ای.آر.پی (ERP) چیست؟

ای.آر.پی(ERP) مخفف عبارت (Enterprise resource planning)، به معنای برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. این برنامه شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلف است که هدف آن، گردآوری تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می‌باشد. به عبارت دیگر این برنامه، سامانه‌ یکپارچه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معین است. مطابق این برنامه کلیه داده ها و فرآیندهای سازمان در یک سیستم واحد جمع شود، برای نیل به این هدف، ERP  از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری متعددی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات بهره می‌برد. با توجه به اینکه بسیاری از سازمانها در قالب یک بسته نرم افزاری با این برنامه آشنا شده اند آن را نوعی نرم افزار میدانند اما این برنامه درست است که از زیر ساخت انفورماتیک استفاده میکند اما الزاما صرفا نام یک نرم افزار نیست. سیستم های ERP بر اساس نوع، تلاش می‌کنند همه فعالیت های یک سازمان را تحت پوشش قرار دهند.

این فرآیندها می‌تواند بسیار وسیع بوده و از مدیریت تولید، خرید قطعات، ارسال مواد خام به واحدهای تولیدی، کنترل موجودی بازار و پیگیری سفارش ها و… را شامل شود. اکثر تعاریفی که برای این برنامه ارائه می‌شود تقریبا همگی یک مفهوم را بیان می‌کنند. به هررو این برنامه یک علم و فن برای مدیریت منابع است.

از دیدگاه انفورماتیک، ای.آر.پی یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند. هدف این بسته نرم افزاری، ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

می‌توان گفت یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.

با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

تفاوت سیستم‌های اطلاعات مدیریت با ERP

برنامه‌ریزی منابع سازمان را باید جدید‌ترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم‌های اطلاعات مدیریت دانست. مبنای کارکرد ERP تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است. برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌کوشد تا تمام فرآیندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرآیندی با یکدیگر مرتبط نماید. ای.آر.پی علاوه بر یکپارچگی، راهکارهای بر‌تر را نیز نشان می‌دهد. در یک دسته بندی کلی موارد زیر را می‌توان به عنوان مهم‌ترین موارد تفاوت بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برشمرد.

1. سیستم‌های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MIS‌ها ممکن است چنین نباشند.
2. بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
3. بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می‌آید.
4. این برنامه فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS‌ها ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
5. تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

مهمترین تفاوتی را که بتوان در خصوص نرم افزارهای ERP با سیستمهای یکپارچه MIS  نام برد روال اجرای عملیات در سیستمهای ERP است ، در سیستم ERP روال توسط  فرآیندهای معرفی شده سیستم دنبال خواهد شد ، در یک سیستم ERP تمام اطلاعات در  قالب یک بانک اطلاعاتی مشترک در کلیه قسمتهای مورد نیاز مورد استفاده قرار می‌گیرند و بخشهای مختلف سیستم با یکدیگر در تعامل می باشند.

سیستم اطلاعات مدیریت ( MIS)، اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری افراد ذیصلاح و مدیران ارشد را بطور جداگانه از سایر زیر سیستم های موجود در یک سازمان گردآوری  می کند واین در حالی است که گزارشات تهیه شده نیز در پاره ای از مواقع با هم تناسخ و تناسب لازم را ندارد مثلا قیمت تمام شده ای که توسط حسابداری صنعتی تهیه می شد با بهای تمام شده ارائه شده توسط قسمت تولید همخوانی ندارد.

علت این ناهمگونی عدم گردش صحیح و کامل اطلاعات بین امور مالی، مدیریت ستادی، تولید و انبارداری است. ای.آر.پی این سیستم های منفرد را بصورت یک مجموعه کامل در می‌آورد که این مجموعه از ماژول های نرم افزاری معادل با هر یک از سیستم های منفرد قبلی، تشکیل شده است.

حسابداری، تولید، انبارداری، خرید و فروش و سایر سیستم های موازی موجود در سازمان هنوز ماهیت خود را حفظ می کنند با این تفاوت که این سیستم ها به نحوی به یکدیگر متصل می شوند که گردش اطلاعات بطور سیال در کلیه این سیستم ها جریان پیدا کرده و بطور مثال یک مدیر براحتی میتواند به اطلاعات مالی، تولید، انبارداری و … دریک آن دسترسی داشته باشد و این سهولت دسترسی در سیستم های MIS بدین طریق وجود نداشت. یکی از ویژگی های نرم افزار ERP این است که آنقدر انعطاف پذیر هستند که بتوان بعضی از ماژول ها را بدون نیاز به داشتن کل مجموعه راه اندازی کرد.

ساده ترین تفاوت این است که MIS  به روش های جاری متکی است، در صورتی که، ERP متمایل به طرح ریزی روشهای نوین و به کارگیری آنها می باشد. همچنین ، MIS نگاه درون سازمانی دارد. اما،  ERP مسائل درون و برون سازمانی را توأم با یکدیگر پوشش می دهد. محصول MIS استاندارد،  قابلیت تغییرات بنیادی ندارد.  اما، ERP در جهت انطباق با نیازهای مشتری از انعطاف پذیری بالایی برخوردار است. به عبارت دیگر، می توان گفت که  ERP مشتری مدار و  MIS محصول مدار است. علاوه بر این، روش های اجرایی در MISدرون سیستمی است. اما در ERP می بینیم که رویه ها از مراحل اجرا تفکیک شده اند .  در اصطلاح Business Logic از Business Process  تفکیک شده است.

مزایای ERP

نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی است. هزینه های عملیاتی در سازمانهای بزرگ بسیار قابل توجه است. هزینه هایی مانند هزینه های انبار، هزینه سفارشات، هزینه تولید، هزینه عملیات مالی، هزینه حمل و نقل، حجم مورد نیاز سرمایه گذاری، هزینه های ناشی از توقف خط تولید، هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان از جمله هزینه های عملیاتی هستند. سایر مزایای استفاده از سیستم ای.آر.پی بشرح زیر است.

• کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
• افزایش شفافیت و ردگیری فرآیندهای تولید برای مشتری
• افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری
• افزایش رضایت مندی مشتری از طریق درگیر کردن وی در کارها از لحظه سفارش تا دریافت محصول
• همچنین افزایش فروش و در نهایت رشد و بالندگی سازمان
• ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
• پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.
• مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.
• بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.

سیستم های ERP عموما دارای اجزای مالی، حسابداری، منابع انسانی، ساخت و تولید، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری، انبار داده ها و کنترل دسترسی هستند.

نوشته: فرامرز عیب‌پوش