تفویض کار چیست؟

تفویض کار(delegation of work)، یا تفویض اختیار(Delegation of Authority)، یکی از مهمترین و اساسی‌ترین واژه‌های حوزه مدیریت هستند. لغت “تفویض” به معنای “واگذاری”، است. این بدان معنی است که فردی، اختیار در یک اقدام یا یک تصمیم گیری را به فرد دیگری واگذار کند.

فرایند تفویض، به معنای اختصاص دادن و انتقال مسئولیت یا قدرت(اختیار) به فردی دیگر، برای انجام کارها یا فعالیت‌های مشخص است. معمولاً اختیار یا قدرت، از بالا به پایین یعنی از مدیر، به یک زیردست، منتقل می‌شود. تفویض، یکی از مفاهیم کلیدی مدیریت و رهبری است.

فردی که انجام کاری را به دیگری تفویض یا محول می‌کند، درباره پیامد و نتیجه کار محول‌شده، پاسخگو و مسئول خواهد بود. تفویض اختیار به فرد زیردست یا شخصی که در رده پایین‌تر از مدیر قرار دارد، قدرت تصمیم‌گیری می‌دهد و تصمیم‌گیری را از سطح سازمانی و مدیریتی، به سطحی پایین‌تر منتقل می‌نماید.

بیشتر تکنیک‌‌های مدیریت زمان به نوعی به بحث واگذاری (Delegation) و تفویض اختیار اشاره می‌کنند و به آن توجه دارند. همانگونه که در مقاله  “مدیریت زمان”، شرح داده شد، عموما کارها از نظر “اهمیت”، و “فوریت”، به چهار دسته تقسیم می‌شوند.

مطابق ماتریس آیزنهاور، مدیران لازم است تا امور غیرمهم اما فوری خود را در صورت امکان به دیگران واگذار کنند. یعنی طبق تکنیک GTD ، مدیران اموری را خود به انجام برسانند، که امکان تفویض آنها وجود نداشته باشد.

متضاد و مخالف تفویض اختیار، مدیریت مدیریت اختاپوسی(میکرو)، است. به‌طور کلی، تفویض اختیار و قدرت تصمیم‌گیری، کار مفید و ارزشمندی است که می‌تواند در زمان و هزینه صرفه‌جویی کند. از سوی دیگر، تفویض اختیار نامناسب و نادرست، در هر دو طرف تفویض (مدیر و زیردست) به حس ناامیدی، ناکارآمدی، درماندگی و سردرگمی منجر می‌شود.

برخی از کارکنان ممکن است تفویض اختیار را نپسندند و آن را خسته‌کننده و سنگین بدانند. تفویض اختیار مؤثر، نیازمند انتخاب فرد مناسب برای انتقال اختیار و قدرت تصمیم‌گیری، اعتماد و باور به آن فرد و دیگر کارکنان، و نیز ارائه منابع و پشتیبانی لازم به فرد مورد نظر و کارکنان دیگر است.

تفویض اختیار و قدرت، واگذاری اختیار و قدرت تصمیم‌گیری به فردی در رده پایین‌تر سازمان است و برای انجام درست آن، لازم است اختیار، قدرت و کارهایی که واگذار خواهند شد، دقیقاً مشخص گردند؛ فرد، افراد یا بخشی که کار و مسئولیت را برعهده می‌گیرد، تعیین شود و نسبت به توجیه و تفهیم مسئولیت و الزام به پاسخگویی به فرد یا افراد مورد نظر، اقدام گردد.

مدیران مختلف، بسته به شخصیت و سلیقه خود، ممکن است به تفویض اختیار بسیار مایل باشند یا آن را اصلاً نپسندند یا در میانه این پیوستار (طیف) قرار گیرند. در برخی از موارد، در صورت عدم تمایل مدیر به تفویض اختیار، ممکن است سازمان دچار بحران گردد.

در فرایند تفویض، عموما “امور فوری و غیر مهم”، تفویض می‌شوند. البته این بدان معنی نیست که سایر امور قابل تفویض نیستند اما بصورت عموم، این امور بیشتر تفویض شده و موجب ایجاد زمان خالی برای مدیر و توانایی برای فرد تفویض شونده خواهد شد. این امور، همانگونه که از نامشان پیداست، فوریت دارند اما اهمیت آنها در درجه دوم قرار دارد.

در بسیاری از موارد اموری هستند که در لحظه برای ما رخ داده اند، اما انجام این امور لازم است اما در حال حاضر اهمیت کمتری داشته و توسط افراد دیگر نیز قابل انجام است. این امور، از اصلی‌ترین دلایل برهم‌زدن برنامه‌های فردی یا سازمانی مدران است و ممکن است انها را به روزمرگی بکشانند. بهتر است این امور تفویض شوند تا اجازه تمرکز روی موضعات مهمتر برای مدیران ایجاد شود. عموماً این امور با استرس بالایی همراه هستند. البته این استرس بی‌دلیل، اما ناگزیر است.

همانگونه که شرح داده شد، برای جلوگیری از مشکلات فرآیند تفویض، لازم است تا ابتدا کارها را تجزیه و تحلیل کرد و سپس تفویض نمود، باید فرد مناسب برای تفویض اختیار را مشخص کرد، باید افراد انتخاب‌شده را توجیه کرد، و پس از تفویض کارها بر فرآیند تفویض اختیار نظارت داشت. در اینجا فرازهایی از کتاب را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

  • در فرایند تفویض اختیار به نتیجه آن توجه کنید نه روش انجام آن.
  • تفویض اختیار را به عنوان راهی برای پیشرفت مهارت های کارمندانتان از روی میل و علاقه در نظربگیرید.
  • تقویض اختیار میزان اعتماد بین شما و کارمندانتان را بیشتر می‌کند.
  • تفویض اختیار موثر به شما این اطمینان را می دهد که در شرکت شما افراد مناسب در سطوح مناسب مشغول به انجام وظیفه هستند ، این یعنی بهبود یافتن کارایی و بهره وری کل شرکت شما.
  • تفویض اختیار ، بعضی از مدیران را نگران و مضطرب می کند تا مبادا مسئولیت ها و پست سازمانیشان را از دست بدهند ، گرچه در بلند مدت جایی برای چنین نگرانی های نخواهد بود.
  • با تفکر در مورد کارهای واگذار شده قبلی، چیزهای زیادی می آموزید.
  • یادگیری و پیشرفت کارکنان به همان اندازه رسیدن به موفقیت مهم است.

کتاب تفویض کار

کتاب تفویض کار، از مهمترین درسهای دانشکده کسب‌وکار دانشگاه هاروارد است. این کتاب نوشته دانشکده مدیریت هاروارد با ترجمه سویل رضا زاده و مقدمه استاد خوبم، دکتر رحیم فرضی‌پور توسط انتشارات توفیق دانش به چاپ رسیده است. این کتاب بصورت مختصر و مفید به مبحث تفویض کار و اختیار در سازمانها و راهنمایی مدیران در این خصوص می‌پردازد.

مدیران برای رهایی از مدیریت اختاپوسی، ناچار به تفویض اختیار و تویض کار هستند. تفویض اختیار، موجب خواهد شد تا زمان بیشتری برای اموری که برای یک مدیر مهمتر است، فراهم شود. در این بخش، مقدمه‌ای از دکتر رحیم فرضی پور(مدرس دانشگاه و از اساتید بنام حوزه مدیریت)، درباره این کتاب را می‌خوانیم که در مقئمه کتاب نیز آورده شده است.

مدیران برای بالابردن اثربخشی مدیریت در سازمانها مجبور هستند که بعد از تجزیه و تحلیل کارها حجم عمده‌ای از آنها را به زیردستان خود بسپارند. حتی موفق‌ترین مدیران که ادعا می‌کنند، خود بهتر از دیگران کارها را انجام می‌دهند، مجاز به انجام تمام کارها توسط خود نیستند چون در دنیای واقعی، چنین چیزی امکان‌پذیر نیست و مدیران ناگزیر هستند که با تفویض اختیار، علاوه براینکه وقت خود را برای کارهای مهمتر آزاد کنند، در عین‌حال فضایی را برای آماده شدن زیردستان، برای قبول مسئولیت‌های بیشتر، فراهم کنند.

بسیاری از مدیران برای پاسخ به این سوال که چرا تفویض اختیار نمی‌کنند، می‌گویند که ما از تفویض به عدم تفویض رسیدیدم. یعنی اینکه پیش از این تفویض اختیار می‌کردیم اما تجربه‌های نه‌چندان موفق قبلی و گاهی مشکلات ناشی از تفویض(اختیار و کار)، موجب شده که با گذشت زمان از این موضوع صرف‌نظر کنیم. در جواب این افراد باید بیان کنیم که بسیاری از مشکلات در فرایند تفویض(اختیار و کار)، نه از تفویض، بلکه از رعایت نکردن مراحل تفویض می‌باشد. طبیعی است اگر به راحل تفویض توجه نکنیم، درپایان نه تنها نتیجه‌ای از این کار حاصل نخواهد شد، بلکه مشکلات عدیده‌ای نیز بوجود خواهد آمد.

رحیم فرضی پور

مطالعه این کتاب ارزشمند، به کلیه فعالان در تمامی حوزه های مدیریتی و کارکنان سازمانها و کسب و کارهای متوسط و بزرگ توصیه می‌شود. این کتاب، کتابی فرارشته‌ای است و تقریبا تمام افراد، درگیر مسئله تفویض کار و اختیار هستند.

نوشته: فرامرز عیب پوش

بهروز فروتن

بهروز فروتن، در یازدهم فروردین ماه سال ۱۳۲۴ در امیریه تهران دیده به جهان گشود. خانواده وی، از خانواده های معمولی تهران بودند و اوضاع اقتصادی مناسبی نداشتند. روحیه علاقه به کسب و کار در وی چنان بود که آام قرار نداشت و همواره به دنبال کار و کسب درآمد بود. ین موضوع سبب شد تا بهروز جوان، در هفت سالگی وارد دنیای کار شود و به همراه دوستانش به ساخت و فروش بادبادک، روروک و فانوس بپردازد و از این راه کسب درآمد کند.

او حتی توپ فوتبالی را خریداری کرده بود و آن را به سایر کودکان برای بازی اجاره می‌داد. او تا ده سالگی به هین منوال پیش رفت و همواره در کنار پدرش بود  نحوه کسب و کار را از وی می‌آموخت. پدرش خیلی زود دار فانی ا وداع گفت و بهروز مجبور شد باقی زندگی کاری خود را به تنهایی بیاموزد. بهروز ده ساله بود که پدرش را از دست داد. او بعد از مرگ پدر، دریافت که فروشگاه‌هایی که برای شاگردی به وی پول می‌دادند، بخاطر پولی بود که پدرش به این فروشگاه ها می‌داد تا وی را به کاربگیرند و نحوه کسب و کار را آموزش ببیند.

با اینکه بهروز فروتن، پدرش را خیلی زود از دست داد اما این ماجرا باعث نشد او مسیر زندگی‌اش را گم کند بلکه مصمم‌تر از قبل به زندگی‌اش ادامه داد.

در دوران جوانی مجبور بود تا روزها کار کند و در دانشگاه شبانه درس بخواند. وی درجوای روزهای بسیار سختی را پشت سر گذاشت و در برخی روزها، تنها فرصتش برای خواب و استراحت، در اتوبوس شرکت واحد بود. فروتن برای اینکه هم به درس برسد و هم به کار، مجبور بود حساب شده عمل کند؛ وی روز‌ها کار می‌کرد و شب‌ها درس می‌خواند. تنها وقتی که برای خواب داشت، زمانی بود که با اتوبوس به محل کار خود می‌رفت.

به گفته خودش در برخی اوقات اتوبوس آن‌قدر شلوغ بود که باید ایستاده می‌خوابید. از طرفی هم باید حواسش جمع بود که به موقع در ایستگاه پیدا شود. چراکه اگر ایستگاه را رد می‌کرد باید پیاده برمی‌گشت چون پولی برای خرید بلیت اضافه نداشت. بهروز فروتن با تمام سختی های موجود زندگی؛ در کنار کار، درسش را هم خواند و توانست لیسانس مدیریت و روابط عمومی بگیرد. علاوه بر این‌ موارد، وی دوره‌های فنی مربوط به صنایع غذایی را نیز گذراند.

وی پس از مدتی ازدواج کرد و برای تامین هزینه های زندگی، در آموزشگاهی شروع به کار کرد. وی به دلیل اینکه علاقه زیادی به مبحث آموزش، تدریس و تعلیم و تربیت داشت، به سرعت در این آموزشگاه پیشرفت کرد و پیشنهاد شراکت با صاحب آموزشگاه را ارائه نمود.

وی تا مدتی با یک شریک خود، آموزشگاه را اداره می‌کرد. همچنین با توجه به علاقه بسیار به امور تجاری، در کنار تدریس، به فعالیتهایی نظیر پیمانکاری و ساخت و ساز نیز می‌پرداخت. به همین دلیل کمتر به امور آموزشگاه و نظارت برفعالیت شریک خود می‌پرداخت. همین موضوع سبب شد تا بسیاری از امور آموزشگاه از جمله موارد مالی را به شریک خود بسپارد. وی پس از مدتی متوجه شد که شریکش در آموزشگاه، کلیه وجوه نقد موجود، حسابهای بانکی و خصوصا شهریه‌هایی که از دانش‌آموزان گرفته شده بود را برداشته گریخته است. این موضوع ضربه مالی بسیار بزرگی به فروتن زد، اما وی ایستاد و از فروش دارایی هایی که داشت، شهریه ها و بدهی‌های آموزشگاه را پرداخت کرد.

بخاطر این زیان شدید، بهروز فوتن مجبور بود تا هم در آموزشگاه تدریس کند و هم سرایداری آنجا را انجام دهد. به دلیل عدم توانایی مالی او مجبور بود تا امور تبلیغاتی آموزشگاه را هم شخصا انجام دهد.

او حتی در خاطراتش عنوان کرده که:” یک روز که مشغول چسباندن اعلامیه در خیابان بودم؛ یکی از شاگرد‌هایم مرا دید تعجب کرد اما وقتی از ماجرا با خبر شد، کمکم کرد تا اعلامیه‌های بیشتری برای تبلیغ آموزشگاه توزیع کنیم”.

بهروز فروتن پس از این موضوع در آن زمان مجبور شد برای جبران ضرر‌های بوجود آمده، خانه‌اش را بفروشد و در همان خانه به عنوان مستاجر، زندگی کند. شاید هرکس دیگری به جای فروتن، خرد می‌شد و درهم می‌شکست. اما بهروز، هیچ‌گاه تسلیم نشد و فعالیت خود را با اراده محکمتری ادامه داد. او در مصاحبه ‌ای در این خصوص عنوان کرده:”روزهای سخت زیادی را پشت سر گذاشته‌ام، روزهایی که حتی پولی برای سوار شدن به اتوبوس یا تاکسی نداشته‌ام، اما همیشه مسؤولیت اشتباهاتم را به گردن گرفته‌ام و کس دیگری را مقصر ندانسته‌ام. در دوره‌ای برای جبران یکی از فرود‌هایم، خانه‌ای که داشت را فروختم و مستاجر خانه خود شدم.”

بهروز فروتن در زندگی حرفه‌ای خود کارهای زیادی را تجربه کرد اما همه این کارها موفق نبوده. یکی از مواردی که در زندگی فروتن بسیار به چشم می‌خورد این موضوع است که وی به قدری که شکست را تجربه کرده، موفقیت را تجربه نکرده است. فروتن تقریبا در تمامی کارهایی که شروع کرده، شکست خورده اما این موضوع موجب نشده که ناامید شود و همین موضوع سبب شد تا با سختی فراوان، صنایع غذایی بهروز را تاسیس کند.

صنایع غذایی بهروز

صنایع غذایی بهروز با شعار تبلیغات “دوست من سلام!”، مشهور است. اما این صنایع درزمان تولد، اینگونه نبود. بهروز فروتن برای جبران بدهی‌ها و تامین هزینه‌های زندگی، در زیرزمین همان خانه اجاره‌ای، به همراه همسرش اقدام به ساخت مواد غذایی دست ساز خانگی مانند ترشی و زیتون می‌کرد. او محصولات تولیدی خانگی خودشان را با خودروی ژیانش(فروتن برای قدردانی خودروی ژیان خود را تاکنون نگه داشته است)، این محصولات را به فروشگاه‌های مختلف می‌برد و آنها را بصورت مستقیم پخش می‌کرد. رقبای وی شرکتهای بزرگ و ثروتمند بودند و در موضوع قیمت توانایی رقابت با آنها را نداشت. بنابراین تصمیم گرفت روی کیفیت و نحوه پرداخت تمرکز کند و برتری موضوعی خود در فروش را با این دو موضوع، پیش ببرد.

فروتن برای اینکه در گردونه رقابت باقی بماند، تصمیم گرفت در زمان تحویل کالا، از فروشگاهها پولی دریافت نکند. وی تسویه را به بعد از فروش موکول کرد و کالای امانی در فروشگاهها گذاشت. بنابراین فروشگاه‌ها بیشتر تمایل داشتند با وی کار کنند تا با شرکت‌های خشک و بزگ که بصورت نقد، کل موجودی دخل فروشگاه را خالی می‌کردند و فروشنده باید منتظر می‌ماند تا کالاها به فروش برود و پول به دخلش بازگردد. اما در خصوص کار با فروتن، موضوع فرق داشت. در حقیقت بهروز فروتن فروشگاه‌ها را مجبور کرده بود که بخاطر اینکه با سرمایه وی کارکنند، از محصولات او استفاده کنند.

فروتن همواره از این موضوع به عنوان استراتژی موفق در آن دوره یاد می‌کند. البته این استراتژی با مخاطراتی هم همراه بود. بسیاری از صاحبان فروشگاهها از این امکان سوء استفاده می‌کردند. برخی از آنها  بدهی خود را دیرتر از موعد مقرر، پرداخت می‌کردند و برخی نیز منکر بخشی از حساب می‌شدند. اما به هررو، تمام این سختی‌ها، نتیجه داد و وی توانست موفق شود.

بهروز فروتن کم کم اقوام نزدیک خود را در زیرزمین خانه به کمک گرفت و کسب و کار خود را به تدریج توسعه داد. او با همان خودروی ژیان، کالاهای خود را توزیع می‌کرد. همزمان در فکر توسعه و مهاجرت به کارگاه جدیدتر و بزرگتر بود. او محیطی راهم برای کارگاه درنظر گرفت و آن را اجاره کرد و تجهیزات کامل تولید را در آن مکان نصب و راه اندازی کرد. در اولین روزهای راه اندازی کارگاه جدید، آن کارگاه آتش گرفت.

این اتفاق تقریبا درهمان زمانی رخ داد که وی کار‌های اخذ جواز را انجام داده بود و امور کم کم داشت روبه راه می‌شد. زمانی که بصورت تلفنی به وی خبردادند که کارگاه آتش گرفته، فروتن خود را به سرعت به محل حادثه رساند. پیش از رسیدن او، آتش نشانی به محل حادثه رسیده بود و آماده اطفاء حریق بود. اما در کمال تعجب زمانی که خودروهای آتش نشانی شیر آب تانکر را باز کردند، متوجه شدند هیچ آبی در مخزن ماشین وجود ندارد.

به دلیل همین سهل انگاری، به سادگی کل سرمایه‌ای که بازحمت ومشقت برای ساخت آن کارگاه خرج کرده بود، جلوی چشمانش خاکستر شد و او هیچ کاری نتوانست انجام دهد. اما او به شانس اعتقادی نداشت. او هیچ گاه این همه اتفاقات بد و ناگوار را به حساب بداقبالی و بدشانسی نگذاشت و پس از هر فاجعه، فورا تصمیم گرفته و آن را جبران نموده است. این یکی از مهمترین خصوصیت‌های یک کارآفرین موفق است. موفقیت یک کارآفرین به تعداد موفقیت‌های او نیست، بلکه بستگی به تعداد شکست‌های وی دارد.

بهروز به سرعت کسب و کارش را گستر داد و تعدادی از اقوام را نیز در زیرزمین همان خانه‌ به کار گرفت. او به همراه همسر و بستگانش محصولاتشان را درست می‌کردند. فروتن پس از سالها تلاش یکی از معتبر‌ترین کارخانه‌های تولید مواد غذایی کشور را تاسیس کرد. کارخانجاتی که تمام ایرانیان حداقل یک بار درل طول زندگی محصولات این کارخانجات را استفاده کرده اند. در برخی از سالها تعداد کارمندان و کارکنانی که او به‌طور مستقیم با آن‌ها درارتباط بود به ۱۵۰۰ نفر می‌رسید. البته خصوصیت تلاش مستمر هیچ گاه از زندگی بهروز فروتن بیرون نرفت. او هنوز مانند گذشته تلاش می‌کند.

فروتن صنایع غذایی بهروز را به دلیل وجود بدهی های سنگین و عدم توانایی پرداخت وامهای کلان، واگذار کرد و “صنایع غذایی بهرنگ” را تاسیس نمود. او بارها تلاش کرد تا صنایع غذایی بهروز را پس بگیرد اما موفق نشد. به هررو صنایع غذایی بهروز بدون فروتن هم همچنان در اوج است و به فعالیت خود ادامه می‌دهد. البته زندگی فروتن اثبات نموده که او هیچ گاه تسلیم نشده و نخواهد شد.

زندگی بهروز فروتن پر است از فراز و نشیب‌های بسیار، فرود‌هایی که تنها یکی‌از آن‌ها برای خیلی از ما‌ کافی است که قید زندگی و تلاش را بزنیم و با دوختن آسمان و زمین به‌هم، از بخت بدمان گله کنیم. اما فروتن عاشق تجربه کردن و از نو شروع کردن است. او انسان خوش شانسی نیست. شاید برخی تصور کنند که وی انسان خوش‌شانسی است که به این موفقیت‌ها دست پیدا کرده اما فروتن به هیچ عنوان به شانس و اقبال اعتقاد ندارد. البته با مطالعه سرگذشت وی، ما هم به این موضوع پی خواهیم برد که بسیاری از ما، به مراتب از وی خوش‌شانس تریم.

میراث بهروز

فروتن، بیش از ۴۰۰ لوح و تندیس افتخار داخلی و بین‌المللی دریافت کرده است. او، نخستین سفیر یونیسف در ایران است و در سال ۱۳۸۴ بعنوان قهرمان قهرمانان صنعت غذایی انتخاب و تمبر یادبودی نیز به همین مناسبت در ایران منتشر شده‌است. وی همکار سازمان ملی استاندارد ایران است. او در طول مدت فعالیت خود، بیش از ۹ کنگره ملی صنایع غذایی دایر نموده، مشاور عالی خانه صنعت و معدن، عضو کمیسیون کار و اخلاق اجتماعی اتاق ایران، عضو مجمع خیرین دانشگاه فنی حرفه ای و دانشگاه تهران و دانشگاه شریف، نخستین پایه‌گذار مرکز تحقیقات غذایی ایران و همچنین عضو شورای صنایع غذایی کشور است.

از وی بعنوان کارآفرین نمونه کشور ده‌ها سخنرانی و مصاحبه در نشریات مختلف ایران موجود است. همچنین وی نویسنده چندین کتاب از جمله کتاب همیشه برخاستن و کارآفرینی است که در دانشگاه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. فروتن کتابی را تحت نام کارآفرینی به شیوه بهروز فروتن برای مرکز کارآفرینی دانشگاه صنعتی شریف تالیف نمود که مورد استقبال دانشجویان و کارآفرینان ایران قرار گرفت.

بهروز فروتن، نمونه بازر زنده یک انسان موفق است. او اثبات کرد که شانس در زندگی وی نقشی ندارد و هرکاری را که بخواهد، با تلاش و پیگیری به سرانجام خواهدرساند. او موفق شده در این راه افراد دیگری را نیز با خود همراه کند و این یکی از بارزترین خصوصیات انسانهای موفق است. فراز و فرود‌های زندگی از انگیزه و اراده وی نکاسته و حتی موجب الهام او شده است. فروتن یک الگوست. الگویی کامل که به هیچ عنوان بی عیب و نقص نیست. بلکه کاملا مانند یک انسان ناقص است. اما این نقایص سبب شده که وی همواره تلاش کند، بخواهد و بدست آورد. او به راستی الگویی کامل از یک کارآفرین موفق است.

نوشته: فرامرز عیب پوش

تفویض کار

کتاب تفویض کار، از مهمترین درسهای دانشکده کسب‌وکار دانشگاه هاروارد است. این کتاب نوشته دانشکده مدیریت هاروارد با ترجمه سویل رضا زاده و مقدمه استاد خوبم، دکتر رحیم فرضی‌پور توسط انتشارات توفیق دانش به چاپ رسیده است. این کتاب بصورت مختصر و مفید به مبحث تفویض کار و اختیار در سازمانها و راهنمایی مدیران در این خصوص می‌پردازد. مدیران برای رهایی از مدیریت اختاپوسی، ناچار به تفویض اختیار و تویض کار هستند. تفویض اختیار، موجب خواهد شد تا زمان بیشتری برای اموری که برای یک مدیر مهمتر است، فراهم شود.

فرایند تفویض، به معنای اختصاص دادن و انتقال مسئولیت یا قدرت(اختیار) به فردی دیگر، برای انجام کارها یا فعالیت‌های مشخص است. معمولاً اختیار یا قدرت، از بالا به پایین یعنی از مدیر، به یک زیردست، منتقل می‌شود. تفویض، یکی از مفاهیم کلیدی مدیریت و رهبری است. فردی که انجام کاری را به دیگری تفویض یا محول می‌کند، درباره پیامد و نتیجه کار محول‌شده، پاسخگو و مسئول خواهد بود. تفویض اختیار به فرد زیردست یا شخصی که در رده پایین‌تر از مدیر قرار دارد، قدرت تصمیم‌گیری می‌دهد و تصمیم‌گیری را از سطح سازمانی و مدیریتی، به سطحی پایین‌تر منتقل می‌نماید.

متضاد و مخالف تفویض اختیار، مدیریت مدیریت اختاپوسی(میکرو)، است. به‌طور کلی، تفویض اختیار و قدرت تصمیم‌گیری، کار مفید و ارزشمندی است که می‌تواند در زمان و هزینه صرفه‌جویی کند. از سوی دیگر، تفویض اختیار نامناسب و نادرست، در هر دو طرف تفویض (مدیر و زیردست) به حس ناامیدی، ناکارآمدی، درماندگی و سردرگمی منجر می‌شود. برخی از کارکنان ممکن است تفویض اختیار را نپسندند و آن را خسته‌کننده و سنگین بدانند. تفویض اختیار مؤثر، نیازمند انتخاب فرد مناسب برای انتقال اختیار و قدرت تصمیم‌گیری، اعتماد و باور به آن فرد و دیگر کارکنان، و نیز ارائه منابع و پشتیبانی لازم به فرد مورد نظر و کارکنان دیگر است.

تفویض اختیار و قدرت، واگذاری اختیار و قدرت تصمیم‌گیری به فردی در رده پایین‌تر سازمان است و برای انجام درست آن، لازم است اختیار، قدرت و کارهایی که واگذار خواهند شد، دقیقاً مشخص گردند؛ فرد، افراد یا بخشی که کار و مسئولیت را برعهده می‌گیرد، تعیین شود و نسبت به توجیه و تفهیم مسئولیت و الزام به پاسخگویی به فرد یا افراد مورد نظر، اقدام گردد. مدیران مختلف، بسته به شخصیت و سلیقه خود، ممکن است به تفویض اختیار بسیار مایل باشند یا آن را اصلاً نپسندند یا در میانه این پیوستار (طیف) قرار گیرند. در برخی از موارد، در صورت عدم تمایل مدیر به تفویض اختیار، ممکن است سازمان دچار بحران گردد.

مدیران برای بالابردن اثربخشی مدیریت در سازمانها مجبور هستند که بعد از تجزیه و تحلیل کارها حجم عمده‌ای از آنها را به زیردستان خود بسپارند. حتی موفق‌ترین مدیران که ادعا می‌کنند، خود بهتر از دیگران کارها را انجام می‌دهند، مجاز به انجام تمام کارها توسط خود نیستند چون در دنیای واقعی، چنین چیزی امکان‌پذیر نیست و مدیران ناگزیر هستند که با تفویض اختیار، علاوه براینکه وقت خود را برای کارهای مهمتر آزاد کنند، در عین‌حال فضایی را برای آماده شدن زیردستان، برای قبول مسئولیت‌های بیشتر، فراهم کنند. بسیاری از مدیران برای پاسخ به این سوال که چرا تفویض اختیار نمی‌کنند، می‌گویند که ما از تفویض به عدم تفویض رسیدیدم. یعنی اینکه پیش از این تفویض اختیار می‌کردیم اما تجربه‌های نه‌چندان موفق قبلی و گاهی مشکلات ناشی از تفویض(اختیار و کار)، موجب شده که با گذشت زمان از این موضوع صرف‌نظر کنیم. در جواب این افراد باید بیان کنیم که بسیاری از مشکلات در فرایند تفویض(اختیار و کار)، نه از تفویض، بلکه از رعایت نکردن مراحل تفویض می‌باشد. طبیعی است اگر به راحل تفویض توجه نکنیم، درپایان نه تنها نتیجه‌ای از این کار حاصل نخواهد شد، بلکه مشکلات عدیده‌ای نیز بوجود خواهد آمد.

دکتر رحیم فرضی پور

همانگونه که شرح داده شد، برای جلوگیری از مشکلات فرآیند تفویض، لازم است تا ابتدا کارها را تجزیه و تحلیل کرد و سپس تفویض نمود، باید فرد مناسب برای تفویض اختیار را مشخص کرد، باید افراد انتخاب‌شده را توجیه کرد، و پس از تفویض کارها بر فرآیند تفویض اختیار نظارت داشت. در اینجا فرازهایی از کتاب را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

  • در فرایند تفویض اختیار به نتیجه آن توجه کنید نه روش انجام آن.
  • تفویض اختیار را به عنوان راهی برای پیشرفت مهارت های کارمندانتان از روی میل و علاقه در نظربگیرید.
  • تقویض اختیار میزان اعتماد بین شما و کارمندانتان را بیشتر می‌کند.
  • تفویض اختیار موثر به شما این اطمینان را می دهد که در شرکت شما افراد مناسب در سطوح مناسب مشغول به انجام وظیفه هستند ، این یعنی بهبود یافتن کارایی و بهره وری کل شرکت شما.
  • تفویض اختیار ، بعضی از مدیران را نگران و مضطرب می کند تا مبادا مسئولیت ها و پست سازمانیشان را از دست بدهند ، گرچه در بلند مدت جایی برای چنین نگرانی های نخواهد بود.
  • با تفکر در مورد کارهای واگذار شده قبلی، چیزهای زیادی می آموزید.
  • یادگیری و پیشرفت کارکنان به همان اندازه رسیدن به موفقیت مهم است.

نوشته: فرامرز عیب پوش

مدیریت اختاپوسی(octopus management)، چیست؟

مدیران اختاپوسی(octopus manager) یا مدیران میکرو(Micro manager)، مدیران بسیار شایعی در سازمانها و شرکتها هستند. حتی باوجود پیشرفت دانش مدیریت و افزایش سطح تکنولوژی شرکتها برای کنترل همه جانبه امور و کارها، این مدیران به وفور در سازمانهای جهان، وجود دارند.

مدیران اختاپوسی(میکرو)، به مدیرانی اطلاق می‌شود که از واگذاری امور و تفویض برخی از اختیارات خود، سر باز می زنند و از آن واهمه دارند. آنان می پندارند که چون مسوولیت پذیرفته‌اند، واگذاری امور به دیگران، کار صحیحی نیست، چرا که گمان می‌برند که با این عمل،‌ از قدرت آنان کاسته خواهد شد.

واژه مدیریت از کلمه”دور”، به معنای گرداندن در عربی است. در مقاله مربوط به وظایف مدیران، این وظایف را برشمردیم اما یکی از مهمترین و اصلی‌ترین وظایف مدیران، هدایت(Coordinating)، است. هدایت بدان معناست که مدیر، خود همه امور را برعهده نگرفته، وآنها را به زیردستان یا سایر بخشها، واگذار کند. مبحث تفویض‌کار، یا تفویض‌اختیار، مبحثی است که امروزه در بسیاری از شرکتهای بزرگ جهان درحال انجام است و عمل به غیر از آن، موجب اختلال در سیستم خواهد شد. امروزه در شرکتهای موفق جهان، مدیران سازمان، زمان برای تفکر خلاق و ایده‌پردازی و گفتگو با مشتریان و کارکنان دارند.

آنها این زمان را از تفویض اختیار بدست آورده‌اند. پیش از این، هرمدیری که بسیار سخت کار می‌کرد، از طرف سازمان مدیر خوبی فرض می‌شد، اما امروزه با پیشرفت دانش مدیریت، مشخص شده که با این کار صرفا فرسایش ذهنی و جسمی برای مدیران پدید آمده و به کار اصلی خود یعنی مدیریت، نخواهند رسید.

مدیران اختاپوسی از تفویض اختیار فراری هستند. آنها همه امور را توسط خود انجام می‌دهند. بنابراین به خاطر مشغله‌های فراوان خود از بسیاری از کارهای اساسی سازمان، ‌از جمله تفکر درباره آینده سازمان،‌ رشد و پرورش کارکنان، تدوین خط مشی سازمان و مانند آن باز می‌مانند.

فرایند تفویض اختیار(Delegation of Authority)، امروزه یکی از رایج‌ترین واژه‌ها در حوزه مدیریت است. فرایند تفویض، هم به معنای واگذاری اختیار است و هم به معنای واگذاری یک پروژه یا مسئولیت است. فراموش نکنیم که وظایف و اختیارات، دوکفه از یک ترازو هستند و درزمان وجود یکی از آنها، دیگری نیز باید وجود داشته باشد.

در محیط سازمانی، تفویض اختیار به این معناست که یک رئیس یا مدیر، بخشی از اختیارات خود را به زیردست خود یا بخش دیگری که در رده پایین‌تری نسبت به او قرار دارد، واگذار کند.

تفویض اختیار یک تصمیم مطلق نیست و هر مدیری، بسته به سبک مدیریتی خود، آن را تا حدودی رعایت نموده است. امافرایند تفویض زمانی ارزشمند خواهد بود که امور واگذار شده به درستی و یا حتی تا هفتاد درصد قبل پیش بروند و مدیر زمانی را که از این تفویض حاصل نموده، به پیشرفت سازمان و امور مهمتری تخصیص دهد.

دربرخی اوقات تفویض برای افزایش سطح کارایی یا ارتقای زیردستان نیز به کاربرده می‌شود و همواره برای خالی کردن زمان مدیران نیست. فرایند تفویض به زیردستان عزت نفس و احساس ارزشمندبودن بخشیده و موجب فعالیت بهتر و بهره‌وری بیشتر آنها خواهد شد.

بسیاری از مدیران در این حوزه افراط و تفریط دارند. برخی تاحدی تفویض می‌کنند که اختیاری برای خود باقی نمی‌گدارند و برخی از آنها تا حدی اختاپوسی عمل می‌کنند که کارکنان زیردست آنها، حتی برای امور عادی مربوط به خود نیز باید از مدیر مربوطه کسب تکلیف کنند.

عموما مدیرانی که اعتقاد و علاقه‌ای به تفویض اختیار ندارند، صرفاً انتظار دارند که زیردستانشان، صرفا مجری تصمیمات آنها باشند. آنها در زمان بروز نتیجه نامطلوب پس از اجرای کار، این نتیجه را به اجرای ضعیف کارکنان نسبت داده و هیچ‌گاه سیستم انجام کار و یا تصمیم‌گیری ضعیف را عامل این شکست تلقی نمی‌کنند.

بطور عام، تفویض اختیار به سه مرحله اصلی تقسیم می‌شود. مرحله نخست مشخص نمودن دقیق فعالیتی است که باید توسط فرد یا دپارتمان دیگر انجام شود. مرحله دوم اعطای اختیارات لازم به فرد یا دپارتمان مربوطه است. به شکلی که انجام وظایف و فعالیت‌های تفویض شده امکان پذیر شود. مرحله سوم تفهیم این موضوع است که فرد یا دپارتمان مذکور می‌بایست در برابر نتیجه‌ای که حاصل می‌شود پاسخگو باشد.

عموما بسیاری از مشکلات بوجود آمده در فرایند تفویض اختیار، زمانی رخ خواهند داد که این سه مرحله بصورت درست اجرا نشده باشند. به عنوان مثال بسیاری از مدیران ناآگاه و فرافکن، از همکاران خود انتظار دارند، در مورد کاهش میزان فروش شرکت پاسخگو باشند، اما از سوی دیگر به آنها هیچ اختیاری در مورد تصمیم‌گیری و انتخاب شیوه‌های اجرایی فروش نمی‌دهند. آنها هیچگاه سیستم و فرایند را اشتباه فرض نمی‌کنند و صرفا زیردستان خود را مقصر جلوه می‌دهند. به این دلیل که این کار، ساده‌ترین کار ممکن است و به آموزش، سختکوشی، فراگیری، همکاری، اعتماد، همیاری، کارگروهی و همدلی نیازی ندارد.

کتاب تفویض کار

کتاب تفویض کار، از مهمترین درسهای دانشکده کسب‌وکار دانشگاه هاروارد است. این کتاب نوشته دانشکده مدیریت هاروارد با ترجمه سویل رضا زاده و مقدمه استاد خوبم، دکتر رحیم فرضی‌پور توسط انتشارات توفیق دانش به چاپ رسیده است. این کتاب بصورت مختصر و مفید به مبحث تفویض کار و اختیار در سازمانها و راهنمایی مدیران در این خصوص می‌پردازد. مدیران برای رهایی از مدیریت اختاپوسی، ناچار به تفویض اختیار و تویض کار هستند. تفویض اختیار، موجب خواهد شد تا زمان بیشتری برای اموری که برای یک مدیر مهمتر است، فراهم شود.

فرایند تفویض، به معنای اختصاص دادن و انتقال مسئولیت یا قدرت(اختیار) به فردی دیگر، برای انجام کارها یا فعالیت‌های مشخص است. معمولاً اختیار یا قدرت، از بالا به پایین یعنی از مدیر، به یک زیردست، منتقل می‌شود. تفویض، یکی از مفاهیم کلیدی مدیریت و رهبری است. فردی که انجام کاری را به دیگری تفویض یا محول می‌کند، درباره پیامد و نتیجه کار محول‌شده، پاسخگو و مسئول خواهد بود. تفویض اختیار به فرد زیردست یا شخصی که در رده پایین‌تر از مدیر قرار دارد، قدرت تصمیم‌گیری می‌دهد و تصمیم‌گیری را از سطح سازمانی و مدیریتی، به سطحی پایین‌تر منتقل می‌نماید.

متضاد و مخالف تفویض اختیار، مدیریت مدیریت اختاپوسی(میکرو)، است. به‌طور کلی، تفویض اختیار و قدرت تصمیم‌گیری، کار مفید و ارزشمندی است که می‌تواند در زمان و هزینه صرفه‌جویی کند. از سوی دیگر، تفویض اختیار نامناسب و نادرست، در هر دو طرف تفویض (مدیر و زیردست) به حس ناامیدی، ناکارآمدی، درماندگی و سردرگمی منجر می‌شود. برخی از کارکنان ممکن است تفویض اختیار را نپسندند و آن را خسته‌کننده و سنگین بدانند. تفویض اختیار مؤثر، نیازمند انتخاب فرد مناسب برای انتقال اختیار و قدرت تصمیم‌گیری، اعتماد و باور به آن فرد و دیگر کارکنان، و نیز ارائه منابع و پشتیبانی لازم به فرد مورد نظر و کارکنان دیگر است.

تفویض اختیار و قدرت، واگذاری اختیار و قدرت تصمیم‌گیری به فردی در رده پایین‌تر سازمان است و برای انجام درست آن، لازم است اختیار، قدرت و کارهایی که واگذار خواهند شد، دقیقاً مشخص گردند؛ فرد، افراد یا بخشی که کار و مسئولیت را برعهده می‌گیرد، تعیین شود و نسبت به توجیه و تفهیم مسئولیت و الزام به پاسخگویی به فرد یا افراد مورد نظر، اقدام گردد. مدیران مختلف، بسته به شخصیت و سلیقه خود، ممکن است به تفویض اختیار بسیار مایل باشند یا آن را اصلاً نپسندند یا در میانه این پیوستار (طیف) قرار گیرند. در برخی از موارد، در صورت عدم تمایل مدیر به تفویض اختیار، ممکن است سازمان دچار بحران گردد.

مدیران برای بالابردن اثربخشی مدیریت در سازمانها مجبور هستند که بعد از تجزیه و تحلیل کارها حجم عمده‌ای از آنها را به زیردستان خود بسپارند. حتی موفق‌ترین مدیران که ادعا می‌کنند، خود بهتر از دیگران کارها را انجام می‌دهند، مجاز به انجام تمام کارها توسط خود نیستند چون در دنیای واقعی، چنین چیزی امکان‌پذیر نیست و مدیران ناگزیر هستند که با تفویض اختیار، علاوه براینکه وقت خود را برای کارهای مهمتر آزاد کنند، در عین‌حال فضایی را برای آماده شدن زیردستان، برای قبول مسئولیت‌های بیشتر، فراهم کنند.

بسیاری از مدیران برای پاسخ به این سوال که چرا تفویض اختیار نمی‌کنند، می‌گویند که ما از تفویض به عدم تفویض رسیدیدم. یعنی اینکه پیش از این تفویض اختیار می‌کردیم اما تجربه‌های نه‌چندان موفق قبلی و گاهی مشکلات ناشی از تفویض(اختیار و کار)، موجب شده که با گذشت زمان از این موضوع صرف‌نظر کنیم. در جواب این افراد باید بیان کنیم که بسیاری از مشکلات در فرایند تفویض(اختیار و کار)، نه از تفویض، بلکه از رعایت نکردن مراحل تفویض می‌باشد. طبیعی است اگر به راحل تفویض توجه نکنیم، درپایان نه تنها نتیجه‌ای از این کار حاصل نخواهد شد، بلکه مشکلات عدیده‌ای نیز بوجود خواهد آمد.

رحیم فرضی پور

همانگونه که شرح داده شد، برای جلوگیری از مشکلات فرآیند تفویض، لازم است تا ابتدا کارها را تجزیه و تحلیل کرد و سپس تفویض نمود، باید فرد مناسب برای تفویض اختیار را مشخص کرد، باید افراد انتخاب‌شده را توجیه کرد، و پس از تفویض کارها بر فرآیند تفویض اختیار نظارت داشت. در اینجا فرازهایی از کتاب را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

  • در فرایند تفویض اختیار به نتیجه آن توجه کنید نه روش انجام آن.
  • تفویض اختیار را به عنوان راهی برای پیشرفت مهارت های کارمندانتان از روی میل و علاقه در نظربگیرید.
  • تقویض اختیار میزان اعتماد بین شما و کارمندانتان را بیشتر می‌کند.
  • تفویض اختیار موثر به شما این اطمینان را می دهد که در شرکت شما افراد مناسب در سطوح مناسب مشغول به انجام وظیفه هستند ، این یعنی بهبود یافتن کارایی و بهره وری کل شرکت شما.
  • تفویض اختیار ، بعضی از مدیران را نگران و مضطرب می کند تا مبادا مسئولیت ها و پست سازمانیشان را از دست بدهند ، گرچه در بلند مدت جایی برای چنین نگرانی های نخواهد بود.
  • با تفکر در مورد کارهای واگذار شده قبلی، چیزهای زیادی می آموزید.
  • یادگیری و پیشرفت کارکنان به همان اندازه رسیدن به موفقیت مهم است.

نوشته: فرامرز عیب پوش