اهمیت انتقال درست اطلاعات در یک سازمان

حقیقت در حقیقت مساوی است با حقیقت. تجربه نشان داده است که انتقال اطلاعات در یک سازمان حرف اول در ایجاد ذهنیت کارکنان آن سازمان را خواهد زد. ما دونوع مشتری در یک سازمان داریم که این دونوع مشتری عبارتند از مشتریان برون سازمانی و درون سازمانی. مشتریان برون سازمانی مشتریانی هستند که از آنها به عنوان خریدار یاد می‌کنیم و مشتریان درون سازمانی افرادی هستند که در سازمان کار می‌کنند. اهمیت هردو این مشتریان برای ادامه حیات یک سازمان انکارناپذیر است. بدون کارکنان سازمانی وجود ندارد و بدون مشتری کارکنانی وجود ندارند. این دو بخش مانند یک زنجیر به هم متصل هستند و از هم تاثیر می‌گیرند.

منظور است ساخت فرمول قراردادی حقیقت در حقیقت مساوی است با حقیقت این است که حقیقت بسیار سخت و آسیب پذیر است و با کوچکترین تغییری به دروغ تبدیل خواهد شد. بنابراین بسیار باید مراقب باشیم زمانی که سخنی شنیدیم و قرار شد آن را در سازمان به فرد یا افراد دیگری انتقال دهیم، در این انتقال امانتدار باشیم و حقیقت موضوع یا آنچه که شنیده ایم را بی کم و کاست و اضافات و قضاوات منتقل کنیم. تنها در این صورت است که حقیقت بصورت حقیقت منتقل میشود، در غیر اینصورت چیز دیگری منتقل خواهد شد که در هر صورت حقیقت ندارد.

در تمام شرکتها روابط رسمی کارکنان از روابط غیر رسمی آنها جداست. دو کارمند ممکن است در سمت مدیر و کارمند باشند ولی در روابط شخصی دوست یا همسر یا فامیل باشند. هرکدام از این نسبتها تعیین کننده سطح روابط غیر رسمی آنهاست. اطلاعات در یک سازمان در کانال های رسمی مانند اطلاعیه ها، نامه ها و بخشنامه ها کاملا رسمی و شفاف است اما تفسیر آنها یا اطلاعات غیر رسمی به هیچ عنوان شفاف نیستند و ممکن حتی درست هم نباشند. پس از سالها فعالیت در فروش و بازریابی و پخش به این نتیجه رسیدم که شش وجه از انتقال اطلاعات بصورت غیررسمی وجود دارد که هریک از آنها را در یک پست بصورت مختصر توضیح خواهم داد.

فرمول اول یعنی حقیقت در حقیقت مساوی با حقیقت بخش اول این وجوه است. اگر اطلاعاتی را میشنویم یا کسب میکنیم برما فرض است که از صحت آنها اطمینان حاصل کنیم. پدرم همیشه میگفت اگر حرفی را منتقل میکنی حتی جملات را هم تغییرنده بلکه عین حرف را انتقال بده یا هرگز چیزی را انتقال نده. یعنی اگر قصد داریم اطلاعاتی را در سازمان انتقال دهیم مراقب باشیم که به شایعه دامن نزنیم. اگر آن اطلاعات برای دیگر همکاران یا سازمان ما یا خودما مضر باشد اصلا چه دلیلی دارد که آن اطلاعات را منتقل کنیم؟

حقیقت در دروغ مساوی است با دروغ. همانگونه که توضیح داده شد حقیقت اگر آلوده به هر چیز دیگری شود، نتیجه آن چیز خواهد بود نه حقیقت. طبیعی است حقیقت اگر حتی با یک واژه دروغ نیز انتقال داده شود، دروغ منتقل شده پس نتیجه نیز دروغ خواهد بود. پس برای انتقال درست اطلاعات باید بسیار دقت کنیم و امانت را درست انتقال دهیم.

شاید فکر کنیم حال که اطلاعات را با علائم ریاضی نشان دادیم، پس اگر حقیقت را مثبت، ودروغ را منفی درنظر بگیریم، حاصل‌ضرب منفی در منفی، مثبت خواهد بود. اما در حقیقت چنین اتفاقی نمی افتد. فرض کنیم اطلاعات دروغی دریافت کرده ایم و به عمد یا غیر عمد همان اطلاعات را هم بصورت غلط منتقل می‌کنیم. پس در این زمان اطلاعات حاصله به هرحال دروغ خواهد بود. در حقیقت با انتقال دروغ یک دروغ، دروغ دیگری را ساخته و منتشر کرده‌ایم. به همین دلیل دروغ بسیار ساده تر از حقیقت منتقل می‌شود چون انتقال آن بسیار ساده تر از حقیقت است. ترس و دروغ بارها از حقیقت قدرتمندتر هستند و با سرعت بیشتری در سازمان و جامعه منتقل می‌شوند. در یک سازمان یا جامعه هیچ چیز به سرعت ترس منتقل نمی‌شود. سرعت انتقال ترس و دروغ به حدی است که در برخی مواقع هرچه سعی کنیم حقیقت را نیز باور کنیم امکان آن وجود نخواهد داشت. ذهن ما بیشتر دوست دارد ترس و دروغ را باور کند چون با میل به زندگی که درون ماست سازگارتر است.

سکوت نیز درسازمانها نوعی کنش یا واکنش رفتاری است. سکوت نیز انرژی خود را دارد و در برخی اوقات قدرت زیادی هم دارد. درواقع حاصلضرب سکوت در هرچیزی، آن چیز خواهد بود. اما چون در اینجا مقصود ما اطلاعات است، اگر اطلاعاتی وجود نداشته باشد معنی آن سکوت است.

یعنی اگر اطلاعاتی وجود نداشته باشد در حقیقت سکوت منتقل می‌شود. برای همین است که بسیاری از سازمانها تمام اطلاعات خود را در اختیار همه اعضای خود نمی‌گذارند و اطلاعات را طبقه بندی می‌کنند.

قضاوت خطرناکترین نتیجه گیری فکری بشری است که عموما با حقیقت فاصله دارد. یک ضربالمثل بین قضات مطرح است که میگوید:”قاضی فردی جاهل است که بین دو فرد آگاه نشسته است”. این بدان معنی است که فقط دوفرد طرف دعوی از کل موضوع مطلع هستند و قاضی فقط از روی شواهد و مدارک تصمیم گیری میکند که بسیار پیچیده و سخت است و نتیجه همواره درست نیست. امروزه ما عادت داریم به سادگی قضاوت میکنیم و صرفا برداشت های خود را منتقل می‌کنیم. همه دیده ایم که در شبکه های اجتماعی چگونه یک شبه با قضاوت بدون آگاهی مردم، فردی را از عرش به فرش می‌آوریم و یا آبروی فرد آبرومندی را بسادگی می‌ریزیم و آبروی مردم بازیچه دست ما شده و موجبات سرگرمی ما را فراهم می‌کند. بنابراین قضاوت در هرچیزی مساوی قضاوت است چون در این گونه انتقال اطلاعات صرفا قضاوت ماست که منتقل می‌شود. یادبگیریم به سادگی و بدون آگاهی کامل قضاوت نکنیم.

بنابراین بهتر است اگر حرفی را شنیدیم ابتدا از صحت آن اطمینان حاصل کنیم و سپس عین حقیقت را منتقل کنیم یا اگر سودی برای ما و سازمان ما نداشت اصلا آن را منتقل نکنیم. از این رو به این فرمول میرسیم که اگر حقیقتی شنیده شود و عین همان حقیقت هم منتقل شود نتیجه حقیقت خواهد بود و شنونده برداشت دیگری نخواهد کرد. حتی اگر شنونده قضاوت خود را مطرح کند هم باز وظیفه انسانی و اخلاقی ما حکم میکند که حقیقت بشنویم و حقیقت بگوییم تا حقیقت منتقل شود.

نوشته: فرامرز عیب پوش