کار جدید می‌شوند. ممکن است پیشنهاد حقوق بهتر و یا ساعت کاری منعطف مهمترین دلایل برای پذیرش شغل جدید باشد. با دانستن این موارد، مدیر منابع انسانی خواهد توانست فاکتورهای جذاب برای استخدام نیروی جدید را شناسایی و در آینده از آنها استفاده کند.

کارکنان چه چیزی را در شغل خود دوست داشتند؟

هر چند اصولا در مصاحبه خروج، سوالات بیشتر جنبه منفی و بازدارنده دارند، اما طرح سوالات مثبت هم به همان اندازه مهم است. اینکه کارکنان با چه انگیزه ای هر روز در محل کار حاضر شده اند و عوامل شادی بخش در هنگام کار برای کارکنان چه چیزهایی بوده، بسیار مهم است. این دانش، به مدیر منابع انسانی کمک خواهد کرد تا در تقویت نقاط قوت سازمان کوشش کند و از آنها به عنوان مزیت‌های سازمان در جذب نیروی جدید نام ببرد.

کارکنان چه چیزی را در شغل خود دوست نداشتند؟

پس از دانستن نقاط قوت سازمان، نیاز است تا نقاطی که موجب رنجش کارکنان شده و یا آن را دوست نداشتند، مشخص شود. هر آنچه باعث رنجش، ناخشنودی و حس بد در کارکنان شده لازم است تا بازگو شود. کارکنان با اینکار هم صحبتهای ناگفته خود را بازگو می‌کنند و از شر آن خلاص می‌شوند و هم به مدیران کمک می‌کنند تا به طور شفاف از موارد منفی در کار کارکنان مطلع شود. این دانش، به مدیر منابع انسانی کمک خواهد کرد تا در تقویت نقاط ضعف سازمان کوشش کند و حتی پس از رفع این نقاط ضعف، از آنها به عنوان مزیت‌های سازمان در جذب نیروی جدید نام ببرد.

نیروی جایگزین کارکنان چه ویژگیها و مهارتهایی لازم است داشته باشد؟

هیچ کسی بهتر از خود کارکنان نمی‌تواند شرح شغلی و ویژگیهای لازم برای احراز آن را بازگو کنند. کارکنان روزها، ماهها و سالها در یک موقعیت شغلی مشغول بکار بوده‌اند و تجربه کافی در آن جایگاه دارند. ممکن است مدیران مواردی را در شرح شغلی کارکنان لحاظ کرده باشد که واقعا نیازی به آن نیست. مثلا کار با نرم افزاری خاص که اصلا در عمل به کار نمی‌آید.کارکنان می‌توانند با تجربه ای که در مدت خدمت خود کسب کرده اند، بهترین مشاور برای جذب نیروی جدید باشند.

به خاطر داشته باشیم مصاحبه خروج از سازمان، گرچه اصولا خوشایند نیست و بسیاری از افراد آن را اتلاف وقت می‌دانند، اما در بسیاری از مواقع راهگشای سازمان خواهد بود. پس بهتر است این مصاحبات بدون حب و بغض و ناراحتی برگزار شود. کارکنان نیز بهتر است تا با ارائه پاسخ‌های صادقانه، به پیشرفت سازمان کمک کنند و بدانند که حضور کارکنان در شرکت فعلی، بخشی از رزومه کاری آنهاست و طبیعی است که موفقیت سازمان قبلی، حتی اگر دیگر درآن نخواهند کار کنند، می‌تواند نقطه مثبتی در رزومه کارکنان باشد.

نوشته: فرامرز عیب پوش

تفکر خارج از چارچوب چیست؟

فکر کردن خارج از جعبه (همچنین تفکر خارج از جعبه یا تفکر خارج از چارچوب) استعاره‌ای است به معنی فکر کردن به روشی متفاوت، غیرمعمولی، مبتکرانه یا از جنبه‌ای متفاوت. این اصطلاح در دهه‌های ۱۹۷۰ و ۱۹۸۰ در حوزه مشاوره مدیریتی، پس از ورود تفکر جانبی به علم مدیریت، بوجود آمد. که مشاوران از مراجعان می‌خواستند پازل ۹ نقطه‌ای را که نیاز به تفکر جانبی داشت حل کنند. این نوع تفکر به تفکر هوشمند نیز مشهور است.

موضوع این پازل ۹ نقطه‌ای بدین شکل بود. روش حل این پازل به این صورت بود که در آن باید هر ۹ نقطه با چهار خط مستقیم یا کمتر بدون برداشتن قلم یا بیش از یک بار رد شدن دو خط از روی هم به هم وصل شوند. راه حل‌های بسیار برای پازل ۹ نقطه‌ای وجود دارد اما تقریبا تمام این راحل حلها، خارج از جعبه ذهنی که ذهن با دیدن نقاط متصور می‌شود، هستند.

این عبارت یا کلیشه به طور گسترده‌ای در محیط‌های کسب و کار به خصوص توسط مشاوران مدیریت و مربیان اجرایی به کار گرفته شده است.

تفکر خارج از چارچوب، کار ساده‌ای نیست. ابتدا باید همه چیز را زیر سوال برد و به هر راه حلی، هر قدر هم عجیب، فکر کرد. به اصطلاح ابتدا باید از جعبه بیرون آمد و بعد از آن شروع به فکر کردن یا ارائه راه حل نمود! یکی از دشمنان این روش، داشتن ضرب العجل(deadline)، است! وقتی باید مساله‌ای را ظرف زمانی مشخص حل کرد، دیگر فرصت بیرون آمدن از جعبه وجود نخواهد داشت. ضرب العجل موجب می‌شود که درهمان جعبه نشست و جوابی یافت. بسیاری از دانشمندان مانند جورج گرین، اینشتین یا نیوتن و غیره که ضرب العجل و مهلت برای معرفی نوآوری خود نداشتند، توانستند با خیال راحت از جعبه بیرون بروند و جوابهای ابتکاری برای مسائل خود پیدا کنند. البته ناگفته واضح است که پشتکار و ممارست و سماجت؛ چاشنی این گونه تفکر بوده است.

بسیاری از بزرگان مانند بیل گیتس و استیو جابز، بدون داشتن تحصیلات دانشگاهی به موفقیت های بزرگی دست یافته و اختراعات و ابداعاتی را انجام داده اند که بسیاری از افراد تحصیل کرده حتی از تحلیل این ابداعات ناتوانند. بسیاری از اوقات مطالعات و تحقیق خارج از سیستم عرفی دانشگاه چه بسا دربهای جدیدتر و بسیار روشنتری را به روی انسان باز کرده و محقق می‌تواند بدور از هر گونه فشار و ضرب العجل مدرک، به اصل تحقیق بپردازد.

چیزی که ما از موضوعات می‌دانیم صرفا تحلیل و برداشت ما از موضوعات است. بنابراین تفکر ما به نسبت همان تحلیل های ما شکل می‌گیرد. بسیاری از اوقات تحلیل و برداشت ما از موضوعات صحیح نیست. بنابراین همواره باید این نکته را درنظر داشته باشیم که اولا ممکن است اشتباه کرده باشیم و ثانیا ممکن است راه حل بهتری نیز وجود داشته باشد. در مدیریت تنها موضوعی که قطعی است، “نسبیت”، است.

فرامرز عیب پوش

تست مارشملو (استراتژی‌ خودمدیریتی)، چیست؟

یکی از معروف‌ترین آزمایش‌ها در تاریخ روان‌شناسی، تحقیقی موسوم به تست مارشملو بود که در دهه ۱۹۶۰ توسط والتر میشل در دانشگاه استنفورد انجام شد.

میشل و همکارانش کودکانی که در مهد کودک وابسته به دانشگاه بودند رو در اتاقی به نام اتاق شگفتی(The Surprise Room)، بردند و به این کودکان می‌گفتند که هر زمان که دوست داشتند می‌توانند شیرینی روی میز را بخورند، اما اگر ۱۵ دقیقه صبر کنند به عنوان جایزه، دو شیرینی مارشملو به ایشان جایزه داده خواهد شد.

هدف آزمایش در ابتدا این بود که مشخص شود این کودکان از چه روش‌هایی برای پرت کردن حواس از شیرینی استفاده می‌کردند. بعدها میشل کنجکاو شد که کودکانی که در این آزمایش شرکت کردند در دوره نوجوانی و جوانی کجا و در چه موقعیت اجتماعی هستند. این کودکان به تناوب در مورد تحقیق قرار گرفتند. در زمان نوجوانی، جوانی و میان سالی داده‌های این کودکان مورد بررسی قرار گرفت.

نتایج خیره کننده بود. کودکانی که در تست اول توانسته بودند بیشتر صبر کنند و از این آزمایش سربلند بیرون آمدند، به طور میانگین از نظر سلامتی، تحصیلی و شغلی وضعیت بهتری نسبت به کسانی که تسلیم شده‌بودند داشتند و همین‌طور از وضعیت زندگی‌ رضایت بیشتری داشتند.

میشل با این تفسیر که این کودکان اراده‌ای قوی‌تر دارند و می‌توانند کنترل بیشتری بر روی رفتارشان داشته باشند، در آینده هم موفق‌تر، سالم‌تر و حتی در ازدواجشان موفق‌تر هستند، نظریه تست مارشملو را مطرح نمود که بسیار مورد توجه قرار گرفت. امروزه اثبات شده که افرادی که توانایی بیشتری بر مدیریت خواسته های زودگذر خود دارند، در آینده موفقیت بیشتری کسب می‌کنند. اما شخصیت انسان به این سادگی نیست و در روانشناسی و مدیریت تنها چیزی که قطعی است، نسبیت است.

چالشی برای تست مارشمالو

تست مارشمالو، تاسالها شاهدی برای اثبات این باور بود که خود کنترلی عامل کسب موفقیت است. البته بعدها چالش دیگری براین موضوع وارد شد. سالها بعد، گروهی از محققان دانشگاه روچستر به رهبری دکتر سالست کید، مطالعه جدیدی را ترتیب دادند. در این مطالعه کید و همکارانش گروهی از کودکان سه تا پنج ساله را در همان موقعیت آزمایش مارشملو قرار دادند اما درازای صبر این کودکان، نیمی از آنها را دست خالی بازگرداندند. یعنی بعد از ۱۵ دقیقه گفتند، متأسف هستیم، شیرینی‌ها تمام شده و خبری از پاداش و جایزه نیست!. مدتی بعد، همان کودکان را، مجدداً در معرض آزمایش مارشملو قرار دادتد.

نتیجه مجددا شگفت انگیز بود، گروهی از کودکان که با بد قولی دفعه قبل مواجه شده بودند، این بار دیگر به قول داده شده اعتماد نکردند و یک شیرینی نقد را به دو شیرینی نسیه ترجیح دادند. نتیجه این مطالعه یک بار دیگر نشان داد تحلیل رفتار انسان به این سادگی‌ نیست. انسان موجودی چند بعدی و پیچیده است و به تجاربی که کسب نموده بیشتر از هرچیزی اعتماد می‌کند. شاید مهم تر از قدرت اراده، تجربه‌های قبلی انسان است که به وی در کسب موفقیت کمک می‌کند.

بدون شک داشتن اراده قوی برای کنترل خود در مقابل وسوسه‌ها و ارضای فوری خواسته های زودگذر، یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای رسیدن به اهداف و موفقیت در آینده است. در علم مدیریت، مبحث صبر و کنترل برخود، بسیار مبحث مهم و قابل تاملی است اما موضوع مهمتر این است که انسان موجودی بسیار پیچیده و متغیر است.

نوشته: فرامرز عیب پوش

منبع: Stanford U.C