اولین موقعیت مدیریتی هریک از ما احتمالاً با دردسرهای فزاینده ای همراه خواهد بود. مطمئنا، داشتن یک دفتر بزرگ‌تر، عنوان جدید و دستمزد بالا هیجان‌انگیز است، اما همه این چیزها با انتظارات جدیدی همراه هستند. اکنون استاندارد متفاوتی داریم: علاوه بر انجام کارمان، قرار است یک رهبر، مربی و مربی زیردستان خود نیز باشیم و احتمالاً نباید در زمان استراحت با آنها کنار بیاییم.

اگر کارمندان به ما احترام نگذارند، اگر هر نوع تضاد شخصیتی وجود داشته باشد، یا اگر پشتیبانی کافی نداشته باشیم، این انتقال می تواند بسیار دشوار باشد. ناوبری تیم می تواند اطاقت فرسا باشد و مدیر تنها بماند.

فکر می کردم به دلیل عنوان جدیدم، کارمندانم به طور خودکار به اختیار من احترام می گذارند. که خیلی خوب کار نکرد برخی از ارتقاء من ناراحت بودند. دیگران فقط نمی خواستند در صف قرار بگیرند. من به مدیرم گفتم، “باید یک جلسه داشته باشیم و به همه بگویید که من مدیر فروش جدید هستم”، اما او گفت که این کار را انجام نمی‌دهند – من باید عنوان را به دست بیاورم، و فقط به زمان و کار سخت نیاز داشتم. باعث می شود که این اتفاق بیفتد. در نهایت حق با او بود. کار کردن با فروشندگان در سنگرها روز به روز چیزی است که واقعاً وضعیت من را بالا می برد. ای کاش می دانستم که داشتن یک عنوان ما را مدیر نمی کند – یک رهبر موثر بودن چیزی است که باعث می شود مردم از ما عقب بمانند.

– بری کرونهاوس، 53 ساله، کارآفرین، لیک ورث، فلوریدا

حفظ مرزها سخت – اما مهم است

ای کاش در ابتدا سعی نمی کردم اینقدر با کارکنانم ارتباط برقرار کنم. من با صرف ناهار با آنها شروع کرده بودم، و واقعاً مجبور شدم از آن دوری کنم زیرا بیش از حد مزاحم شده بود، به خصوص به این دلیل که از نگرانی های مدیریتی و اخباری که نمی توانستم به اشتراک بگذارم آگاه بودم. من همچنین چند بار با آنها برای نوشیدنی بیرون رفتم، اما این باعث شد که آنها با من احساس راحتی کنند، بنابراین مجبور شدم شروع به کنار کشیدن کنم – و بعد خیلی دور شدم. مدتی طول کشید تا یک روش ارتباطی با کارکنان پیدا کنم.

– استل اراسموس، مربی نویسندگی، نیوجرسی

روابط مهم است

آنقدر مشغول تمرکز بر یادگیری قطعات تاکتیکی شغلم بودم که وقتم را صرف ایجاد روابط با افراد بالای سرم و گروه همسالانم نکردم. سپس در یک نبرد سیاسی گرفتار شدم که نتوانستم پیروز شوم، زیرا متحدانی را که برای دفاع از من نیاز داشتم در کنار خود نداشتم و در نتیجه اخراج شدم. با نگاهی به گذشته، من به هیچ وجه به خوبی از پس چالش بر نیامدم. من 24 ساله بودم و نمی دانستم چگونه می توانم مدیریت کنم.

– روبرتا ماتوسون، رئیس شرکت مشاوره ماتوسون، بوستون، MA

از کمک گرفتن نترسید

گاهی اوقات مجبور می شوم تیپ شخصیتی خود را کنار بگذارم و به خودم بگویم: “نمی دانم دارم چه کار می کنم، دارم غرق می شوم.” پس از چندین حمله اضطراب، یاد گرفتم که صحبت کنم و کمک بخواهم. من به اندازه کافی خوش شانس هستم که در محیطی کار می کنم که فوق العاده حمایت کننده است، جایی که ده ها نفر دیگر در موقعیت یا ارشد من هستند تا مشاوره بدهند یا وارد آن شوند و به حل مشکل کمک کنند. اما ای کاش آموزش های مدیریتی بیشتری داشتم، به خصوص در بخش مدیریتی. من به افراد در نقش‌های مشابه توصیه می‌کنم برای رشد و کسب اعتماد از تیم و همتایان خود، بازخوردی خاص و کاربردی دریافت کنند.

— آلیشا میراندا، 32 ساله، مدیر پروژه دیجیتال، فیلادلفیا، PA

از ریل خارج نشویم

من به عنوان یک مدیر جوان کاملاً از حالت عادی خارج شده بودم. من مسئولیت تمام اشتباهاتم را به عهده می‌گیرم، اما همچنین آرزو می‌کنم که کاش روسایم از همان ابتدا از من حمایت و آموزش بهتری می‌دادند. به یاد دارم زمانی که با نامزدهای شغلی مصاحبه می‌کردم، سیلی به مچ دست رئیسم خوردم که به مراجع نامزدها در تماس با سایر کارمندان در دفتر آزاد ما بود. شرمنده بودم، اما ناامید هم بودم – از کجا باید می دانستم که این کار را نکنم؟ من هرگز یک بررسی مرجع انجام نداده بودم. کاش حداقل از آنها حمایت بیشتری می خواستم. اما بخشی از مشکل این بود که من چیزی را که نمی دانستم نمی دانستم.

– لورن سیبن، 29 ساله، نویسنده مستقل، میلواکی، WI

بازخورد مناسب بدهیم

ای کاش می دانستم بازخورد مستقیم – حتی زمانی که منفی است – در مقابل تلاش برای جلب رضایت مردم چقدر ساده تر و موثرتر است. خیلی اوقات، خوب بودن مانع موثر بودن می شود. وقتی یاد گرفتم بازخورد مناسب بدهم، افرادی که مدیریت کردم به خوبی پاسخ دادند.

– مارک لوئیس، 33 ساله، سردبیر و مدیر خلاق، رالی، NC

جای تعجب نیست که 50 درصد از مدیران در سازمان ها ناکارآمد ارزیابی می شوند. اعداد این را ثابت می کنند. بیست درصد از مدیرانی که برای اولین بار کار می کنند، به گفته زیردستان، کار ضعیفی انجام می دهند. بیست و شش درصد از مدیرانی که برای اولین بار کار می کنند، احساس می کنند که آماده نبودند دیگران را در ابتدا رهبری کنند و تقریباً 60 درصد می گویند که وقتی به اولین نقش رهبری خود منتقل شدند هرگز آموزش ندیده اند.

اما چرا آمار ها اینگونه است، یکی از دلایل آن این است که افرادی با پتانسیل بالای کاری بعد از مدتی به رهبری گروهی می شوند، ودر خصوص مهارت های رهبری یا مدیریتی تجربه یا آموزش لازم را ندیده اند، لذا به 12 چالش مدیران تازه کار می پردازیم.

رهبری همکاران سابق

مدیرانی که برای اولین بار است که در گروه خود مدیر می شوند، اغلب تغییر از یک دوست یا همکار به برتر بودن، در عین حفظ روابط شخصی مثبت و جلب احترام، دشوار است. مهارت های جدید مورد نیاز شامل تأثیرگذاری بر دیگران، مدیریت و هماهنگی کارکنانی است که در خط مستقیم اختیارات آنها نیستند.

متعادل کردن حجم کار جدید

مدیرانی که برای اولین بار شروع به مدیریت می کنند باید یاد بگیرند که رهبر باشند و در عین حال خودشان کارمندان مولد باشند. مهارت های جدید مورد نیاز شامل مدیریت زمان، مدیریت استرس ، مدیریت روابط، و تخصص خاص صنعت است.

پیشرفت و هدایت تیم

زمانی که مسیرها و انتظارات نامشخص است، مدیرانی تازه کار می کنند باید رهبری و راهنمایی را برای تیم خود ارائه دهند، چالشی که در زمان رهبری تیم های ترکیبی بزرگتر می شود. مهارت های جدید مورد نیاز عبارتند از: توانایی جهت دادن به اعضای تیم و نظارت بر کار تیم برای سازماندهی ماندن و رعایت ضرب الاجل ها، توانایی ایجاد و رهبری یک تیم ، و توانایی حفظ یا تقویت شیمی تیم.

پیمایش سازمان

مدیرانی که به تازگی مدیر شده اند در حال حاضر باید بیاموزند که نظرات خود را برای مدیریت سطح بالا ابراز کنند، و برای زیردستان یا بخش خود صحبت کنند. مهارت های جدید مورد نیاز شامل به دست آوردن دید با مدیریت بالاتر است. درک درستی از ساختار شرکت، فرهنگ و سیاست آن؛ و تغییر سازمانی را برای خود و تیمشان هدایت کنند. کسانی که مهارت سیاسی قوی ندارند ممکن است خود را به عنوان یک مدیر درگیر حاشیه ها کنند.

ایجاد انگیزه و الهام بخشی

این مدیران باید بتوانند گزارش های مستقیم و غیرمستقیم را ایجاد کنند. مهارت های جدید مورد نیاز شامل توانایی الهام بخشیدن به دیگران برای تکمیل کارهای محول شده، تشویق آنها برای برآورده کردن یا فراتر از انتظارات، درک و  تقویت انگیزه کارکنان و توانایی انتقال چشم انداز سازمان به زیردستان است. 

مسئول دانستن سایرین

مدیران باید با ارائه انواع مختلف بازخورد ، به ویژه بازخورد منفی، بر ناراحتی غلبه  کنند، و این می تواند حتی زمانی که شامل مدیریت تیم های دوردست یا ترکیبی باشد، دشوارتر به نظر برسد. مهارت های جدید مورد نیاز شامل مسئول دانستن عملکرد زیردستان و توانایی برخورد مؤثر با کارکنانی است که فاقد توانایی، دانش یا تجربه هستند.

مربیگری و توسعه دیگران

این مدیران نوپا اکنون در موقعیتی هستند که دانش، مهارت ها و توانایی های زیردستان را باید بتوانند توسعه دهند. مهارت های جدید مورد نیاز شامل راهنمایی اعضای تیم در توسعه شغلی آنها و برگزاری مکالمات مربیگری با افرادشان است. برای اکثر مدیران جدید، تمرکز بر  توسعه کارکنان امری  جدید است.

برقراری ارتباط موثرتر

مدیرانی با اولین تجربه مدیریت باید بتوانند مرزها را بپوشانند و با افراد در تمام سطوح سازمان از جمله اعضای تیم، مافوق و همتایان در سایر بخش ها ارتباط برقرار کنند. مهارت های جدید مورد نیاز شامل باز نگه داشتن خطوط ارتباطی، یادگیری نحوه برقراری ارتباط برای دستیابی به بهترین نتیجه – حتی (و به ویژه) زمانی که آن پیام باید به صورت یک  ارتباط مجازی ارائه شود و تعیین اهداف و انتظارات موثر با زیردستان و مافوق. ارتباط یکی از مهم ترین مهارت های رهبران است.

تفویض اختیار و اعتماد سازی

این افراد به توانایی شناسایی وظایفی که می توانند توسط خودشان انجام شوند، در مقابل اینکه کدام وظایف را می توان به زیردستان واگذار کنند، نیاز دارند. مهارت های جدید مورد نیاز شامل کنار گذاشتن کنترل است. دانستن زمان مداخله یا کمک به اعضای تیم بدون مدیریت خرد یا به عهده گرفتن یک کار؛ و اعتماد به دیگران در تیم برای انجام کاری  که در نهایت مدیر اولین بار مسئول آن خواهد بود.

حل تعارضات

مدیران که اولین تجربه های مدیرتی را کسب می کنند، باید به طور فعال و واکنشی تعارضات بین اعضای گروه را حل کنند. مهارت های جدید مورد نیاز شامل شناسایی و پرداختن به مسائل کوچکتر قبل از تبدیل شدن به درگیری های بزرگتر، کاهش تعارض پس از وقوع و مقابله با مقاومت اعضای تیم است. مواجهه با کارکنان مشکل اغلب برای مدیران جدید چالش برانگیز است.

درک و ایجاد ارتباط بین تفاوت ها

این گروه تازه کار باید بتوانند به طور موثر با کارمندانی که نظرات، شخصیت ها، سوابق و توانایی های متفاوتی دارند کار کنند و رهبری کنند. و رهبری با تمرکز بر برابری، تنوع و شمول مستلزم آن است که آنها بتوانند دیدگاه های دیگران را درک کنند و همچنین بتوانند جنبه های هویت خود را چگونه بر نحوه رهبری آنها تأثیر می گذارد . مهارت های جدید مورد نیاز شامل توانایی تطبیق رفتار خود بر اساس روش هایی است که افراد مختلف در آن کار می کنند، و نشان دادن حساسیت و دلسوزی هنگام هدایت تیم های چندفرهنگی .

اولویت بندی خواسته ها

مدیران جدید باید یاد بگیرند که منافع رقابتی را در ذهن داشته باشند و تشخیص دهند که چگونه با اهداف سازمانی هماهنگ هستند. مهارت های جدید مورد نیاز شامل توانایی مدیریت پارادوکس و درک چگونگی تعادل تنش های رقیب، حرکت از طرز فکر « یا/یا » به یکی از « هردو/و » است.