مدیریت اختاپوسی(octopus management)، چیست؟

مدیران اختاپوسی(octopus manager) یا مدیران میکرو(Micro manager)، مدیران بسیار شایعی در سازمانها و شرکتها هستند. حتی باوجود پیشرفت دانش مدیریت و افزایش سطح تکنولوژی شرکتها برای کنترل همه جانبه امور و کارها، این مدیران به وفور در سازمانهای جهان، وجود دارند.

مدیران اختاپوسی(میکرو)، به مدیرانی اطلاق می‌شود که از واگذاری امور و تفویض برخی از اختیارات خود، سر باز می زنند و از آن واهمه دارند. آنان می پندارند که چون مسوولیت پذیرفته‌اند، واگذاری امور به دیگران، کار صحیحی نیست، چرا که گمان می‌برند که با این عمل،‌ از قدرت آنان کاسته خواهد شد.

واژه مدیریت از ریشه «دَوَرَ»، به معنای گرداندن در عربی گرفته شده است. در مقاله مربوط به وظایف مدیران، این وظایف را برشمردیم اما یکی از مهمترین و اصلی‌ترین وظایف مدیران، هدایت(Coordinating)، است. هدایت بدان معناست که مدیر، خود همه امور را برعهده نگرفته، وآنها را به زیردستان یا سایر بخشها، واگذار کند. مبحث تفویض‌کار، یا تفویض‌اختیار، مبحثی است که امروزه در بسیاری از شرکتهای بزرگ جهان درحال انجام است و عمل به غیر از آن، موجب اختلال در سیستم خواهد شد. امروزه در شرکتهای موفق جهان، مدیران سازمان، زمان برای تفکر خلاق و ایده‌پردازی و گفتگو با مشتریان و کارکنان دارند.

آنها این زمان را از تفویض اختیار بدست آورده‌اند. پیش از این، هرمدیری که بسیار سخت کار می‌کرد، از طرف سازمان مدیر خوبی فرض می‌شد، اما امروزه با پیشرفت دانش مدیریت، مشخص شده که با این کار صرفا فرسایش ذهنی و جسمی برای مدیران پدید آمده و به کار اصلی خود یعنی مدیریت، نخواهند رسید.

مدیران اختاپوسی از تفویض اختیار فراری هستند. آنها همه امور را توسط خود انجام می‌دهند. بنابراین به خاطر مشغله‌های فراوان خود از بسیاری از کارهای اساسی سازمان، ‌از جمله تفکر درباره آینده سازمان،‌ رشد و پرورش کارکنان، تدوین خط مشی سازمان و مانند آن باز می‌مانند.

فرایند تفویض اختیار(Delegation of Authority)، امروزه یکی از رایج‌ترین واژه‌ها در حوزه مدیریت است. فرایند تفویض، هم به معنای واگذاری اختیار است و هم به معنای واگذاری یک پروژه یا مسئولیت است. فراموش نکنیم که وظایف و اختیارات، دوکفه از یک ترازو هستند و درزمان وجود یکی از آنها، دیگری نیز باید وجود داشته باشد.

در محیط سازمانی، تفویض اختیار به این معناست که یک رئیس یا مدیر، بخشی از اختیارات خود را به زیردست خود یا بخش دیگری که در رده پایین‌تری نسبت به او قرار دارد، واگذار کند.

تفویض اختیار یک تصمیم مطلق نیست و هر مدیری، بسته به سبک مدیریتی خود، آن را تا حدودی رعایت نموده است. امافرایند تفویض زمانی ارزشمند خواهد بود که امور واگذار شده به درستی و یا حتی تا هفتاد درصد قبل پیش بروند و مدیر زمانی را که از این تفویض حاصل نموده، به پیشرفت سازمان و امور مهمتری تخصیص دهد.

دربرخی اوقات تفویض برای افزایش سطح کارایی یا ارتقای زیردستان نیز به کاربرده می‌شود و همواره برای خالی کردن زمان مدیران نیست. فرایند تفویض به زیردستان عزت نفس و احساس ارزشمندبودن بخشیده و موجب فعالیت بهتر و بهره‌وری بیشتر آنها خواهد شد.

بسیاری از مدیران در این حوزه افراط و تفریط دارند. برخی تاحدی تفویض می‌کنند که اختیاری برای خود باقی نمی‌گدارند و برخی از آنها تا حدی اختاپوسی عمل می‌کنند که کارکنان زیردست آنها، حتی برای امور عادی مربوط به خود نیز باید از مدیر مربوطه کسب تکلیف کنند.

عموما مدیرانی که اعتقاد و علاقه‌ای به تفویض اختیار ندارند، صرفاً انتظار دارند که زیردستانشان، صرفا مجری تصمیمات آنها باشند. آنها در زمان بروز نتیجه نامطلوب پس از اجرای کار، این نتیجه را به اجرای ضعیف کارکنان نسبت داده و هیچ‌گاه سیستم انجام کار و یا تصمیم‌گیری ضعیف را عامل این شکست تلقی نمی‌کنند.

بطور عام، تفویض اختیار به سه مرحله اصلی تقسیم می‌شود. مرحله نخست مشخص نمودن دقیق فعالیتی است که باید توسط فرد یا دپارتمان دیگر انجام شود. مرحله دوم اعطای اختیارات لازم به فرد یا دپارتمان مربوطه است. به شکلی که انجام وظایف و فعالیت‌های تفویض شده امکان پذیر شود. مرحله سوم تفهیم این موضوع است که فرد یا دپارتمان مذکور می‌بایست در برابر نتیجه‌ای که حاصل می‌شود پاسخگو باشد.

عموما بسیاری از مشکلات بوجود آمده در فرایند تفویض اختیار، زمانی رخ خواهند داد که این سه مرحله بصورت درست اجرا نشده باشند. به عنوان مثال بسیاری از مدیران ناآگاه و فرافکن، از همکاران خود انتظار دارند، در مورد کاهش میزان فروش شرکت پاسخگو باشند، اما از سوی دیگر به آنها هیچ اختیاری در مورد تصمیم‌گیری و انتخاب شیوه‌های اجرایی فروش نمی‌دهند. آنها هیچگاه سیستم و فرایند را اشتباه فرض نمی‌کنند و صرفا زیردستان خود را مقصر جلوه می‌دهند. به این دلیل که این کار، ساده‌ترین کار ممکن است و به آموزش، سختکوشی، فراگیری، همکاری، اعتماد، همیاری، کارگروهی و همدلی نیازی ندارد.

اغلب کارفرمایان و مدیران با توجه به اینکه در ابتدای کار بیشتر خودشان همه کارها را انجام می دادند و این کار هم منجر به توسعه کسب و کار شده و حالا که شرکت بزرگتر شده هم ترس از واگذاری آن دارند و هم معتقدند بقیه نمی توانند به خوبی آنها کارها را انجام دهند.

اشتباه بزرگی که مدیران مرتکب می شود این است که اولاً «اقداماتی که منجر به به وجود آمدن شرکتشان شده، در زمان خاصی بوده و همان اقدامات در زمان حال منجر به پیدایش چنین شرکتی نخواهد شد» و ثانیاً اینکه «اگر فردی کسب و کاری را راه انداخته و آن را ایجاد کرده الزاماً مدیر خوبی برای توسعه و نگهداری آن نیست و برخی اوقات حتی باید کارفرمایان از مدیریت شرکت کنار بروند و شرکت را به مدیران دیگری واگذار کنند.». بزرگترین دشمن کسب و کارهای ایرانی و علت عدم توسعه آنها دقیقا مسئله «مدیر مالکی» است که معضل بسیار بزرگی است.