مفهوم پورتفولیو(Portfolio)، از بازار سهام به مدیریت و مدیریت پروژه منتقل شده است. درگذشته پرتفولیو، کیف یا بسته‌ای بود که مجموعه ایی از سهام ها درآن قرارداده می‌شد و سهامداران با این بسته یا کیف، به یبازار سهام مراجعه می‌کردند تا همه سهامهای خود را ارزیابی کنند و از وضعیت سود و زیان خود آگاهی یابند.
پورتفولیو در مدیریت به مجموعه ای از طرح‌ها، پروژه‌ها یا عملیات اطلاق می‌شود که به صورت گروهی مدیریت می شوند تا بتوان بوسیله اجرای آنها به اهداف استراتژیک دست یافت. این اجزای پورتفولیو لزوماً به هم مرتبط نبوده و اهداف مشترکی ندارند. اجزای پورتفولیو کمّی هستند؛ یعنی می‌توان آنها را اندازه گیری، رتبه بندی و اولویت بندی کرد.
در دنیای مدیریت درواقع، پرتفولیو مجموعه ایی از پروژه ها و یا برنامه ها و دیگر اموری است که در یک مجموعه قرار می‌گیرند تا مدیریت کارآمد بر آن فعالیت را تسهیل کنند، به گونه‌ای که اهداف تجاری استراتژیک محقق شود. اجزای یک پرتفولیو، کمیت پذیر هستند، بدین معنی که می‌توان آن ها را اندازه‌گیری، دسته بندی و الویت‌بندی کرد. پروژه‌ها یا برنامه ها لزوماً وابسته به هم نیستند و این الزام نیز وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مربوط شوند. در هر لحظه، پرتفولیو، شمایی از اجزای منتخب خود را ارائه می کند که این اجزا هدف های استراتژیک سازمان را منعکس می سازند و بر آن ها تأثیر می گذارند. بدین معنی که پرتفولیو، مجموعه ای از برنامه ها، پروژه ها، زیر پرتفولیوها و دیگر موارد فعال سازمان، در یک مقطع زمانی است.
پورتفولیو برای دستیابی به یک یا چند استراتژی و هدف سازمانی به وجود آمده است و ممکن است از مجموعه ای از اجزای پورتفولیوی گذشته، حال، برنامه ریزی شده و آینده تشکیل شده باشد. پورتفولیوها و طرح ها دارای توانایی بالقوه لازم برای داشتن دوره ای طولانی تر و نیز تبدیل پروژه های جدید به طرح یا پورتفولیو می باشند، که این امر برخلاف پروژه ها است که دارای آغاز و پایانی مشخص هستند.
ممکن است هر سازمان بیش از یک پورتفولیو داشته باشد، که هر یک پاسخگوی یکی از اهداف و استراتژی های سازمانی باشند. محرک های سازمانی پیشنهادی در قالب پورتفولیوها دسته بندی می شوند و اجزای آن ها شناسایی، ارزیابی، انتخاب و تأیید می شوند. به علاوه، ممکن است پورتفولیو مشتمل بر زیر پورتفولیو نیز بشود.
در هر زمان، پورتفولیو نمایانگر منظری از اجزای خود است و استراتژی و اهداف سازمانی را منعکس می سازد، حتی در صورتی که پروژه ها و طرح های خاص درون پورتفولیو لزوما به یکدیگر مرتبط نبوده و یا اهداف مشترک نداسته باشند. مدیریت پورتفولیو با انعکاس سرمایه گذاری هایی که توسط یک سازمان برنامه ریزی شده اند، شامل فعالیت های مربوط به شناسایی و مرتب کردن اولویت های سازمانی، تعیین چارچوب مدیریت عملکرد و حاکمیت، محاسبه ارزش ها/منافع، گرفتن تصمیمات سرمایه گذاری و مدیریت ریسک، ارتباطات و منابع، می‌شود.
درصورتیکه پورتفولیو با استراتژی های سازمانی همسو نباشد، عملکرد منطقی این است که سازمان انجام کار پیش روی خود را زیر سوال ببرد. پس پورتفولیو باید بیانگر هدف، جهت و نوع پیشرفت سازمان باشد. مدیریت پورتفولیو عبارت است از مدیریت متمرکز یک یا چند پرتفولیو که شامل: شناسایی، الویت بندی، تفویض اختیار، مدیریت و کنترل پروژه ها، برنامه ها و دیگر کارهای مربوطه است تا هدف های تجاری استراتژیک محقق شود. انواع بسیار متعددی از مدیریت پورتفولیو وجود دارد.
نوشته: فرامرز عیب پوش