تکنیک استخوان ماهی چیست؟

نمودار استخوان ماهی(Fishbone Diagram)، چیست؟

این تکنیک که به نمودار استخوان ماهی(Fishbone Diagram) نیز شناخته شده است، ابزاری است کارآمد برای حل مشکل یا مسئله که برای اولین بار توسط کائورو ایشیکاوا دانشمند ژاپنی مشهور حوزه مدیریت کنترل کیفیت مطرح شد. مطابق این نمودار مشکلات بصورت «مسئله»، مطرح شده و برروی نموداری مانند استخوان ماهی نوشته می شوند. این نمودار بیشتر به این علت ساخته شد تا انواع علت‌های کوچک و بزرگی که دست به دست یکدیگر داده و یک “مشکل” یا “مسئله” را به‌وجود می‌آورند، دیده شده و رفع شوند.

مساله چیست؟

اگر بخواهیم تعریفی برای «مساله» ارائه کنیم، باید عنوان کنیم مساله می‌تواند تفاوت بین وضعیت موجود (یا واقعی) و وضعیت مطلوب (یا ایده‌آل)، تلقی شود. اگر به مسئله به عنوان «مشکل»، یاد کنیم، این تفکر موجب ایجاد گره و توقف سازمان خواهد شد. اما اگر به موضوع به عنوان «مسئله»، نگاه شود، می‌تواند به عنوان فرصتی برای بهبود سازمان باشد.

در حقیقت پیش از ترسیم مشکل و یافتن راه حل برای آن، این نکته حائز اهمیت است که برای موفقیت، بهتر است به «مشکل» به شکل «مسئاله» نگاه شود. بنابراین اگر به موضوع به شکل فرصتی برای بهبود وضعیت نگاه شود، آنگاه در دل هر مساله یک «هدیه‌» وجود دارد که برای ما به عنوان «فرصت» تلقی می شود. با این رویکرد، دیگر می توان به «مشکل» را به عنوان «مساله/فرصت» دید. همین رویکرد، موجب پدید آمدن این نگرش می شود که مسائل، فرصت‌هایی برای بهبود وضعیت و ایجاد نوآوری هستند.

چرا روش استخوان ماهی؟

این روش یا دیاگرام یکی از چندین روش شناخته شده و کاربردی «حل مسئاله» است که به این علت که از یک خط اصلی افقی و چند خط شیب‌دار کوچک‌تر ترسیم شده، به استخوان ماهی تشبیه شده است. البته بدیهی است که در هنگام کاربرد و ترسیم این نمودار، به شکل کامل و تمیز به شکل استخوان ماهی در نخواهد آمد اما بسیار به آن شبیه خواهد بود.

ایشیکاوا در کتاب راهنمای کنترل کیفیت (Guide to Quality Control) برای اولین بار نمودار استخوان ماهی را معرفی کرد اما خود او معتقد است این نمودار را در سال ۱۹۴۳ قبلا با نام «نمودار علت و معلول(CE)»، معرفی کرده است. سی.ایی مخفف عبارت «علت و تاثیر(Cause & Effect)»، است. در مبحث کنترل کیفیت، این مفهوم با نام «نمودار ایشیکاوا» نیز شناخته می شود.

کارکرد روش استخوان ماهی

نمودار استخوان ماهی برای حل یک «مشکل» و طرح آن به صورت «مسئله‌» به صورت رسم یک خط اصلی افقی آغاز می شود. سمت چپ این خط، دم ماهی و سمت راست آن سر ماهی است. روی سرماهی «مسئله اصلی» نوشته شده و روی خط اصلی افقی، خط های موربی به شکل استخوان های ماهی کشیده شده و روی هر استخوان، علت‌های بروز این مشکل یا مسئله، نوشته می شود. در حقیقت استخوان اصلی و استخوانهای فرعی، علت(Causes)، ستند و سر ماهی، اثر این علل(Effect)، است.

طبیعی است که ممکن است علل اصلی، هر کدام عللی فرعی داشته باشند که همه آنها هم باید نوشته شوند یعنی استخوانها می توانند ریزتر شوند. البته اینکه برخی معتقدند زوایای برخی از استخوانه تیز تر و یا برخی باید به سرماهی نزدیکتر باشند، تفاوتی در اصل مسئاله نخواهد کرد. علل باید یک به یک حل شده و برداشته شوند. ابتدا علل ریز و بعد استخوانها و نهایتا ستون فقرات ماهی و حل مشکل حل می شوند.

مزایای روش استخوان ماهی

استفاده از این روش حل مسئله، علیرغم کارایی ساده ای که دارد، کاربردها و مزایای فراوانی دارد که در این درس به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد:

  • نمایش تمام زیر علت ها و علل اصلی.
  • استفاده از طوفان فکری.
  • سطح بندی و لول بندی علت ها.
  • از نتیجه‌گیری سریع(Jumping to the Conclusion)، جلوگیری می شود.
  • تقویت تفکر سیستماتیک.
  • توسعه تفکر نگاه به مشکل به عنوان مسئله.
  • ایجاد چارچوب برای مبحث حل مسئله.
  • ابزاری مفید برای بهبود مهارت ارائه.
  • ایجاد محیطی برای استدلال و دیالکتیک.
آکادمی آنلاین عیب پوش

او کی آر (OKR) چیست؟

عبارت او کی آر (OKR) از عناوین پرکاربردی است که مخفف عبارت انگلیسی اهداف و نتایج کلیدی (Objectives and Key Results)، و گونه ای روش هدف گذاری مشترک است که توسط تیم ها و افراد برای تعیین اهداف چالش برانگیز و جاه طلبانه اما با نتایج قابل اندازه گیری استفاده می شود. با این معیار نحوه ردیابی پیشرفت، ایجاد همسویی، و تشویق مشارکت حول اهداف قابل اندازه گیری است.

او کی آر (OKR)
او کی آر (OKR)

او. کی. آردر منابع انسانی، فروش، مهندسی نرم افزار و سایر حوزه ها کاربرد دارد. برای تعیین اهداف در بسیاری از سطوح شرکت یکسان عمل می کنند. آنها همچنین می توانند برای اهداف شخصی نیز مورد استفاده قرار گیرد.

او کی آر (OKR)
او کی آر (OKR)

اهداف

هدف یعنی چیزی است که باید به آن دست یافت، نه بیشتر و نه کمتر. طبق تعریف، اهداف مهم، ملموس، کنش گرا و (در حالت ایده آل) الهام بخش هستند. هنگامی که به درستی طراحی و تعریف شوند، واکسنی در برابر تفکر فازی و اجرای ناکارآمد هستند.

نتایج کلیدی

نتایج کلیدی، نحوه رسیدن به هدف را محک زده و نظارت می کنند. این نتایج کاملا موثر، خاص، محدود به زمان و در عین حال واقع بینانه هستند اما بیش از هرچیز، قابل اندازه گیری و تأیید هستند. نتایج کلیدی معمولا نتایجی در مسیر هدف قابل اندازه گیری هستند.

الزامات نتایج کلیدی یا برآورده می شوند یا نه. هیچ منطقه خاکستری وجود ندارد. در پایان دوره تعیین‌شده، بررسی منظمی انجام شده و نتایج کلیدی رتبه‌بندی می شوند.

آکادمی آنلاین عیب پوش

عزت نفس چیست؟

عزت نفس(Self-esteem)، چیست؟

این مفهوم که در زبان پارسی به خودارجمندی(Self-esteem)، نیز شناخته شده است، یکی از پرکاربردترین و مهمترین واژه های کاربردی در روان‌شناسی است. عزت نفس با غرور متفاوت است. درحقیقت عزت نفس، بازتاب ارزیابی یا برآورد یک انسان از ارزش‌های خود اوست. این مفهوم، به میزان تأیید یا احساس ارزشی اطلاق می شود که انسان نسبت به خود دارد یا برآورد می‌کند که دارد.

در حقیقت این موضوع میزان آگاهی و درکی است که یک انسان از میزان ارزشمندی که نسبت به تمام جنبه‌های وجودی خودش دارد نشات می گیرد.

عزت نفس، با غرور ویا اعتماد به نفس، تفاوت دارد. انسان دارای عزت نفس، اعتقاد دارد دارد انسان و موجودات اطراف آن، همگی ارزشمند هستند. این ارزش سبب می شود که انسان ابتدا ارزشهای خود را معطوف به «زندگی» کند نه «مرگ». در مسیر کسب عزت نفس، مرگ به هر دلیلی، مقدس نیست بلکه این زندگی است که تقدس دارد. بنابراین انسانی که دارای ارزش است، نمی تواند قربانی اعتقادات سایرین شود.

انسان دارای عزت نفس، اعتقاد به برابری انسان‌ها دارد. او میان انسانهای گوناگون با نژادها و قومیت‌های مختلف، تفاوتی قائل نیست. چنین انسانی خود را دوست دارد و آنچه هست، احساس رضایت دارد. او از وجود خود، شرمنده و خجول نیست. انسانهایی که دارای عزت نفسی پایین هستند، در زندگی با مسائل و مشکلات فراوانی دست به گریبان می‌شوند. به عبارت دیگر، عزت نفس نشان دهنده احترامی است که دیگران برای انسان قائل‌ هستند.

از دوران کودکی درصورتیکه والدین توجه مثبت غیر شرطی به فرزندان خود، نشان دهند و فرزندان خود را سوای رفتارهایشان به عنوان انسان‌هایی که از شایستگی‌های ذاتی برخوردارند، بپذیرند، به رشد عزت نفس آن‌ها کمک می‌کنند.

اما اگر پدر یا مادر، به کودک توجه مثبت اما شرطی نشان دهند، ناخودآگاه به کودکان می آموزند که اگر طوری رفتار کنند که مطلوب آنها باشند، ارزشمند خواهند بود. به همین دلیل تصور کودک نیز به این صورت شکل می گیرد که صرفاً هنگامی دارای شایستگی هستند، که مطابق با خواست پدرومادر رفتار کنند.

کارکرد عزت نفس

عزت نفس از عوامل اصلی تعیین‌کننده رفتار در انسان به‌شمار می‌رود. در حقیقت برداشت و قضاوتی که انسانها از خود دارند تعیین‌کننده چگونگی برخوردشان با مسائل مختلف است. انسانی که عزت نفسی پایین دارد و برای خود ارزش و احترامی قائل نیست، احتمال دارد دچار انزوا، گوشه‌گیری یا پرخاشگری و رفتارهای ضداجتماعی شود. به طور خلاصه، می توان گفت عزت نفس، مجموعه‌ای از افکار، احساسات، عواطف و تجربه‌هاست که در فرایند زندگی اجتماعی شکل می‌گیرند. این مفهوم، تجمیع و برآیندی از هزاران برداشت، ارزیابی و تجربه‌ای است که انسان از خودش دارد. همین ارزیابی سبب خواهد شد که انسان نسبت به خود احساسی خوشایند، ارزشمند یا عکس آن را تجربه کند.

محرک های عزت نفس پایین

کودکانی که به باورهای ارزش محور دچار می شوند، تاحدی احساس ناامیدی می‌کنند. بدیهی است که  نمی‌توانند کاملاً مطابق با خواست دیگران عمل کنند، و همزمان با خودشان هم روراست باشند. اما، این به این معنا نیست که ابراز خود ناگزیر به تعارض منجر می‌گردد. کارل راجرز روان‌شناس آمریکایی، نظریه‌پرداز و یکی از چهره‌های اصلی در رویکرد روان‌شناسی انسان‌گرایانه در روان‌شناسی، معتقد است هنگامی که در تلاش برای رسیدن به توان بالقوه خویش، دچار ناکامی شویم، یا به دیگران آسیب می‌زنیم یا به شیوه‌های ضد اجتماعی رفتار می‌کنیم.

اگر پدر و مادر و دیگران تفاوت‌های کودک را بپذیرند و او را همانگونه که هست دوست داشته باشند، کودک نیز خودش و تفاوتهایش را دوست خواهد داشت. در خانواده هایی که اعتقاد بر تفکر ارجحیت دارد، نهایتا کودکان خواهند آموخت که داشتن برخی باورها به ویژه در مورد موضوعات جنسی، سیاسی و مذهبی ناپسند، غیرقابل قبول و نکوهیده است. پس زمانی که دریابند مورد تأیید سایر بزرگترها نیستند، برچسب نافرمانی به ذهن خود می زنند و یا حس حماقت و یا حس طغیان خواهند کرد.

درصورتیکه بخواهند با محیط سازگار باشند، باید احساسات و باورهایشان را انکار کنند و بخشی از وجود خود را پنهان کنند.  این موضوع موجب تحریف خودپنداره آنها خواهد شد.

راجرز معتقد است آگاهی از وجود احساسات و تمایلات ناسازگار با خود پنداره تحریف شده، باعث اضطراب شده و به دلیل اینکه اضطراب اساسا عذاب آور است، انسان تلاش می‌کند تا وجود احساسات واقعی خود را انکار کند. درحقیقت خودشکوفایی و عزت نفس، نتیجه روراست بودن با تمایلات و احساسات حقیقی، پذیرفتن و عمل کردن به آنهاست. تصورات ذهنی انسان نسبت به خود آرمانی اش، به «خود آرمانی» شناخته می شود. عزت نفس، در واقع جایی است که کمترین فاصله بین «خودپنداره» و «خود آرمانی» وجود داشته باشد.

علل عزت نفس پایین

انسان تا سه سال ابتدایی زندگی، در پی پاسخ به پرسشی اساسی است. این پرسش بسیار ساده اما بنیادین است :«من خوب هستم یا بد؟». حال اگر به بهانه تربیت، از تنبیه فیزیکی، تحقیر، مقایسه و … استفاده شود، کودک با تکرار این رفتارها به این باور می‌رسد که «بد است و مقصر اوست». این باور تا حدی قوی و تاثیرگذار است که تا پایان عمر از اسم، چهره و بدن ، حرف زدن و صدا، لباس پوشیدن، افکار، احساسات و عملکرد خود و اصولاً هر چیز مربوط به خود را بد، نامناسب، ناکافی و ناشایست بداند. چنین افرادی حتی ممکن است ناخواسته از خودش بیزار و متنفر شود.

افزایش عزت‌ نفس

به اعتقاد «ناتانیل براندن»، «خودپذیری» یکی از عوامل مهم در افزایش عزت نفس است. این بدان معناست که انسان درعوض تحقیر خود، احساسات و افکار و رفتار خود را پذیرفته و خود را دوست بدارد. «داشتن زندگی آگاهانه»، بدان معنا که هر آنچه وجود دارد را همان گونه که هست بپذیریم گام بعدی افزایش عزت نفس است. باید بپذیریم که هریک از ما، دارای نقاط قوت، ضعف، امکانات و مشکلات خاص خود هستیم.

آکادمی آنلاین عیب پوش

طوفان فکری چیست؟

طوفان فکری یا برین استورمینگ(brainstorming)، چیست؟

این مفهوم بیشتر در اواخر قرن بیستم و در جلسات شرکتهای پیشرو کامپیوتری خصوصاً اپل و مایکروسافت مشهور شد اما ریشه آن در مدیریت حل مسئله و خصوصا مفاهیم حل مسئله که توسط «ادواردز دمینگ» مطرح شد و همچنین مفاهیم «تفکر جانبی» یا «تفکر خارج از چارچوب» که توسط «ادوارد دوبونو» مطرح شد باز می گردد. در نهایت اختراع این روش تفکر، توسط الکس آزبورن کلید خورد و استفاده از آن رایج شد.

طوفان فکری یکی از بهترین روشهایی است که برای «حل مسئله گروهی» و «ایده پردازی» ابداع شده و بیشتر تکیه بر حل مسائل یا ایجاد ایده های جدید برمبنای مشارکت افراد و ایده پردازی و ارائه راه حل های خلاقانه دارد. بکارگیری این تکنیک نیازمند به فضایی گروهی عموما با یک تخته یا سیستم باز دارد تا بحثی فشرده و آزاد در خصوص یک ایده یا مشکل طرح شود و سپس افراد گروه تشویق شوند تا بدون محدودیت، بدون مسخره کردن ایده ها و افکار هم و با صدای بلند فکر کند و تا حد امکان ایده‌ها را بر اساس دانش متنوع ایجاد شود. در این تکنیک طرح کردن ایده های که بسیار مسخره و دست نیافتنی باشند، هیچ مانعی ندارد.

طوفان فکری یکی از روشهای مناسب و کاربردی است که تیم‌های مختلف، برای تولید ایده یا حل مشکلات از آن بهره می‌برند. این روش در شرایط کنترل شده اما در محیطی که آزاد اندیشی مجاز است، عموما با سوالاتی مانند “چطور همچین چیزی ممکن است؟” یا “چه باید کرد”، ” ما چه فکر می‌کنید؟”، یا “اگر می‌شد…”، به افراد کمک می‌کند تا به راه حل یک مسئله نزدیک شوند. آنها طیف وسیعی از ایده ها را تولید می‌کنند و بین آنها پیوند ایجاد می‌کنند تا از میان آنها، راه حل های بالقوه را بیابند. این ایده‌ها می‌تواند کاملا منطقی یا کاملا فانتزی باشد.

می توان اینگونه هم به مسئله نگاه کرد که طوفان فکری، به تعریف ساده وضعیتی است که در آن گروهی از افراد دور هم جمع می‌شوند تا ایده ها و راه‌حل‌های جدیدی را در یک حوزه خاص با حذف موانع ایجاد کنند. افراد بواسطه حضور در چنین جلسه‌ای، می‌توانند آزادتر فکر کنند و تا آنجا که ممکن است ایده های جدید را پیشنهاد دهند. همه ایده‌ها بدون انتقاد یادداشت می‌شوند و در جلسه، این ایده‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. اولین بار این اصطلاح توسط الکس فایکنی آزبورن در کتابی با عنوان “تخیل کاربردی” در دهه شصت میلادی ارائه شد و مورد استقبال حوزه‌های مختلف، خصوصا مدیریت قرار گرفت.

این تکنیک هم به عنوان یک بازی تیم سازی و گروهی بکار برده می شود و هم روشی برای توسعه مفاهیم جدید برای حل مشکلات با رویکردی نوآورانه است. البته همیشه تمامی ایده های مطرح شده در این جلسات کاربردی نیست و صرفاً برخی از این ایده‌ها را می‌توان راه‌حل‌های خلاقانه و اصیل برای حل مشکلات باشند.

برخی از کارشناسان معتقدند که طوفان فکری بهتر از تعامل گروهی معمولی است، چون امکان اینکه از «گروه زدگی» یا «تفکر گروهی» جلوگیری کند وجود دارد. تفکر گروهی پدیده‌ای است که زمانی رخ می‌دهد که نیاز تیم به اجماع، قضاوت افراد گروه را تحت الشعاع خود قرار دهد.

اگرچه طوفان فکری گروهی اغلب برای تولید ایده بهتر از حل مسئله گروهی معمولی است، مطالعات متعدد نشان داده اند که طوفان فکری فردی می تواند ایده های بهتری نسبت به طوفان فکری گروهی ایجاد کند. زیرا در برخی اوقات ممکن است اعضای گروه آنقدر به ایده های دیگران توجه کنند که ایده های خود را فراموش کنند یا اصلا ایده ای به ذهنشان نرسد. یکی دیگر از دلایل این تفکر این است  که گروه ها همیشه به قوانین و شیوه های تایید شده طوفان فکری پایبند نیستند.

در طول جلسات طوفان فکری، شرکت کنندگان باید از انتقاد یا پاداش دادن به ایده ها به منظور کشف احتمالات جدید و شکستن پاسخ های نادرست اجتناب کنند. پس از پایان جلسه طوفان فکری، جلسه ارزیابی (شامل تجزیه و تحلیل و بحث درباره ایده های پخش شده) آغاز می شود و راه حل ها را می توان با استفاده از ابزارهای متعارف بررسی و اجرایی کرد.

یکی از روش‌های متداول در طوفان فکری، «نقشه‌برداری ذهنی» است. این مفهوم نموداری است که با یک هدف یا مفهوم کلیدی در مرکز و شاخه‌هایی که موضوعات فرعی و ایده‌های مرتبط را نشان می‌دهد رسم می شود. افراد خود را به جای دیگران قرار می دهند تا تصور کنند چگونه ممکن است مشکلی را حل کنند. در برخی اوقات نیز تکنیک «ابر طوفان» را بکار میبرند. این مفهوم به معنای استفاده از یک ابرقدرت فرضی مانند دید اشعه ایکس برای حل یک مشکل است.

طوفان فکری با تمام کاربردی که دارد هنوز جزو جلسات تایید شده و رسمی سازمانها نیست و رویکرد غیررسمی برای حل مسئله را با تفکر جانبی ترکیب می کند. البته ممکن است بسیاری از شرکتها این روش را در جلسات رسمی خود گنجانیده باشند ولی بطور کلی هنوز این روش کاملا کاربردی نشده و هنوز جدید است.

نحوه کارکرد طوفان فکری

طوفان فکری بخشی از تفکر پویای حل مسئله است. این موضوع برای تیم های مختلف از جمله تیمهای بازاریابی و طراحی بسیار محبوب است زیرا می‌توانند در همه جهات فکر کنند و محدودیتی ندارند. اگرچه تیم های مختلف قوانین خاصی برای مدیریت جلسات طوفان فکری دارند، اما افراد در این جلسات آزاد هستند که خارج از چارچوب فکر کنند. در خصوص “تفکر خارج از چارچوب”، یا”تفکر خارج از جعبه”، در مقاله مربوط به آن به تفصیل صحبت شده است. با مطالعه این مقاله می‌توانیم درک بهتری از این موضوع داشته باشیم.

افراد با استفاده از طوفان فکری، می‌توانند تعداد زیادی از رویکردها را (هرچه بیشتر ، بهتر)، به جای کاوش در راه‌حلهای معمولی و برخورد با موانع مرتبط، اتخاذ کرده و بررسی کنند. هنگامی که تیم ها در فضایی باز و بدون قضاوت برای یافتن ابعاد واقعی یک مشکل کار کنند، به احتمال زیاد پاسخ های آزادانه ارائه می‌دهند که این پاسخها بعداً به راه حل های احتمالی منجر خواهد شد.

آزبورن مخترع طوفان فکری ، عناصر تشکیل دهنده حل مسئله در این روش را به تصویر کشیده است. در روش طوفان فکری، ما به طور مستقیم یک مشکل را هدف گرفته و طوفانی از راه‌حل‌های بالقوه را تولید می‌کنیم. با جمع آوری ایده های افراد و تقویت ایده های آنها، مشکل از هر زاویه ای که تصور شود، پوشش داده خواهد شد.

قوانین طوفان فکری

طوفان فکری ممکن است محدود به قوانینی خاص به نظر نرسد، اما این موضوع نیز دارای قوانینی است که باید رعایت شود. هشت قانون اساسی طوفان فکری بشرح زیر است.

تعیین محدودیت زمانی

تعیین محدوده زمانی برای جلسات طوفان فکری، ضروری است. جلسات باید در مدت مشخصی بسته شوند. این مدت می‌تواند متغیر باشد اما باید محدوده مشخصی تعریف شود. بسته به پیچیدگی موضوع، عموما بین 20 تا 60 دقیقه زمان برای چنین جلساتی تعیین می‌شود. شروع جلسه با یک موضوع یا هدف مشخص و مختصر انجام شده و حاضرین باید به این موضوع، طرح یا هدف نزدیک شوند و خصوصا اینکه در موضوع باقی بمانند.

عدم قضاوت

لازم است تا از مسخره کردن، قضاوت و انتقاد خودداری شود. هیچ کس نباید در مورد هر ایده ای نظر منفی ارائه کند یا آن را به سخره بگیرد. این موضوع حتی از طریق زبان بدن نیز نباید منتقل شود. لازم است تا همه اعضا، نسبت به تمام ایده ها، بیطرف بمانند.

کمیت و کیفیت

به یاد داشته باشیم، “کمیت است که کیفیت را ایجاد می‌کند”. فرآیند سرند ایده‌ها و مرتب سازی، بعداً انجام خواهد شد. در این جلسات باید سعی برآن باشد که ایده‌های سایرین کامل شده و به آن بال و پر داده شود. بعلاوه تعداد بالای ایده‌ها به کیفیت بیشتر خروجی کمک خواهد نمود. سعی کنیم هیچ ایده‌ای در ابتدا حذف نشود. این یک فرایند ارتباطی است که در آن اعضا مفاهیم دیگران را گسترش داده و به بینش های جدیدی دست می‌یابند.

اتفاقا بهتر است برعکس این موضوع صادق باشد. یعنی ایده های عجیب و غریب نه تنها مسخره نشوند، بلکه تشویق شوند. علاوه بر این لازم است تا ممنوعیت بکارگیری عبارات محدودکننده مانند “ممنوع”، “گران” و کلماتی شبیه به آنها، وضع شود. همواره در این جلسات باید دریچه های رویا باز نگه داشته شوند تا همه در ارائه ایده آزاد باشند. البته به شرطی که این ایده‎ها، در راستای موضوع جلسه باشند.

بصری بودن

استفاده از المانهای بصری و یادداشت تمام ایده‌ها و نقاشی موضوعات بسیار کمک کننده است. نمودارها و برچسبها و یادداشتها کمک خواهد کرد تا ایده‌ها زنده شوند و جان بگیرند. همچنین می‌توان تصور بهتری از موضوعات داشت و آنها را از زوایای مختلف بررسی نمود.

تبادل نظر و مباحثه

هربار که یک ایده متولید می‌شود، بهتر است تا درباره آن تبادل نظر و مباحثه صورت گیرد. باید اجازه داد تا مباحثه گسترش یابد. برای رسیدن به نتایج مشخص، ضروری است که این راه را دنبال شود. البته بسیار حیاتی است که به همه ایده‌ها، احترام گذاشته شود.

لزوم حضور نویسنده و کارگردان

برای به دست آوردن نتیجه درست در جلسه طوفان فکری، لازم است تا فردی نقش ” نویسنده و کارگردان” را بازی کند. این فرد جلسه را نیز منظم نموده و هر ایده ای را روی وایت برد یا تخته یادداشت نموده یا برچسب می‌زند. مشخص کند.

موضوع دیگر این است که”نویسنده و کارگردان”، نباید اجازه دهد اعضا از موضوع خارج شوند ویا به مشکلات و موضوعات دیگر بپردازند. از آنجایی که ما می توانیم از طوفان فکری در هر قسمتی از فرآیند حل مسئله استفاده کنیم، بسیار مهم است که اعضای جلسه، به مشکل مربوط به آن قسمت پایبند باشند. آزبورن این موضوع را “پایبندی به نقطه نظر” نامیده است.

مراقب طوفان فکری باشیم

طوفان فکری، استفاده درست از هم افزایی است. ما از تفکر جمعی خود به سمت تولید انواع راه حل‌های بالقوه بهره می‌بریم. با این حال، عدم وجود نظم و تقید و آزادی بی حد و حصر نیز، چالش برانگیز است. در این جلسات، افراد درون گرا، ممکن است ساکت بمانند در حالی که برونگراها همواره درحال اظهار نظر هستند. هرکسی که به عنوان “نویسنده و کارگردان”، جلسه را هدایت می‌کند ، باید کل تیم را به سمت یافتن راه حل «هدایت» کند نه «ریاست». این فرد باید اطمینان حاصل کند که تمام اعضا تعامل داشته و در جلسه صحبت کنند.

آکادمی آنلاین عیب پوش

پیش‌گویی خود مخرب چیست؟

پیش‌گویی خود مخرب(Self-defeating prophecy)، چیست؟

این پدیده، یکی از سوگیری های فردی یا گروهی بسیار جالب است که به پیش‌بینی خود مخرب مشهور است. مطابق این پدیده، پیش‌بینی انجام می‌شود و خود همان پیش بینی، شرایطی را به وجود می‌آورد که در نهایت مانع از به وقوع پیوستن آن می‌شوند.

توجه داشته باشیم که پیش‌بینی خود مخرب با «پیش‌بینی خودمحقق‌ شونده»، که رویدادی منفی را پیش‌بینی می‌کند تفاوت دارد. به عنوان مثال، مارکسیسم خود نوعی پیش بینی خود مخرب است. نظام سرمایه‌داری با عنایت به پیش‌گویی‌های مارکسیسم، نرخ مالیات را بالا می‌برد و از این رو، مانع از بروز شکاف طبقاتی عمیق و نابودی خود می‌شود.

همانگونه که اشاره شد، این مفهوم باوجود نزدیکی بسیار با مفهوم پیشگویی خود محقق شونده(Self-fulfilling Prophecy)، که به نامهای دیگری چون «پیشگویی خودشکوفا»، «فرض خود انجام(Self-fulfilling Prophecy)» یا «فرض خود تایید» و «پیش بینی خود محقق شونده» نیز شناخته می شود، کاملا فرق دارد و نباید با آن اشتباه شود. این مفهوم هیچ ارتباطی با اثر پیگمالیون یا «اثر گولم» ندارد. این مفهوم در حقیقت نوعی خودزنی است.

مهم است که یک پیشگویی خود مخرب را از خود محقق شونده متمایز کنیم. اگر یک پیشگویی از یک نتیجه منفی ساخته شود، و آن پیامد منفی در نتیجه بازخورد مثبت حاصل شود، در این صورت این یک پیشگویی خود محقق شونده و سازنده است.

به عنوان مثال، اگر گروهی تصمیم بگیرند که نمی توانند به هدفی دست یابند و در نتیجه از تلاش برای رسیدن به هدف دست بردارند، پیشگویی آنها خود مخرب بوده است.

آکادمی آنلاین عیب پوش

انواع مدیران بیمار

انواع بیماری های مدیران

دراین درس قصد داریم انواع بیماریهای مدیران را بررسی کنیم. این موضوع توسط دکتر سعید شهباز مرادی استاد و متخصص منابع انسانی تبیین و نوشته شده است.

انواع بیماری های مدیران

مدیر ملا نقطی

مدیر ی که تمایل عجیبی به اصلاح و تغییر  نامه ها و گزارش های کارمندان دارد

علائم

در صورتی که از نگاه شما بیشتر از 50 در صد نامه ها و گزارشات مشمول تغییر باشند به بیماری ملا نقطه ای دچار هستید.

درمان

این احساس تمایل به تغییر را در خود سرکوب کنید و کارمندانی که نوشته هایشان نیاز به اصلاح و بازبینی ندارد را تشویق کند.

 مدیر چوب به دست

مدیری که احساس می کند کارمندان مانند افسرهای سرباز خانه هستند و همه چیز را از آنها سریع و با عجله می خواهد

علائم

در صورتی که  برای انجام کارهای کارمندان فرصت کافی در اختیارشان نگذاشته اید و  کیفیت کارهایی که انجام داده اند پایین است، شما به این بیماری مبتلا  هستید

درمان

برای انجام کارها و فعالیت ها برنامه ی متناسب تنظیم کنید، و چند ساعت یا روز به مهلت انجام آنها اضافه کنید، و آن سری از کارها که باید سریع انجام شوند را در اولویت قرار دهید تا کارمندان این تفاوت را تشخیص دهند  و این تفاوت در عملکردشان تاثیر بگزارد.

مدیر همه کاره

مدیری که وظایف سایر افراد را کم اهمیت می شمارد و تمام وظایف را مربوط به خود می داند.

علائم

اگر در شرکت شما خبری از ایده و افکار جدید نیست و کارمندان فرصتی برای ارائه ایده های جدید پیدا نمی کنند شما به این بیماری مبتلا هستید.

درمان

از کارمندان بخواهید که ایده هایشان را به صورت مکتوب به شما ارائه دهند و به آنها نشان دهید که ایده هایشان را مطالعه می کنید.

مدیر ریاست مآب

فردی که بیش از حد پایبند تشریفات و مقام ریاست است،

علائم

تشخیص این بیماری بسیار آسان است و می توانید رفتارتان را در داخل شرکت و بیرو ن آن مقایسه کنید، مثلا زمانی که وارد شرکت می شوید ژست خاص و متفاوتی می گیرید، شما به این بیماری دچار هستید

درمان

باید بدانید که چیزی که شما را مورد احترام قرار می دهد شخصیت، اخلاق، افکار و تصمیمات و دستورات درست و به جای شماست

مدیر تک رو

مدیری که سعی می کند تمام کارهای سخت را به تنهایی انجام دهد و اصولا در یک زمینه خاص تجربه دارد و از زمینه های دیگر بی خبر است

علائم

مدیری که تمایل به خواندن و یادگیری مطالب جدید در زمینه های مختلف ندارد و می خواهد ساز خود را بزند و به دیگران اهمیت ندهد به این بیماری مبتلاست

درمان

زمانی را برای شرکت در سمینار و کنفرانس هایی که به موضوعاتی که بر آنها تسلط ندارید و یا با انها آشنا نیستید اختصاص دهید

مدیر دودل

مدیری که در انتخاب و عملکرد خود  دچار دودلی و تردید است

 علائم

اگر برای تصمیمات عادی به اندازه تصمیمات اساسی زمان می گذارید این نشانه های یک مدیر دودل می باشد

درمان

برای تصمیمات عادی و غیر اساسی زمان بیهوده تلف نکنید و آنها را به تاخیر نیندازید.

مدیر غافل

مدیری که توانایی خوبی در پیش بینی ندارد و عموما انتظاراتش به وقوع نمی پیوندند

علائم

نتایج مذاکرات و جلسات دو هفته پیش را با پیش بینی های خودتان از اوضاع این دو هفته مقایسه کنید، اگر نمره پیش بینی تان از یک تا بیست، کم تر از 15 باشد این بیماری در شما وجود دارد

درمان

تلاش کنید تا عوامل ناشناخته موثر دز تصمیماتتان را بیابید و به عملکرد همکاران هم مرتبه تان در شرکت های دیگر توجه کنید و از آنها الگو بگیرید

مدیر جاهل

مدیری که در صدر برطرف کردن مشکلات نباشد و معتقد باشد که هیچ مشکلی و ناتوانایی وجود ندارد و عیب و نقص زمانی شروع می شود که مدیر نداند چنین ناتوانایی هایی دارد.

علائم

زمانی صرف کنید و حوزه مسئولیت خود را به ترتیب زیر تقسیم بندی کنید

الف- چه مقدار از وظایف خود را به تنهایی و در کمال اطمینان می توانید انجام دهید؟

ب- چه مقدار از وظایف شما باید با همفکری و همکاری دیگران انجام شود؟

ج- چه مقدار از وظایف شما تناسبی با تخصص و امکانات شما ندارد؟

اگر نتوانید وظایفتان را به ترتیب فوق تفکیک کنید به این بیماری مبتلا هستید

درمان

وظایفتان را دسته بندی کنید، و در قسمت هایی که نیاز به راهنمایی و مشورت دارید، تردید نکنید و از کسانی که می توانند شما را راهنمایی کنند کمک بخواهید

مدیر نزدیک بین

مدیری که با ایجاد رعب و وحشت سعی می کند اوضاع را مدیریت کند

علائم

اگر بارها و بی جهت به امور مختلف کارمندان خود سرکشی می کنید به این بیماری مبتلا هستید.

درمان

به کارمندان حق تصمیم گیری بدهید و از آنها مسئولیت بخواهید. برای ارزیابی آنها می توانید از گزارش پیشرفت کار استفاده کنید، و نباید لازمه کار آنها حضور و مراقبت دائمی شما باشد.

مدیر علی الاصولی

مدیری که تصور می کند برای مدیریت به مقدار زیادی خصاصت، اصول و معیارها نیاز است

علائم

اگر در عملکردهایتان به دنبال پیدا کردن اصولی برای توجیه عملکردتان هستید شما علی الاصولی هستید

درمان

درمان این بیماری کمی مشکل است، باید با دقت افکار و اعتقاداتتان را روی کاغذ بیاورید و آنها رابسنجید و بعد از بررسی دقیق، موارد زائد را حذف کنید و اصول و ضوابط خود را اصلاح کنید.

مدیر مقرراتی

این حالت، حالت شدید بیماری علی الاصولی است

علائم

وقتی که در چک کردن آخرین گزارشات، کارمندان را به رعایت قوانین معینی ملزم می کنید نشانه این بیماری در شما وجود دارد

درمان

باید به جای تکرار و ارجاع به مقررات، قدرت تصمیم گیریتان را بالا ببرید.

مدیر خوش خیال

مدیری که به جای حل مشکلات می گوید کاش اینطور نشده بود و قدرت اختیار خود را به خیال می سپارد

علائم

زمانی که هنگام رخ دادن شرایط دشوار، آرزوی تغییر ناگهانی را دارید به این بیماری مبتلا هستید

درمان

باید بدانید موقعیت های سخت و دشوار با خیال پردازی حل نمی شوند و برای حل آن باید به تجزیه و تحلیل و حل آنها بپردازید

مدیر ساعتی

مدیری که تابع قوانین زمانی نیست

علائم

در صورتی که ساعت کاری 8 ساعت در روز را جدی گرفته اید و در ساعات غیر اداری حاضر نیستید حتی لحظه ای به امور اداری بپردازید به این بیماری مبتلا هستید

درمان

به زمان بندی اهمیت دهید اما به نیروی ناخودآگاه ذهن خود نیز امکان فعالیت دهید و به خاطر داشته باشید اگر بتوانید قبل از خواب مسائل روزانه خود را طبقه بندی کنید، زمان خواب نیز نیروی ناخودآگاه به شما کمک می کند تا ارتباط غیر پیوسته بین زمانهای کار، استراحت و خواب پیدا کنید

مدیر دو پهلو

مدیری که رک بودن را کنار می گذارد و جواب سر راست به افراد نمی دهد

علائم

اگر شما همیشه منظور خود را در لفافه بیان می کنید و وقتی کاری گره خورده به شما محول می شود این دست و آن دست می کنید، این بیماری در شما وجود دارد.

درمان

باید با زیردستان خود رو راست باشید و قبل از انجام هر تصمیمی مقاصد اصلی خود را روی کاغذ بنویسید و به افراد اعلام کنید.

مدیر یکطرفه

مدیر یکطرفه مدیری است که همیشه به جانبداری و حمایت از همکاران خود می پردازد و این کار عادت آنهاست

علائم

اگر همیشه خود را سپر بلای کارمندان می کنید و اشتباه آنان را نادیده می گیرید به این بیماری مبتلا هستید

درمان

نخستین شرط لازم برای فرماندهی این است که فرمانده در کار خود تبحر داشته باشد و دومین شرط لازم ، وفاداری نسبت به زیر دستان است.

نوشته: دکتر سعید شهبازمرادی

آکادمی آنلاین عیب پوش

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی(Business email)، چیست؟

ایمیل سازمانی، سرویسی بسیار ساده از ایمیل است که بجای اینکه عمومی و در دسترس همگان باشد، درون سازمانی و خصوصی است. این سرویس امکان ارسال و دریافت پیام‌های ایمیلی را برای کارکنان سازمان فراهم می‌کند و مهمترین ویژگی آن اختصاصی بودن آن و سفارشی سازی بودن آن برای همان سازمان خاص است. بنابراین مدیریت آن نیز در اختیار همان سازمان قرار داشته و کلیه حساب‌های کاربری آن توسط خود سازمان تعریف شده است. به همین ترتیب سیاست‌های نگهداری و امنیتی و ملاحظات ارتباطی سازمان نیز در آن رعایت شده است.

این سرویس عموماً برروی دامنه‌های سازمان تنظیم می‌شود که همگی بصورت یکپارچه مدیریت شوند. معمولاً غالب سرویس‌های ایمیل سازمانی علاوه بر سرویس ارسال و دریافت ایمیل، از ابزارهای تعاملی دیگر هم پشتیبانی می‌کنند. این ابزارها به کارکنان کمک می‌کند که کارهای گروهی را به راحتی و با کمترین هماهنگی فیزیکی، مدیریت و برنامه‌ریزی کنند.

سرویس ایمیل سازمانی امکانتی بینظیر چه برای مدیران چه برای کارکنان دارد. از امکان به اشتراک گذاری پوشه پیام‌ها گرفته تا سازماندهی و مرتب کردن خودکار پیام‌های ایمیل، تقویم یکپارچه، مدیریت مخاطبان، دسترسی به فضای ابری برای ذخیره‌سازی و مدیریت مستندات، امکان ثبت و مدیریت وظایف، بخشی از امکانات این سرویس است.

با این همه مزایا، تصور کنیم امروزه تمامی سازمانهای داخلی باید شتابان سالها قبل ایمیل سازمانی را راه اندازی نموده و مدیران از ان برای مدیریت زمان و امور و کارکنان از آن برای اخذ تاییدات و پیشبرد سریعتر کارها استفاده کنند. اما با تاسف بسیار، اگر هم چنین سرویسی در سازمانها راه اندازی شده باشد، با استفاده از اهرم قدرت و فشار بوده و امور در آن از روی رفع تکلیف صورت میگیرد.

این سرویس ساده از پیش از آغاز قرن بیست و یکم نیز در دسترس سازمانها بوده اما عجیب است که پس از گذشت حدود سی سال از توسعه این پدیده، در کشور عزیزمان چنان مقاومتی در مقابل این امکان صورت میگیرد که گویی چریکهای آزادی بخش فرانسه در مقابل ارتش نازی قرار گرفته اند. کارکنانی که جانشان گوشی های تلفن همراهشان است و هر کاری را به وسیله تکنولوژی انجام می دهند، در مقابل ایمیل سازمانی چنان فلج و نابلد و ناکارآمد می شوند که گویی با کودکانی از اتیوپی همکاری میکنیم!

اما این همه مقاومت برای چیست؟ پاسخ بسیار ساده است: «فرهنگ سازمان». فرهنگ از هرچیزی در سازمان قدرتمندتر است و حتی از مدیرکل سازمان حتی اگر تصور کند که دارای بیشترین قدرت است! فرهنگ رفتارهای تکرار شونده بین گروهی از انسانهاست و به مرور به وجود امده نه یک روزه. بنابراین اگر قصد داریم فرهنگ شهری را نابود کنیم، یا باید کمر ببندیم و کم کم تغییر ایجاد کنیم یا تا مردن آخرین نفر شهر صبر کنیم. آن هم اگر قدما در انزوا و بدون ارتباط با نسل جدید باشند.

آکادمی آنلاین عیب پوش

وظایف اصلی مدیران

وظایف اصلی یک مدیر چیست؟

همواره برای همه مدیران سوال بوده که وظایف اصلی یک مدیر چیست یا باید چه اموری را در اولویت قرار دهد.

«هنری فایول» از دانشمندان بزرگ مدیریت و مبتکر اصول مدیریت در جهان، پنج وظیفه اصلی برای هر مدیری تعریف کرد که بعدها چهار وظیفه دیگر به آن اضافه شد و مدیریت دارای «نُه» وظیفه اصلی به شرح زیر شد.

  • برنامه ریزی (planning)
  • سازماندهی (organizing)
  • جذب نیرو(staffing)
  • توسعه(Developing)
  • فرماندهی (commanding)
  • هماهنگی (coordinating)
  • کنترل (controlling)
  • گزارش گیری و گزارش نویسی(Reporting)
  • بودجه ریزی(Budgeting)
  • آموزش(Educating)
  • ایجاد انگیزه(Motivating)
  • ارزیابی(Evaluating)

البته وظایف «جذب نیرو(staffing)»، «گزارش گیری و گزارش نویسی(Reporting)»، «توسعه(Developing)» و نهایتاً «بودجه ریزی(Budgeting)»، آموزش(Educating)، ایجاد انگیزه(Motivating) و ارزیابی(Evaluating)، بعدها به این وظایف اضافه شدند.

در حال حاضر مدیران در تمام بخشها و شرکتها، این نُه وظیفه را دارند و باید بتوانند تمامی آنها را به درستی انجام دهند. یعنی مدیر کسی است که بتواند از پس انجام این نُه وظیفه، برآید.

فعالیتهای مدیریت

نظریه مدیریت اداری(theory of administrative management) شامل چهارده اصل مشهور فایول است. اما این تئوری با دوبخش بسیار معروف و بزرگ آغاز شد که اولین بخش آن تقسیم بندی و استاندارد سازی انواع فعالیت‌های سازمان بود که شامل فعالیتهای بخشهای مختلف در یک سازمان است.  از دیدگاه فایول هرکسب و کاری هفت نوع فعالیت عمده در خود انجام می دهد. این فعالیتها بشرح زیر است.

  • فعالیت‌های فنی : ( تولید و …)
  • فعالیت‌های بازرگانی : (خرید ، فروش و …)
  • فعالیت‌های مالی : (به دست آوردن سرمایه و …)
  • فعالیت‌های امنیتی: ( نگهداری اموال و …)
  • فعالیت‌های حسابداری : ( تأمین اطلاعات مالی و …)
  • فعالیت‌های مدیریتی : (برنامه‌ریزی ، سازماندهی و …)
  • فعالیتهای انسانی: (تربیت نیرو، آموزش و پرورش و …)

اصول چهارده گانه فایول

اصول چهارده گانه مدیریت فایول، اصولی هستند که اگر مدیران آنها را سرلوحه کار خود قرار دهند، موفق خواهند بود. در این درس، این اصول را به ترتیب مرور نموده و مشروح آنها را بررسی خواهیم نمود.

تقسیم کار(Division of work)

این اصل بسیار شبیه تئوری تیلور است اما همانگونه که پیش از این اشاره کردیم، فایول چندسال قبل از تیلور این نظریه را مطرح نموده بود. اصل تقسیم کار بیان می‌کند که کارهای را باید به وظایف کوچک تقسیم کرد و هر بخش را به یک فرد یا گروهی از افراد واگذار نمود. این اصل یکی از مهم ترین اصول مدیریت بود که عملکرد صنایع را به شدت افزایش داد. خاصیت علوم انسانی به گونه ای است که به مرور تکمیل شده و بارها و بارها تکرار می‌شوند. حتی پیش از تیلور و فایول، آدام اسمیت موضوع تقسیم کار را در کتاب ثروت ملل مورد توجه قرار داد.

اسمیت در این کتاب کارخانه سنجاق سازی را به عنوان نمونه ارائه می‌کند تا نشان دهد تقسیم کار چقدر بر افزایش عملکرد اثر مثبت دارد. اسمیت می گوید اگر یک کارگر را مسئول ساخت یک سنجاق کنیم در حالت ایده آن حداکثر ۲۰ سنجاق در روز خواهد ساخت. اما اگر ساخت سنجتق را به چند بهش تقسیم کنیم و هر فرد مسئول یک بخش از آن باشد بهره وری به شدت افزای می یابد. بعدها هنری فورد براساس همین نظریات خط تولید صنعتی را اختراع کرد.

اختیار و پاسخگویی(Authority and Responsibility)

اختیار حق دستور دادن و پاسخگویی مسئولیت در برابر نتیجه اختیار و دستورات است. فایول اعتقاد دارد این دو باید در کنار هم باشند. اگر به مدیر اختیار داده نشود نمی توان او را بازخواست کرد چرا که امور در اختیار او نیست و اگر اختیار داده شود و پاسخگویی و بازخواستی در کار نباشد عملکرد کاهش خواهد داشت و مدیر دیگر اهمیتی به اثربخش بودن تصمیماتش نمی‌دهد چرا که قرار نیست بازخواست شود و در برابر اختیاراتش پاسخگو نیست.

حضرت مولانا در خصوص اختیار چنین می‌فرماید:

اختیارى هست ما را بى‌‏گمان / حس را منکر نتانى شد عیان‏

سنگ را هرگز نگوید کس بیا / از کلوخى کس کجا جوید وفا

آدمى را کس نگوید، هین بپر  /  یا بیا اى کور تو در من نگر

کس نگوید سنگ را دیر آمدى /  یا که چوبا تو چرا بر من زدى‏

برای روشن شدن بهتر موضع یک مثال را در نظر بگیریم. مدیری در جایگاهی منصوب می‌شود اما اجازه دستور دادن به زیر دستان و تصمیم گرفتن برای عملکرد مجموعه خود ندارد. این مدیر در عمل هیچ قدرت و اختیاری ندارد چرا که زیر مجموعه به نظراتش اهمیتی نمی‌دهند. در این شرایط در ظاهر او بر جایگاه مدیر تکیه زده اما عملا کاری از دستش بر نمی آید. در مقابل اگر مدیری منصوب و اختیار دستور دادن به او داده شد اما کسی از او بازخواست نکرد و نظارتی بر کارش نبود دوباره با چالش مدیریتی مواجه می شویم. پس لازم است بر عملکرد مدیر نظارت وجود داشته باشد و او در مقابل اقدامات و تصمیماتش پاسخگو باشد. در غیر این صورت مدیر بدون دغدغه و دقت هر اقدام غیر منطقی را اجرا کرده و بدون ترس از عواقب آن به بی تدبیری و از بین بردن منابع و فرصت ها ادامه می‌دهد.

نظم و انضباط(Discipline)

نظم و انظباط بحثی جدانشدنی از سازمان است. حتی سازمانی مانند گوگل که در ظاهر بی‌نظم به نظر می‌رسد و نظم شماتیک ندارد از چنان نظم و دیسیپلینی برخوردار است که ثانیه ای یک کار به تاخیر نمی‌افتد. کارکنان باید به قوانین و مقررات وضع شده در سازمان احترام گذاشته و آنها را اجرا نمایند. در دیدگاه فایول نظم و انضباط نتیجه رهبری اثربخش در سازمان است.

وحدت فرماندهی(Unity of command)

وحدت فرماندهی اصلی است که در سازمانهای ایرانی بسیار دچار تزلزل است و بعضا اجرا نمی‌شود. این بدان معنی است که هر کارمند باید از یک شخص دستور بگیرد و به همان فرد پاسخگو باشد. این چهارمین اصل از اصول ۱۴ گانه هنری فایول است. بر اساس این اصل هر فرد در سازمان باید یک مافوق داشته باشد و از او دستور بگیرد و در مقابل عملکردش نسبت به او پاسخگو باشد. باید توجه داشت دیدگاه فایول در این اصل بر اساس رفتار کارگران و کارمندان در سازمانی سنتی بنا نهاده شده است. منطقا در سازمان هایی که به صورت پروژه ای فعالیت می‌کنند و ساختار سازمانی ماتریسی دارند این چارچوب اجرایی نیست. با این وجود فایول این موضوع را در این اصل مطرح می‌کند که دوگانگی در فرماندهی منجر به شکست می‌شود.

وحدت رویه(Unity of direction)

وحدت رویه بدان معنی است که هرگروه از فعالیت‌های سازمانی که یک هدف مشابه دارند باید توسط یک مدیر و با استفاده از یک طرح هدایت شود.

تبعیت(Subordination)

مدیران یا کارکنان نباید مقدم بر منافع سازمان باشند.به عبارت دیگر منافع سازمان باید در اولویت اهداف آن قرارگیرد. امروزه منافع مدیران و کارکنان با منافع سازمان همسوسازی شده و برای منافع سازمان منافع کارکنان درنظر گرفته می‌شود اما هنوز منافع سازمان در اولویت است.

جبران خدمات(Remuneration)

اگر کارکنان کاری بیش از وظیفه معمول خودمتقبل می‌شوند باید در ازای آن، بیش از حقوق خود دریافت کنند. همه کارکنان برای همان کاری که انجام می‌دهند نیز باید دستمزد منصفانه دریافت کنند.

درجه تمرکز در تصمیم گیری(The Degree of Centralization)

مطابق این اصل، می‌بایست یک تعادل در میزان تمرکز در تصمیم گیری در سازمان بر قرار باشد. مدیریت ارشد باید بخشی از قدرت تصمیم گیری را به سطوح میانی و اجرایی واگذار نماید.

زنجیره فرمان(Scalar chain)

زنجیره فرمان به معنای سلسله مراتب قدرت و اختیار در سازمان است. این زنجیره از مدیریت ارشد سازمان شروع شده و به سطوح پایین می رسد. بر اساس این اصل فایول هر کارمند می تواند با یک یا دو رده بالاتر خود در ارتباط باشد بدوم آنکه چالشی ایجاد شود. اما در سازمانی که ۴ لایه مدیریتی وجود دارد کارگر خط تولید نمی تواند تمام موضوعات روزانه را با مدیر ارشد سازمان در میان بگذارد و در صورت بروز چنین کاری زنجیره فرمان و سلسله مراتب از بین می رود.

ترتیب(Order)

فضای سازمان باید برای انجام کار مناسب و مرتب باشد. هر کارمندی فضای مناسب کاری خود را داشته و منابع، ملزومات و دستگاهها باید توسط سازمان آماده و تهیه شده و به صورت مرتب به کارکنان تخصیص داده شود. فضای کاری باید ایمن، تمیز و مرتب باشد. باید دقت داشت در اصل سوم فایول به موضوع نظم افراد و پایبندی آنها به قوانین پرداخته و در این اصل به مرتب بودن فضا و محیط اشاره دارد. انسان، ماشین و ملزومات از نظر فایول باید مرتب باشند. به زبان امروزی، این اصل فایول به اصول  5S اشاره دارد.

انصاف(Equity)

انصاف، زيور زمامدارى است(غررالحکم / 923 ). مدیران باید رفتار منصفانه ای با زیر مجموعه خود داشته و رفتاری محترمانه از خود نشان دهند. مدیران باید برخوردی بی طرفانه با کارکنان مختلف داشته باشند. در این اصل فایول تبعیض در سازمان را مردود دانسته و آن را موجب کاهش عملکرد کارکنان می‌داند.

ثبات کارکنان(Stability of tenure of personnel)

مطابق این اصل، کارکنان باید تا حد امکان در کار خود پایدار باشند و باید نرخ تغییرات کارکنان سازمان تا حد ممکن پایین باشد. به عنوان مثال اگر شرکتی نیاز به ۱۵ نیروی کار دارد نباید هر ماه یا هر ۳ ماه یک بار همه آنها را تعدیل و اخراج کرده و نیروهای جدید استخدام کند بلکه باید تلاش کند ماندگاری در سازمان ایجاد کرده و تا حد امکان از خروج نیروهای کارآمد جلوگیری کند. این اصل به بیان امروزی تر به امنیت شغلی و یادگیری در سازمان اشاره دارد. کارکنان نیازمند امنیت شغلی هستند تا بتوانند با کیفیت بیشتری کار کنند.

در اینجا لازم می دانم یک نکته را بیان کنم، کارکنان نیازمند امنیت شغلی و سازمان نیازمند فضای رقابتی است، یعنی کارکنان باید بدانند که اگر خوب کار کنند شرکت باقی خواهد ماند و آنها نیز امنیت شغلی دارند اما اگر عملکرد ضعیفی داشته باشند سازمان تضعیف شده و هم بقای سازمان و هم امنیت شغلی آنها به خطر می افتد. در این شرایط کسب و کارها پویا شده و اقتصاد عملکرد بالاتری خواهد داشت. اما در شرایطی که هم کارکنان و هم شرکت ها احساس امنیت کنند و برای همیشه خیالشان جمع باشد که دولت از آنها حمایت می‌کند و حتی برای بقای آنها انحصار ایجاد می نماید به مرور فرسوده شده و چالاکی سازمان و کارکنان از بین می رود و خلاقیت، ابتکار و نوآوری به فراموشی سپرده خواهد شد.

ابتکار(Initiative)

اصل ابتکار اصل بسیار مهمی است که در مدیریت ژاپنی به شدت کاربرد دارد. این اصل بیان می‌کند کارکنان در ابراز عقاید و نظرات در خصوص کارها باید آزاد باشند تا بتوانند از خود ابتکار به خرج دهند. این ابتکار در نهایت به سود شرکت بوده و به عنوان منبع قدرت برای سازمان به حساب می آید. ابتکار موجب می‌شود تا کارکنان در امور شرکت درگیر شده و به آن علاقه مند شوند. این اصل شاید یکی از اصول بسیار مترقی فایول باشد. بدون تردید اصلی ترین روند مقالات مدیریت و کسب و کار امروز بر نوآوری و خلاقیت فردی و سازمانی متمرکز شده است. سازمان ها برای بقا و تعالی در بلند مدت نیازمند خلاقیت، ابتکار و نوآوری هستند.

روحیه کار گروهی(Esprit de corps)

استارتآپ‌ها امروزه برمبنای این اصل پایه گذاری شده اند. این اصل مترقی فایول، به اهمیت کار گروهی می‌پردازد. بر اساس این اصل در درون سازمان باید هارمونی ایجاد نمود تا با هماهنگی کارها به صورت گروهی انجام شود. این اصل به ترویج اعتماد و ارتباط متقابل در میان کارکنان می پردازد. در حقیقت مدیران مسئول ایجاد روحیه همبستگی، یگانگی و صمیمیت در بین کارکنان هستند نه ایجاد اختلاف، جدایی و نفاق. بر اساس این اصل اقدامات مدیرانی یا سرپرستانی که تلاش دارند دو به هم زنی کنند یا فضای «زیرآب زنی» را در سازمان گسترش دهند مردود است. البته این موضوع در سازمان های ناکارآمد ممکن است موجب بقای مدیر شود. مدیر در این نوع سازمان مانع ایجاد روح صمیمت شده و با ایجاد اختلاف در کارکنان موجب عدم رشد آنها می‌شود  البته کیفیت عملکرد سازمان نیز آسیب جدی می بیند اما کارکنان رشد نکرده و عمر مدیریت فرد افزایش می یابد.

در خصوص صمیمیت لازم است این توضیح را بدهم که میزان صمیمت یک حد بهینه دارد. بر اساس پژوهش ها صمیمیت بسیار پایین یا خیلی زیاد در بین کارکنان موجب کاهش عملکرد سازمان می‌شود. اگر صمیمیت بسیار پایین باشد کارکنان روحیه کار گر.هی را از دست داده و حس خوشایندی از کار با یکدیگر ندارند. این موجب کاهش عملکرد سازمانی می‌شود. در نظر داشته باشید که دو همکار که کارشان به هم مرتبط است رابطه خوبی با هم ندارند و ترجیح می دهند کمتر با یکدیگر ارتباط داشته باشند. در این شرایط شاید یک تایید ساده یا یک امضا که نیازمند یک مکالمه ۱ دقیقه ای بین آنها ست ساعت ها و روزها به تاخیر بیفتد چون آنها میلی به هم کلام شدن با هم ندارند. در مقابل صمیمیت بیش از حد نیز عملکرد سازمان را کاهش می دهد. به همین مثال بازگردیم، دو همکار که علاقه و صمیمیت بسیار زیادی با هم دارند برای انجام همان کار که نیاز به ارتباط یک دقیقه ای دارد ۲ ساعت کنار هم می نشینند و حرف می زنند. صمیمیت در بین کارکنان باید در حد میانه باشد. به صورتی که به عملکرد سازمان و وظایف آنها در شرکت آسیبی وارد نشود.

آکادمی آنلاین عیب پوش

مدیریت پایین به بالا چیست؟

چگونه مدیرمان را مدیریت کنیم؟

مدیریت پایین به بالا(Managing up)، یا مدیریت کردن مدیران و بالادستان، یکی از موضوعات جذاب و البته شایع در سازمانهاست. غالبا تصور بر این است که تنها مدیران نالایق را باید مدیریت کرد و یا این پدیده در زمانی اتفاق می افتد که مدیران لیاقت یا شایستگی کمتری از کارکنان خود داشته باشند.

با این حال، در اصل، مدیریت پایین به بالا به این معنی نیست که سعی کنیم مدیر را «بازسازی» یا «مهندسی» یا «دستکاری» کنیم، اما این اصطلاح به تعبیر منفی ان بیشتر شهرت دارد تا تلقی مثبت!.

مدیریت بالا به پایین چیست؟

مدیریت بالا به پایین(Managing Down)، تقریبا همان مفهومی است که ما از مدیریت سراغ داریم. مدیریت بالا به پایین، شایستگی هدایت افراد به گونه ای است که بتوانند خواسته و کاملا آگاهانه، بهترین بهره وری را از خود نشان داده و بیشترین نفع را به سازمان برسانند.

مدیریت پایین به بالا چیست؟

مدیریت پایین به بالا(Managing up)، همکاری، راستاشناسی و مدیریت مدیران بالادست به نحوی است که درک کنند مهمترین و کارآمدترین و همسوترین عضو گروه آنها هستیم، بنابراین اجازه دهند بیشتر خودمان خودمان را مدیریت کنیم.

البته اگر درک درستی از این موضوع وجود نداشته باشد و سازمان به شکلی شفاف قانونمند نشده باشد، این موضوع به گونه ای پیش می رود که یا «مدیران لیاقت یا شایستگی کمتری از کارکنان خود دارند» و یا «در پیاده سازی سیاست درهای باز، زیاده روی کرده اند».

البته با اینکه مدیریت پایین به بالا در کشورها و شرکتهای پیشرفته جهان مرسوم است و جزیی از مهارتهای نرم کارکنان حول محور استفاده از ویژگی‌های یک مدیر خوب است و به کارکنان توانمند و سطح بالا کمک می کند بهترین‌ها را از خود نشان دهند، این موضوع در کشورهای درحال توسعه معنای دیگری پیدا میکند.

در سازمانهایی که در کشورهای در حال توسعه وجود دارند، باتوجه به اینکه هنوز دوره های مدیریتی بصورت کلاسیک آن طی نشده و کارکنان هنوز به مدیران به شکل ارباب یا استثمارگر نگاه میکنند، چنین رویه‌ای در مدیریت زمان و هزینه‌ها اختلال ایجاد کرده و کارفرما را در معرض تنش و خصوصا مدیریت میکرو قرار خواهد داد.

هاروارد بیزینس ریویو مدیریت پایین به بالا را اینگونه تعریف می‌کند: «تبدیل شدن به موثرترین کارمندی که بتواند برای مدیرش و سازمان ارزش ایجاد کند».

چگونه پایین به بالا مدیریت کنیم؟

بخشی از مدیریت پایین به بالا، استفاده از ویژگی های خود برای حمایت از مدیر است. در اینجا، نحوه اعمال این ویژگی ها را در مدیر خود بررسی خواهیم کرد.

مراقبت

کارمندانی که قصد دارند مدیرشان را مدیریت کنند، لازم است برای مدیرشان زمان بگذارند تا او را بشناسند. آنها باید به سلامت مدیر خود علاقه و توجه نشان دهند، با تجربیات آنها همدل شده و موفقیت های آنها را جشن بگیرند.

مربیگری

قرار نیست نقش مربی را بازی کنیم. زمانی که مدیر از ما می پرسد که آیا کارهایی وجود دارد که می تواند به شما کمک کند تا پیشرفت کنید، صادقانه به آنها پاسخ دهیم.

برقراری ارتباط

یک راه عالی برای مدیریت مدیرمان، درک کانال های ارتباطی ترجیحی مدیر است. ما می توانیم با گوش دادن فعالانه به نیازهای مدیر، به طور موثر با وی ارتباط برقرار کنید.

توسعه

درک برنامه های آینده و آروزهای مدیر، در مسیر پیشرفت شغلی وی، می تواند به ما در مدیریت وی کمک کند. به عنوان مثال، اگر مدیر ما هدف دارد معاون بعدی باشد، باید فکر کنیم که چگونه می توانیم از آنها در این هدف حمایت کنیم. اینگونه پیشرفتهای شغلی هردوی ما در یک سو خواهد بود.

انعطاف پذیری عاطفی

باید بتوانیم تحت فشار، آرام و سازنده بمانیم و به خوبی با تغییرات کنار بیاییم. در اینصورت است که خواهیم توانست به مدیرمان در زمانی که تحت فشار است و تغییرات را تجربه می کنند کمک کنیم. این یک راه عالی برای مدیریت مدیرمان است. اگر متوجه شدیم که مدیر با استرس و فشار اضافی دست و پنجه نرم می کند، به او کمک کنیم تا یک جلسه تیمی برگزار کند یا یک کار اضافی را انجام دهد تا بار کاری خود را کاهش دهد.

برخورد منصفانه

مدیران معمولا قصد اذیت آزار ندارند و به فکر پیشرفت کار خود هستند. آنها زمانی که وظایفی را تعیین می کنند و با در نظر گرفتن ظرفیت و اهداف توسعه ای افراد کار می کنند، رفتار منصفانه ای دارند. می توانیم در گزارشی مستقیم، با ارائه بازخورد مثبت به مدیر، به او اثبات کنیم که برخورد منصفانه را درک کرده و  راهی برای تقویت این رفتار، ایجاد کنیم.

پرورش نوآوری

یکی از اجزای مهم پرورش نوآوری، اجتناب از مدیریت خرد است. ما باید نشان دهیم که نقش ماست که داریم کمک میکنیم که مدیرمان پرورشگر و نوآور به نظر برسد و به هیچ عنوان سرکوبگر یا کنترل کننده به نظر نرسد. با درس گرفتن از شکست ها و دستاوردها و دادن آگاهی به مدیرمان که برای استقلال وی ارزش قائل هستیم، و به تقویت نوآوری کمک کنیم.

اثربخشی کلی مدیر

همه عاشق یک مدیر موثر هستند. اثربخشی ما هنگام مدیریت وی، به این بستگی دارد که چگونه باعث شدیم مدیرمان احساس ارزشمندی کند و در موفقیت متقابل سهیم باشیم.

نتیجه گرایی

اغلب مدیران نتیجه گرا هستند. یک راه برای مدیریت مدیرانمان، اذعان به اهمیت استانداردهای عملکرد و رعایت آنها است. حمایت ما از سایر هم تیمی های در حفظ استانداردهای عملکرد به مدیر(و تیم) کمک می کند تا موفق شویم وی را مدیریت کنیم.

افزایش قابلیت فنی

اگر توانایی فنی بیشتری نسبت به مدیر خود داریم، باید به او کمک کنیم تا مهارت های مورد نیاز را بیاموزد و احساس کوتوله گی نکند و کوتوله ها را درون سازمان تجمیع نکند. مدیران همیشه در تمامی موضوعات فنی تبحر ندارند، اما شاید ما تجربه استفاده آنها داشته باشیم. برای حمایت وی در یادگیری فناوری های جدید وقت بگذارید.

هدف گذاری

نهایتا برای همه مدیران هدف مهم است. بگذاریم بداند که این موضوع برای ما هم اهمیت دارد. وقتی مدیر بداند که ما درک می کنیم که نقش ما چگونه به موفقیت شرکت کمک می کند، می تواند روی نتایج تمرکز کند.

چرا مدیریت مدیرمان مهم است؟

هنگامی که مدیریت مدیرمان به خوبی انجام شود، کار مدیر ما (و خود ما) آسان تر می شود. این رفتارها با یک مدیر تازه وارد از همان ابتدا، رابطه ما با مدیرمان را شکل می دهد. انجام این تکنیکها برروی مدیران قدیمی هم می تواند به ما در استحکام رابطه کمک کند. چند هدف مرتبط با مدیریت را در اولویت قرار دهید، مانند صحبت کردن از طریق ارتباط، شناخت یک چیز شخصی یا درک اهداف توسعه مدیر. با در دست داشتن این ابزار، ما در راه رسیدن به یک رابطه مدیریتی بهتر و در مسیر پیشرفت فردی قرار خواهیم گرفت.

آکادمی آنلاین عیب پوش

سیاست درهای باز چیست؟

سیاست «درهای باز» چیست؟

سیاست «در‌های باز» در سازمان‌ها یکی از اصطلاحات شیک است که بیشتر از آنچه به کاربرد و موضوع آن توجه شود، تبدیل به یک ژست مدیریتی شده است. به بیان ساده، مدیر، مدیرعامل یا سرپرست در هر شغلی، فضایی فراهم میکند که کارکنان سازمان بتوانند به سادگی با کارفرما صحبت کنند و ارتباطی شفاف و صادقانه‌ داشته باشند و نظرات خود را بدون واهمه مطرح کنند.

اما انجام هرکاری نیازمند گذار از مرحله قبلی است و اگر ما از پیش دبستانی به دانشگاه برویم، درکی از محیط و مفاهیم آموزشی نیز نخواهیم داشت. در سازمانها برخی از کارفرمایان در این سیاست افراط کرده و شرایط به شکلی تغییر میکند ‌که کارکنان در هر روز و هر زمانی دسترسی و مراجعه به دفتر مدیران را دارند.

اگر درک درستی از این موضوع وجود نداشته باشد و سازمان به شکلی شفاف قانونمند نشده باشد، دیگر مدیران زمانی برای خود ندارند و فرصت برای هرج مرج و خصوصاً مدیریت پایین به بالا(Managing up)، فراهم می شود.

مدیریت پایین به بالا یا مدیریت کردن مدیران، یکی از موضوعات جذاب و البته شایع در سازمانهاست. این پدیده در زمانهایی اتفاق می افتد که یا «مدیران لیاقت یا شایستگی کمتری از کارکنان خود داشته باشند» و یا «در پیاده سازی سیاست درهای باز زیاده روی کرده باشند».

درست است که مدیریت پایین به بالا در کشورها و شرکتهای پیشرفته جهان مرسوم است و جزیی از مهارتهای نرم کارکنان حول محور استفاده از ویژگی‌های یک مدیر خوب است. این موضوع به کارکنان توانمند و سطح بالا کمک می کند بهترین‌ها را از خود نشان دهند.

اما زمانی که در کشوری زندگی میکنیم که هنوز دوره های مدیریتی بصورت کلاسیک آن طی نشده و کارکنان هنوز به مدیران به شکل ارباب یا استثمارگر نگاه میکنند، چنین رویه‌ای در مدیریت زمان و هزینه‌ها اختلال ایجاد کرده و کارفرما را در معرض تنش و خصوصا مدیریت میکرو قرار خواهد داد.

نهایتها در سازمانهای ما چنین رویکردی کاربرد چندانی ندارد اما نهایتا اگر موافق چنین رویکردی هستیم، بهتر است روزها و ساعت‌های معینی در ماه برای مراجعه کارکنان یا جلسات روشنگری و انتقال شفاف اطلاعات اختصاص داده شود.

این موضوع سبب خواهد شد که مدیران هم به لحاظ ذهنی آمادگی داشته و هم در طول ماه ، تمرکز و آرامش خود رو از دست ندهند.

ضمن اینکه کارکنان مجبور خواهند بود با برنامه و مدون مشکلات خود را مطرح کنند و در صورت کتبی بودن این مشکلات، امکان نوشتن حرفهای نامربوط وجود ندارد. مطالعه درس «اهمیت انتقال اطلاعات در سازمان» در همین آکادمی، کم شایانی به درک این موضوع خواهد نمود.

آکادمی آنلاین عیب پوش