شرح شغل چیست؟

شرح شغل(Job Description)، شرح و توضیح و راهنمای مکتوب و مشخصی است، که یک “شغل خاص”، را تبیین می کند. شرح شغل، یکی از نیازهای اولیه هر شغلی استرواقع شرح شغل است که اهمیت و کارکرد و جزییات تشکیل دهند یک”سمت”، یا “شغل”، را تشریح می کند.

معمولا برای تنظیم یک شرح شغل، استاندارد مشخص و معینی وجود ندارد. یعنی هر سازمانی می تواند  برحسب نیاز و نوع ساختار سازمانی خود، شرح شغل خاصی را تولید کند. البته موضوعات عمومی و همه گیری هستند که در بسیاری از شرح شغلها آورده می شوند. همچنین برای تشکیل یک شرح شغل، آیتمهای اصلی استفاده می شود.

بطور عموم شرح شغل شامل موضوعاتی مانند شناخت شغل، خلاصه و تعریف شغل، نمونه وظایف و مسئولیتها و اختیارات، ارتباط با سایر مشاغل، شرایط کاری، ابزار مورد نیاز، تعاریف و نهایتا شرایط احراز شغل است.

 شرح شغل برای اولین بار در قرن بیستم ابداع و بکار برده شد. البته امروزه هم این موضع کارایی لازم را دارد اما با پیشرفت دانش منابع انسانی، شرح شغلها و روندها نیز دستخوش تغییرات اساسی شده اند. امروزه شرح شغلها، به‌سوی قابل انعطاف کردن وظایف و مسئولیتها سوق پیدا کرده است.

در بسیاری از سازمانهای پیشرو امروزی، با تغییر چارتهای “خطی”، به چارتهای “ماتریکسی”، شرح شغلها هم از شروح ثابت، به شرح شغلهای متغیر تغییر یافته است اما بطور عموم، در شرح شغلها، عنوان شغل، شرح وظایف عمده، میزان اختیارات و مسئولیتها و بعضاً شرایط کار منظور می‌شود. صرفنظر از شرح شغلهای پیشرفته و متغیر امروزی، شرح شغل بصورت استاندارد، دارای بخشهایی است در اینجا از آنها یاد خواهیم کرد.

ماهیت شغل

ماهیت شغل، اولین چیزی است که در تنظیم شرح شغل اورده می شود. بدون تعریف ماهیت شغل، نمی توان آیتمهای دیگر را به آن نسبت داد. پس از تشریح ماهیت و ویژگیهای شغل، قدم بعدی تعیین مهارتهای مورد نیاز آن است.

مهارتهای مورد نیاز

در برخی شروح شغلی، مهارتها زیر مجموعه ای از شرایط احراز است اما با توجه به اهمیت این آیتم، بصورت جداگانه در شرح شغل آورده می شود. بنابراین، مهارتهایی است که متصدی شغل باید داشته باشد، در شرح شغل ذکر می شود. از سوی دیگر، تعیین مهارتهای مورد نیاز، راهنمایی برای پیداکردن نیروهای مناسب برای شغل است.

شرایط احراز

شرایط احراز شغل، تشریح صفات و خصوصیاتی است که لازم است متقاضی شغل دارا باشد، تا بتواند با شایستگی از عهده انجام آن برآید. به عبارت دیگر شرایط احراز، شامل کلیه صفاتی که ممکن است دارا بودن آن در نحوه انجام دادن شغل، مؤثر باشد.

به عبارت دیگر، شرایط احراز، مجموعه ای از “دانش”، “مهارت” و “توانایی”، انجام یک شغل است که برآیند آن منجر به احراز شایستگی انجام آن شغل خواهد شد.

البته امروزه با فعالیتهای سازمانهای مردم نهاد و وضع قوانین دولتی، دیگر این امکان وجود ندارد که شرایط احراز شغل را به‌طور دلخواه تعیین کرد. مطابق این قوانین اگر شرایط احراز شغل، ارتباطی با شغل تنظیم شده نداشته باشد، کارفرما باید در مقابل قانون پاسخگو باشد.

در اواسط قرن بیستم، شرایط احراز شغل، بیشتر به مسائل انسانی و اجتماعی توجه داشت. با پایان قرن بیستم، این رویکرد به سمت گرایش به‎جنبه‎های انسانی واجتماعی، بسیار پر‎رنگ‎تر شد. اما در قرن حاضر، رویکرد احراز شغل به “تناسب شغل و شاغل”، سوق پیدا کرده است.

شرایط احراز شغل، عموما با دوروش اظهارات صاحب‎نظران(روش تجربی و قضاوتی) ویا بواسطه تجزیه و تحلیل آماری، بدست می آید.

وظایف اصلی

وظایف اصلی، در واقع امور کلیدی است که بطور مداوم در شغل باید انجام شوند. گذشته از وظایف جانبی و امور محوله، وظایف کلیدی یا اصلی، همانهایی هستند که انجام آنها یک شغل را کارآمد می کند.

مسئولیتها

مسئولیتهای هر شغل بطور واضح در شرح شغل آورده می شوند. با ذکر مسئولیتها، شاغل در خواهد یا فت که باید در مقابل چه موضوعاتی پاسخگو باشد و از چه چیزهایی صیانت کند.

اختیارات

اختیاراتی که یک شغل دارد تا بتواند مسئولیتها و وظایف خود را انجام دهد، باید در شرح شغل آورده شوند. وظایف و مسئولیتها بدون وجود اختیار، بی معنی است، بنابراین اگر وظایف و مسئولیتهای یک شغل در شرح شغل آورده می شوند، لازم است تا اختیارات انجام آنها نیز، ذکر شوند.

شرایط کار

شرایط انجام شغل نیز موضوعی بسیار مهم است. شرایط جغرافیایی، فیزیکی، ذهنی و سایر شرایطی که یک شغل درآن انجام می شود، بسیار مهم است. آوردن این شرایط در شرح شغل، جب سرندشدن متقاضیان و شفافیت در “تفویض”، خواهد شد.

از لحاظ برنامه ریزی منابع انسانی، شرح شغل را می توان سرچشمه تمام داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز دانست. از طریق شرح شغل می توان به ارزشیابی عملکرد کارکنان دست یافت یا به انتخاب و آموزش کارکنان، تعیین ورودیها و خروجیهای نیروی انسانی و تدارک نیروی انسانی مورد نیاز و حقوق سازمان خوراک داد.

نوشته: فرامرز عیب پوش

تئوری تناسب شغلی چیست؟

تئوری تناسب شغلی(Personality–job fit theory)، یا “تناسب شغل و شاغل”، موضوعی است که دغدغه بسیاری از سازمانها و کارکنان امروزی است. تناسب شغل و شاغل موضوعی است که “ایجاد” آن نیازمند انجام فرایندهای علمی و عملی قبلی است و “اجرای” آن موجب بوجود آمدن شرایط مثبت و ویژه “فردی” و “سازمانی”، خواهد شد.

تناسب شغلی یا “تناسب شغل با شاغل”، یکی از موضوعات روز منابع انسانی است. همانگونه که در مقالات مختلف ذکر شد، “کارشکافی” و نوشتن “شرح شغل”، برای اولین بار در قرن بیستم ابداع و بکار برده شد. البته امروزه هم این موضع کارایی لازم را دارد اما با پیشرفت دانش منابع انسانی، این مفاهیم نیز دستخوش تغییرات اساسی شده اند. امروزه رویکرد سازمانها در تشریح و ساخت شغلها، به‌سوی قابل انعطاف کردن وظایف و مسئولیتها سوق پیدا کرده است.

در بسیاری از سازمانهای پیشرو امروزی، با تغییر چارتهای “خطی”، به چارتهای “ماتریکسی”، وظایف ثابت، به وظایف متغیر تغییر یافته است بنابراین موضوعاتی نظیر تناسب شغلی، اهمیت یافته است.

مطابق تعریف، تجزيه و تحليل شغل یا “کارشکافی”، به معنای بررسی ماهیت و ویژگیهای هریک از مشاغل در سازمان و جمع آوری اطلاعات کافی درباره آن‌ها و نهایتا تصویب شروح کارکرد و گزارش آن است. در فرایند تجزيه و تحليل شغل، مشخص خواهد شد که هر شغل، شامل چه وظایفی است و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارت‌ها، دانشها و توانایی هایی لازم است.

شرح شغل(Job Description) نیز، شرح و توضیح و راهنمای مکتوب و مشخصی است، که یک “شغل خاص”، را تبیین می کند. شرح شغل، یکی از نیازهای اولیه هر شغلی استرواقع شرح شغل است که اهمیت و کارکرد و جزییات تشکیل دهند یک”سمت”، یا “شغل”، را تشریح می کند.

تبیین و تشریح این دو موضوع مهم، نهایتا منجر به این خواهد شد که سازمان بداند “دقیقا چه کسی مناسب چه کاری است”، ویا “چه شغلی مناسب چه کسی است”. وضوع اول در استخدام و موضوع دوم در مدیریت کارکنان فعلی، موثر است.

در دنیای پررقابت امروز، “بازدهی” افراد و سازمانها، مهمترین آیتم سنجش موفقیت آنهاست. بنابراین دانش منابع انسانی اثبات نموده که فردی که در جای خود قرار گرفته و برای انجام شغلی مناسب است، بازدهی بیشتری دارد.سازمانی که از چنین افرادی تشکیل شده، بیشترین بازدهی را خواهد داشت.

تناسب شغل و شاغل، موجب ایجاد توسعه فردی در کارکنان خواهد شد. توسعه فردی، توسعه شغل و نهایتا توسعه سازمان را درپی دارد. توسعه سازمان موجب بهره وری و بازدهی بیشتر شده و بقای سازمان را تضمین خواهد نمود.

امروزه سازمانهای پیشرو، تبدیل به سازمانهای یادگیرنده شده اند و این موضوع روی هر جزییاتی در سازمان تاثیر گذاشته است. همه بخشها پویا شده اند و موضوع اصلی، دستیابی به توسعه است.

عدم وجود تناسب شغلی، نهایتا منجر به سردی کارکنان و بروز جو عدم تفاهم و مخاصمه در محیط کار و در نهایت عدم دلسوزی و دلبستگی شاغلان و افزایش ضایعات کمی و کیفی خواهد شد.

همانگونه که درمقالات مختلف اشاره شد، اگر فردی”دانایی”، “توانایی” و “مهارت” برای احراز شغل خاصی را داشته باشد برای احراز آن مناسب است و اگر شغلی نیازها و خواسته های فرد را برطرف کند، برای فرد مناسب است.

نوشته: فرامرز عیب پوش

آنالیز شغل چیست؟

آنالیز شغل(Job analysis)، یا تجزيه و تحليل شغل یا “کارشکافی”، به بررسی ماهیت و ویژگیهای هریک از مشاغل در سازمان و جمع آوری اطلاعات کافی درباره آن‌ها و نهایتا تصویب شروح کارکرد و گزارش آن است. در فرایند تجزيه و تحليل شغل، مشخص خواهد شد که هر شغل، شامل چه وظایفی است و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارت‌ها، دانشها و تواناییهایی لازم است.

به عبارت دیگر، آنالیز شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت‌های شغل و رابطه آن با مشاغل دیگر دانشها و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است.

جزئیات شغل، بخشهایی مانند مسئولیت های مورد نیاز، وظایف روزانه، مهارت های سخت افزاری و نرم افزاری، صلاحیت ها، آموزشهای لازم، پیامدهای مورد انتظار، تعاملات مورد نیاز(چه داخلی و چه خارجی)، استانداردهای عملکرد، شرایط کاری، توانایی های فیزیکی مورد نیاز و ماهیت نظارت برآن است.

آنالیز شغلی فواید بسیاری را برای سازمان به همراه دارد. فرایند تجزیه و تحلیل، نهایتا منجر به تهیه شرح شغل، مشخصات شغل و ویژگی‎های لازم جهت احراز شغل میشود.

در اواخر قرن بیستم، فرایند آنالیزشغلی، شکل مدرن امروزی را به خود گرفت اما تمرکز آن در ابتدا برروی اجرای قوانین و مقررات بود. اگرچه این موضوع، موضوع کم اهمیتی نیست ولی دیدگاه پلیسی نسبت به این فرایند است.

امروزه هدف سازمانهای پیشرو از آنالیز شغل، صرفا اجرای قوانین و کارکردها نیست، بلکه موضوع مهمی که دغدغه سازمانهاست، رابطه آنالیز شغل با توسعه فردی، توسعه شغل و نهایتا توسعه سازمان است. امروزه سازمانهای پیشرو، تبدیل به سازمانهای یادگیرنده شده اند و این موضوع روی هر جزییاتی در سازمان تاثیر گذاشته است. همه بخشها پویا شده اند و موضوع اصلی، دستیابی به توسعه است.

آنالیز شغلی، مزایای فراوانی برای سازمانها دارد. تجزیه وتحلیل شغل در آموزش، ارزیابی شغل، ارزیابی عملکرد، ایمنی و بهداشت، مطالعات زمان و حرکت، پیاده کردن قوانین و مقررات و توسعه دوسویه سازمانها، کاربرد دارد.

لازم است تا در تنظیم اطلاعات مربوط به شغل، ابعاد اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قانونی، فنآوری و اهداف سازمان و مدیریت لحاظ شود. شغل از این جهت دارای مفهوم اجتماعی است که اطلاعات مربوط به شرح شغل در تنظیم صحیح و متناسب مسئولیتها مربوط به شغل به‌کار گرفته میشود. این تناظر اجتماعی، مقام اجتماعی شغل را خواهد ساخت.

آنالیز شغلی ارتباط مهمی نیز با دریافتی شغل دارد. از آنجا که مولفه های تعیین شده در شرح شغل، رابطه تنگاتنگی با میزان حقوق و دستمزد آن شغل، دارد، آنالیز شغلی، در تغییر وضعیت معیشت کارکنان و سطح زندگی آنها تاثیر بسزایی خواهد داشت. مزایای نقدی و غیرنقدی و موضوعاتی مانند تعطیلات، مرخصی، بیمه، آموزش و بهداشت موضوعاتی هستند که مستقیما در معیشت افراد تاثیر دارد.

این موضوع در برخی از مشاغل چنان آثار مستقیمی به‌بار می‌آورد که نادیده گرفتن آن، منجر به بیعدالتی در کارکنان و بروز جو عدم تفاهم و مخاصمه در محیط کار و در نهایت عدم دلسوزی و دلبستگی شاغلان و افزایش ضایعات کمی و کیفی خواهد شد.

اطلاعاتی که از تجزيه و تحليل شغل به‌دست میآید، به‌صورت شرح شغل و شرایط احراز شغل، به فرمها و دستورالعملهای خاصی منتقل میشود. در شرح شغل، وظایف، مسئولیتها و شرایط کلی کار به‌طور خلاصه درج میشود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید، برشمرده می شود.

ویژگیهای مشاغل در جذب و استخدام نیروی متناسب، تأثیر بسزایی دارد. نیازمندهای یک شغل به نیازمندهای شاغل، مربوط است. ویژگی‌های شخصیتی هر فرد، میتواند در شرایط احراز شغل، تاثرگذار باشد. آنالیز شغلی، شرایط احراز شغل و شایستگی‌های مورد نیاز تصدی آن را تعیین خواهد کرد. بدین ترتیب مشخص خواهد شد تا چه میزانی از “دانایی”، “توانایی” و “مهارت” برای احراز هر شغلی نیاز است و افرادی که برای احراز آن داوطلب شده اند، چه کمبودهایی در هر بخش دارند.

آنالیز شغلی فرصتی مغتنم برای مدیران سازمان است، تا با استفاده از آن، در زمینه توسعه نیروی انسانی سازمان، قدمهای جدی را بردارند. سازمان برای دستیابی به کارآیی بهتر، میتواند از فرایند تجزیه و تحلیل شغل استفاده کند.ین موضوع اطلاعات ارزشمندی در اختیار مدیران خواهد گذاشت تا بواسطه استفاده از این اطلاعات”تصمیمات”، درستی اتخاذ کنند.

به‌عبارت دیگر آنالیز شغلی، سبب خواهد شد تا دانش، مهارت و تواناییهایی که برای انجام موفق و مؤثر یک شغل ضروری است، مشخص و معیین شود. این موضوع نهایتا منجر به “انتخاب درست افراد”، برای شغلهای مورد نظر شده و موجب تناسب ” شاغل” و “شغل”، خواهد شد که مهمترین کارکرد منابع انسانی در سازمانهاست.

نوشته: فرامرز عیب پوش